Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
23.8.24
Best Practice
Order-to-Cash-Prozess automatisieren und digitalisieren - so geht's
6
min
Inhaltsverzeichnis
Der Order to Cash-Prozess bildet das Rückgrat jedes Unternehmens, das Waren oder Dienstleistungen verkauft. Er umfasst alle Schritte von der Auftragserfassung über die Lieferung bis hin zur Zahlungseingabe.
Doch in einer zunehmend digitalen Welt, in der Effizienz und Genauigkeit den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen können, wird es immer wichtiger, den Order to Cash Prozess zu automatisieren. Durch die Digitalisierung des Order to Cash Prozesses können Unternehmen nicht nur Fehler minimieren, sondern auch die Geschwindigkeit und Kundenzufriedenheit erheblich steigern. In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, wie diese Automatisierung und Digitalisierung umgesetzt werden können, um den gesamten Workflow zu optimieren.
Wie der digitale Verkaufsprozess aussieht
Der Order-to-Cash-Prozess, oft als O2C abgekürzt, bezeichnet den gesamten Ablauf von der Bestellung eines Produkts oder einer Dienstleistung durch einen Kunden bis hin zur erfolgreichen Zahlungseingangsbestätigung. Dieser Prozess umfasst mehrere Phasen, die nahtlos ineinandergreifen, um einen reibungslosen Geschäftsablauf zu gewährleisten. Die Hauptphasen des Order-to-Cash-Prozesses sind:
- Pre-Sales
- Abwicklung
- Versand und
- Fakturierung
- Zahlungsabgleich
Durch die nahtlose Integration von Daten und Prozessen ermöglicht der digitale Order-to-Cash-Prozess eine effiziente Abwicklung, reduziert Fehler und unterstützt die Kundenbindung. Unternehmen können so ihre Abläufe besser steuern, Kosten senken und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. Gleichzeitig profitieren Kunden von einem reibungslosen und komfortablen Einkaufserlebnis, was langfristig zu einer stärkeren Kundenloyalität und einer positiven Markenwahrnehmung führt.
Pre Sales
In dieser Phase beginnt der O2C-Prozess mit der Anbahnung des Verkaufs. Kundenbestellungen werden entgegengenommen, Angebote erstellt, Vertragsbedingungen verhandelt. Die Qualität dieser Phase beeinflusst maßgeblich den weiteren Verlauf des Prozesses.
Abwicklung
Sobald eine Auftragsbestätigung oder Bestellung eingegangen ist, beginnt die Abwicklung. Dies umfasst die Überprüfung der Verfügbarkeit der bestellten Produkte (Lagerbestand) oder Dienstleistungen, die Koordination des Versands und die Vorbereitung der Rechnung. Bei einem kleinen Sortiment stellt die Abwicklung keinen großen Aufwand dar, doch sobald es sich um eine umfassende oder komplexe Produktauswahl handelt, kommt kaum ein Unternehmen ohne leistungsfähige CRM- und ERP-Systeme aus.
Versand
In dieser Phase werden die bestellten Produkte geliefert oder die vereinbarten Dienstleistungen erbracht. Die korrekte und termingerechte Ausführung des Versands ist entscheidend für die Kundenzufriedenheit und -bindung.
Fakturierung
Nach Abschluss der Lieferung oder Erbringung der Dienstleistung muss die Rechnung erstellt werden. Hierbei müssen alle relevanten Daten präzise zusammengetragen werden, um Fehler oder Verzögerungen im Zahlungsprozess zu vermeiden.
Zahlungsabgleich
Nach dem Versand der Rechnung ist es wichtig, den Zahlungseingang genau zu überwachen und mit den offenen Rechnungen abzugleichen. Für den optimalen Zahlungsabgleich ist die Bankanbindung an das ERP-System wichtig.
Ein effizienter Zahlungsabgleich ermöglicht es Unternehmen, Zahlungsverzögerungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um mögliche Zahlungsausfälle zu minimieren. Gefragt sind Tools die einen fehlenden Zahlungseingang automatisch erkennen und und folglich die Mahnung verschicken – ohne Zusatzaufwand für die Vertriebsmitarbeiter. Ein reibungsloser Zahlungsabgleich verbessert nicht nur die interne Finanzverwaltung, sondern stärkt auch die Geschäftsbeziehungen und den Ruf des Unternehmens, während Kunden ein positives Erlebnis mit prompter Zahlungsbestätigung genießen.
