Personalakten digitalisieren: Worauf Sie achten müssen
- Einleitung
- Papierbasierte Personalakten: Das sind die Herausforderungen und Nachteile
- Wieso sollten Unternehmen Personalakten digitalisieren?
- Welche Aufbewahrungspflichten gelten für digitalisierte Personalakten?
- Personalakten digitalisieren: Worauf achten?
- Personalakten mit Ninox digitalisieren: So geht’s
- Fazit: Digitale Personalakten sind für Unternehmen Pflicht
Personalakten zu digitalisieren, ist im modernen Management längst gang und gäbe. Dennoch schrecken einige Unternehmen vor diesem Schritt zurück. Obwohl es viele Vorteile mit sich bringt, Personalakten in Papierform abzuschaffen, stehen Personaler vor datenschutzrechtlichen sowie strukturellen Herausforderungen.
Wir zeigen Ihnen, und warum es sich lohnt, Personalakten zu digitalisieren, worauf Sie achten müssen und wie Sie dabei am besten vorgehen.
Papierbasierte Personalakten: Das sind die Herausforderungen und Nachteile
Seit Januar 2023 ist es Unternehmen nicht mehr selbst überlassen, ob Sie ihre Personalakten digitalisieren oder handschriftlich führen. Der Gesetzesgeber hat zum Zwecke der Digitalisierung entschieden, dass spätestens ab 2026 alle Personalakten digital erfasst werden müssen. Hinsichtlich der Nachteile, die traditionelle Personalakten mit sich bringen, ist das eine positive Entwicklung.
Papierbasierte Personalakten bürgen eine Reihe von Nachteilen, angefangen bei der mangelnden Zugänglichkeit. Die physische Aufbewahrung und der Transport von Akten zwischen verschiedenen Abteilungen oder Standorten sind zeitaufwändig und fehleranfällig. Zudem stellen die manuelle Pflege und Aktualisierung der Daten in Papierform eine potenzielle Fehlerquelle dar.
Zwar sollten wichtige Dokumente entsprechend der Aufbewahrungsfrist immer auch in Papierform vorliegen, doch für die Effizienz von Prozessen eignen sich digitale Personalakten wesentlich besser.
Welche Vorteile es übrigens hat, alle Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren, lesen Sie an anderer Stelle in unserem Blog.
Wieso sollten Unternehmen Personalakten digitalisieren?
Welche Informationen in der Personalakte festgehalten werden müssen, ist nicht gesetzlich geregelt. Normalerweise umfassen sie jedoch Informationen wie:
- Personenbezogene Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum, Lebenslauf, Zertifikate und weitere persönliche Informationen)
- Verträge
- Steuerunterlagen
- Gehalt / Lohn
- Arbeitszeiten / Urlaubsanträge oder Krankmeldungen
- Abmahnungen
- Arbeitszeugnisse
- Polizeiliches Führungszeugnis
Wichtig ist jedoch zu beachten, dass die aufgenommenen Daten mit dem Arbeitsverhältnis in Verbindung stehen müssen. Private Informationen haben sowohl in digitalen als auch in schriftlichen Personalakten nichts zu suchen.
Vorteile der Digitalisierung von Personalakten:
- Mehr Effizienz: Personalakten zu digitalisieren, ermöglicht eine einfachere Ablage von Dokumenten, ohne dass zusätzlicher physischer Platzbedarf entsteht. Dies führt zu einer höheren Informationsqualität, da digitale Daten leichter aktualisiert und organisiert werden können.
- Mehr Transparenz: Durch die einheitliche Führung digitaler Akten entsteht eine transparentere Struktur. Informationen sind konsistent und leichter zugänglich, was die Transparenz in der Personalverwaltung erheblich verbessert.
- Einsparung von Arbeitsaufwand: Der schnelle und standortunabhängige Zugriff auf digitale Personalakten reduziert den manuellen Arbeitsaufwand erheblich. Physische Akten müssen nicht mehr von einem Ort zum anderen getragen werden. Das führt zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen.
- Weniger Druck- und Personalkosten: Durch die Digitalisierung entfallen die Notwendigkeit für physische Lagerung von Akten sowie der Bedarf an zusätzlichem Personal für die Aktenverwaltung. Somit werden auch von Druck- und Personalkosten deutlich reduziert.
- Besserer Datenschutz: Wenn Sie Personalakten digitalisieren, können Sie besser kontrollieren und sicherstellen, wer diese sehen kann, was das Risiko von Datenschutzverletzungen minimiert.
- Krisensicher: Digitale Personalakten sind durch regelmäßige Backups und Datensicherung nahezu immun gegen einen vollständigen Datenverlust. Im Gegensatz dazu sind Papierakten anfälliger für physischen Verfall und können bei unvorhergesehenen Ereignissen leichter beschädigt werden.
- Effizienteres Personalmanagement: Die Digitalisierung führt zu schnelleren HR-Prozessen, was wiederum die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigert. Weniger Verzögerungen und reibungslosere Abläufe tragen zu einer verbesserten Arbeitsumgebung bei.
Welche Aufbewahrungspflichten gelten für digitalisierte Personalakten?
Genau wie für Personalakten in Papierform gelten auch für digitale Personalakten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Generell besteht der Anspruch auf die Speicherung von Personaldaten, solange das Arbeitsverhältnis besteht. Jedoch sollten Informationen so lange aufbewahrt werden, bis die gesetzliche Verjährungsfrist verstrichen ist. Diese beträgt drei Jahre. In diesem Zeitraum ist es Arbeitnehmern möglich, Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis nachträglich geltend zu machen.
Es gibt jedoch Ausnahmen:
- Für lohnsteuerrechtliche Dokumente besteht eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.
- Belege über die Mindestlohnzahlung müssen nur zwei Jahre aufbewahrt werden.
- Beitragsnachweise zu Sozialversicherung sind fünf Jahre lang aufzubewahren.
Personalakten digitalisieren: Worauf achten?
Möchten Sie beginnen, Ihre Personalakten zu digitalisieren, dann müssen Sie sich zunächst für die richtige Software entscheiden. Wichtige Fragen, die Sie sich dabei stellen sollten, sind:
- Ist die Software sicher und datenschutzkonform?
- Wie leicht lässt sich die Software in bestehende Systeme integrieren?
- Was passiert, wenn Ihr Unternehmen wächst?
- Wie hoch sind die Kosten?
- Welche weiteren Funktionen bietet die Software?
Datenschutzbestimmungen:
Sobald Sie personenbezogene Daten abspeichern, ist besondere Vorsicht geboten. Das gilt sowohl für digitale als auch für Personalakten in Papierform. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regeln den Umgang mit sensiblen Daten. In einer Personalakte befinden sich in der Regel Informationen wie Name, Adresse, Geburtsdatum sowie Familienstand, Zeugnisse oder Religionszugehörigkeit.
Die DSGVO regelt, dass diese Form der personenbezogenen Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie ein berechtigtes Interesse daran besteht. Darüber hinaus gibt es jedoch auch eine Aufbewahrungspflicht. Um sich vor einem falschen Umgang mit personenbezogenen Daten und etwaigen Folgen zu schützen, sollten Unternehmen auf datenschutzkonforme Software setzen, wenn sie ihre Personalakten digitalisieren. Funktionen wie anonymisierte Löschprotokolle und benutzerdefinierte Zugriffskontrollen ermöglichen den rechtmäßigen Umgang.
Skalierbarkeit und Integrationsmöglichkeiten:
Denken Sie immer einen Schritt voraus. Vielleicht besteht Ihr Unternehmen derzeit nur aus ein paar wenigen Mitarbeitern. Doch mit den Wachstumszielen, die Sie sich gesetzt haben, kann das in einem Jahr ganz anders aussehen. Wählen Sie Ihre Datenbank zur Verwaltung von Personalakten mit diesem Vorwissen aus. Achten Sie darauf, dass Lösungen skalierbar sind und Schnittstellen zu anderen Systemen bieten. Möchten Sie künftig – aufgrund der wachsenden Mitarbeiteranzahl – Lohnauszahlungen vollends automatisieren, ist eine Schnittstelle zu einem FiBu-System wie DATEV unerlässlich.