So können Sie den Order-to-Cash-Prozess automatisieren und digitalisieren
Die manuelle Abwicklung des Order-to-Cash-Prozesses kann zeitaufwendig sein und Raum für Fehler lassen. Durch die Automatisierung des Prozesses hingegen entstehen zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Indem repetitive Aufgaben automatisiert werden, können Mitarbeiter ihre Zeit auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren und Engpässe im Prozess vermeiden. Darüber hinaus führt die Automatisierung zu einer höheren Genauigkeit und reduziert das Risiko von Fehlern bei der Dateneingabe oder Rechnungsstellung.
Moderne Enterprise-Resource-Planning-Systeme bieten Lösungen zur teilweisen Automatisierung des Order-to-Cash-Prozesses. Erst die Integration von Kundendatenbank, Vertriebsmanagement, Lagerverwaltung, Finanz- und Buchhaltungsdaten in einem zentralen System kann der gesamte Prozess transparent und effizient gestaltet werden. Die Anbindung von CRM, ERP und anderen Systemen ermöglichen eine durchgängige Digitalisierung der Prozesse.
Die Automatisierung ermöglicht auch die Einrichtung von Benachrichtigungen und Eskalationsmechanismen, um Verzögerungen oder Unregelmäßigkeiten im Prozess frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Bezahlt ein Kunde eine Rechnung beispielsweise nicht, so sorgt der automatisierte Zahlungsabgleich dank Bankanbindung direkt für das Versenden von Mahnungen.
Ein überlebenswichtiger Prozess
Eine effiziente Abwicklung dieses Prozesses führt zu einer verbesserten Liquiditätssteuerung und einem beschleunigten Cashflow – somit ist der Order-to-cash-Prozess unternehmenskritisch. Dadurch können Unternehmen ihre Betriebskosten besser planen, Investitionen tätigen und finanzielle Stabilität gewährleisten. Zudem ermöglicht der Order-to-Cash-Prozess eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens, was zu einer erhöhten Effizienz und Produktivität führt.
Aus Kundensicht bringt der gut funktionierende Order-to-Cash-Prozess ebenfalls erhebliche Vorteile. Kunden erfahren eine nahtlose Abwicklung ihrer Bestellungen, schnelle Lieferungen und transparente Zahlungsabläufe. Dies führt zu einer positiven Kundenerfahrung, erhöhter Zufriedenheit und stärkerer Kundenloyalität. Kunden schätzen die Zuverlässigkeit von Unternehmen, die den Order-to-Cash-Prozess effizient und professionell gestalten. Die Chance für Wiederholungskäufe und Weiterempfehlung wird dadurch um ein Vielfaches verstärkt.
Schnellerer Cashflow durch Automatisierung
Eine der bedeutendsten Auswirkungen der Automatisierung des Order-to-Cash-Prozesses ist die beschleunigte Abwicklung und die damit verbundene schnellere Verfügbarkeit von Zahlungseingängen. Durch den Einsatz eines ERP-Systems, das den gesamten Prozess automatisiert, können Rechnungen zeitnah erstellt und an Kunden versendet werden. Durch die Anbindung der Bank an das ERP-System kann auch der Zahlungsabgleich automatisiert ablaufen. Dies führt zu einer Reduzierung der Zahlungsdauer und somit zu einem verbesserten Cashflow für das Unternehmen.
Zusätzlich ermöglicht die Automatisierung die Einführung von elektronischen Rechnungsstellungs- und Zahlungsmechanismen, was den gesamten Zahlungsprozess weiter beschleunigt. Kunden können online Rechnungen einsehen und Zahlungen direkt über verschiedene digitale Zahlungsmethoden tätigen. Dies führt nicht nur zu einer schnelleren Abwicklung, sondern auch zu einer verbesserten Kundenbeziehung und Kundenzufriedenheit.