Alles an einem Ort verwalten:
Wäre es nicht ideal, wenn Sie neben den digitalen Personalakten auch andere Prozesse digitalisieren und in demselben Tool ablegen könnten? All-in-One-Softwaresysteme versprechen genau das. Anstatt mit Silolösungen zu arbeiten, können Sie die Software für unterschiedliche Bereiche in Ihrem Unternehmen nutzen.
Ninox bietet Ihnen neben der Digitalisierung von Personalakten viele weitere Funktionen. Neben dem HR-Management lassen sich in der Ninox-Datenbank auch Risiko und Compliance-Lösungen, Field Service Management, CRM, ERP und Projektmanagement abbilden. Anstatt also auf unterschiedliche Anbieter zu vertrauen, bündeln Sie all Ihre Ressourcen an einem zentralen, DSGVO-konformen Ort.
Personalakten mit Ninox digitalisieren: So geht’s
Mit einer SaaS-Lösung in der Cloud wie Ninox sie bereitstellt, können Sie Ihr Dokumentenmanagement vollständig digitalisieren. In wenigen Schritten erstellen Sie eine digitale Personalakte:
Schritt 1: Legen Sie eine Datenbank für Ihre digitalen Personalakten an
Verwenden Sie eine der zahlreichen Personalmanagement-Vorlagen der Ninox-Datenbank. Um Stammdaten abzuspeichern, wählen Sie das Template „Personalstammdaten“ aus. Mit nur einem Klick ist die Datenbank erstellt und Sie können direkt beginnen, die Personalakten zu pflegen. Tragen Sie dazu alle Daten Ihrer Mitarbeiter ein und speichern Sie die Akte anschließend ab.
Schritt 2: Scannen Sie Ihre Dokumente ein und legen Sie sie ab
Mit einer einfachen Upload-Funktion können Sie wichtige Dokumente wie Verträge, Zertifikate oder Bescheinigungen ganz einfach einscannen und in Ninox hochladen. Personalakten zu digitalisieren, wird damit ganz einfach. Hängen Sie die Datei der Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters an, um alle wichtigen Informationen zu bündeln.
Schritt 3: Definieren Sie Zugriffsrechte
Um den Umgang mit digitalen Personalakten einzuschränken, können Sie in Ihrer Ninox-Datenbank bestimmte Zugriffsrechte vergeben. So verhindern Sie, dass Personen Zugriff auf Daten bekommen, die nicht für Sie bestimmt sind.
Schritt 4: Nutzen Sie die die Analyse-Funktion im Dashboard
Durch die visuelle Darstellung im Dashboard erhalten Sie einen besseren Überblick über Ihr Personal. Sie können beispielsweise auswerten, wie die Geschlechterverteilung in Ihrem Unternehmen aussieht oder wie hoch der prozentuale Anteil der einzelnen Beschäftigungsarten ist. Diese Übersicht bietet eine wertvolle Unterstützung im Bewerbungsmanagement und verhilft Ihnen somit zu einem effizienten HR-Management.
Fazit: Digitale Personalakten sind für Unternehmen Pflicht
Die Frage, ob Unternehmen digitale Personalakten führen sollten, ist durch den Gesetzgeber längst beantwortet worden. Doch bietet diese Pflicht auch viele Vorteile für Unternehmen. HR-Prozesse laufen effizienter ab, Daten werden sicher aufbewahrt und sogar die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiter wird positiv beeinflusst. Anstatt weiterhin Aktenordner von einem zum anderen Meeting zu tragen, bietet Ninox Ihnen die Möglichkeit, immer und überall Zugriff auf Ihre Personalakten zu haben.
