CRM-Software für Kleinunternehmen und Start-ups: Worauf achten?
Besser mit den Kunden kommunizieren, schnellere Prozesse und alle Daten an einem Ort: Eine CRM-Software kann Ihnen einige Vorteile bringen. Viele Systeme sind allerdings für große Unternehmen und nicht für Kleinunternehmen ausgelegt. Da fällt die Wahl schwer.
Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, wie Sie die beste CRM-Software für kleine Unternehmen und Start-ups finden, welche Vorteile Ihnen die digitale Kundenverwaltung bringt und wie Sie das CRM-System für kleine Unternehmen am besten intern einführen.
Das bringt Ihnen ein CRM für kleine Unternehmen
Ein CRM (kurz für Customer Relationship Management) hilft Ihnen dabei, Ihre Kunden zu verwalten. Jede Software ist anders und natürlich kommt es auch auf Ihre Bedürfnisse an, was eine CRM-Software beinhalten muss. Die Vorzüge sind jedoch immer gleich.
Haben Sie Ihr Unternehmen gerade erst gestartet, gibt es viele kostenlose Tools, die Ihnen helfen können, Ihre Kontakte zu verwalten. Je mehr Kunden, Lieferanten, Partner, Konsumenten und Co. Sie jedoch anwerben, desto unübersichtlicher wird das Ganze. Wächst dann noch Ihr Unternehmen in der Mitarbeiterzahl, kann es ohne CRM-System chaotisch werden. Besonders für kleine Unternehmen ist eine Software wichtig, die sie bei dem Wachstum unterstützt.
Ein CRM ist aber viel mehr als nur eine reine Sammlung der Kontaktdaten. Eine CRM-Software für Kleinunternehmen sollte Ihnen manuelle Prozesse abnehmen und Daten automatisiert in andere Bereiche übertragen. Das reduziert die Fehlerquote und lässt Sie schneller zu Ihren Kernaufgaben kommen, ohne dass Sie unnötig lange in der Software arbeiten müssen.
Verbinden Sie jetzt noch die Kundenverwaltung mit anderen Tools, die Sie nutzen, steigt die Effizienz noch weiter. Dafür muss die Software allerdings Integrationen mit einer offenen Schnittstelle unterstützen.
Das sind weitere Vorteile, die für die Nutzung einer CRM-Software für Ihr Kleinunternehmen oder Start-up sprechen:
- Bessere Kundenkommunikation und -verwaltung: In einem CRM-System dokumentieren Sie jeden Kontakt mit dem Kunden. Im besten Fall können Sie aus der Lösung heraus direkt E-Mails schreiben und haben so jegliche Kommunikation protokolliert. Das sorgt natürlich für eine viele bessere Kommunikation, da nichts vergessen wird. Aber auch die Transparenz im Team verbessert sich, da jeder Mitarbeiter in der Lage ist, zu sehen, wie der Stand bei welchem Kunden bzw. welcher Bestellung ist.
- Zentrale Organisation der Kundendaten: Statt alle Daten in verschiedenen Excel-Tabellen zu sammeln, die dann von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergereicht werden, organisieren Sie alle Kontakte in einem einheitlichen System. Die beste CRM-Software für Kleinunternehmen ist eine Cloud-Software, in der die Daten in Echtzeit gespeichert werden und mehrere Mitarbeiter gleichzeitig darauf zugreifen können.
- Analysen und Prognosen: Viele kleine Unternehmen überschlagen grob im Kopf, wie viel Umsatz sie diesen Monat durch den Vertrieb erhalten. Das ist nicht sehr genau. Gute CRM- Tools für kleine Unternehmen haben einen Analyse-Bereich mit Zahlen, die Sie leicht verständlich interpretieren können. Am besten gibt es noch ein Dashboard, das die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick anzeigt.
- Zufriedener Kunden und Mitarbeiter: Verbessern Sie die Kommunikation mit ihren Kunden, indem Sie Newsletter verschicken oder Informationen mit anderen Mitarbeitern teilen, die dann in Echtzeit darauf zugreifen können, um die Zufriedenheit der Kunden zu erhöhen. Mit einer guten CRM-Software für kleine Unternehmen und Start-ups verbessern Sie aber auch das Betriebsklima. Die Mitarbeiter sind über jeden Schritt informiert und wissen genau, was zu tun ist.
- Effizientere Prozesse: Eine CRM-Software hilft Ihnen, Ihre Prozesse sichtbar zu machen. Sie sehen ganz genau, welche schon gut funktionieren und welche verbessert werden müssen. Vor allem Start-ups oder junge Unternehmen, die sich im Wachstum befinden, haben hier Probleme. Achten Sie vor allem darauf, dass Ihr CRM für kleine Unternehmen skalieren kann.
Auswahlkriterien: Worauf Sie achten sollten
Wenn Sie eine CRM-Software für Ihr Kleinunternehmen oder Start-up auswählen, muss es in erster Linie auch genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sein. Wichtig ist jedoch, dass Sie sich vor der Auswahl Gedanken machen, was Sie genau benötigen.
Schreiben Sie am besten all Ihre Prozesse auf, die Sie mithilfe des CRM-Systems digitalisieren wollen. Reden Sie auch mit Ihren Mitarbeitern und sammeln Sie Ideen, welche Funktionen Ihnen im Alltag enorm helfen würden. Danach können Sie auf die Suche nach der besten CRM-Software für Kleinunternehmen gehen.
Achten Sie darauf, dass Ihre künftige Kundenverwaltung auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmen angepasst ist und Sie neue Kontakte problemlos und einfach erstellen können. Das ist besonders dann wichtig, wenn Sie Ihren Mitarbeitern die CRM-Lösung für kleine Unternehmen zeigen. Je einfacher die Benutzeroberfläche, desto höher ist die Akzeptanz im Team.
Haben Sie ein Kontaktformular auf Ihrer Website? Ein gutes CRM-System für kleine Unternehmen lässt sich mit diesem Formular verbinden und speist Ihnen alle Neukontakte direkt ein. So verpassen Sie keine Chancen. Im besten Fall lässt sich dieser neue Kontakt auch weiterverarbeiten und ihm ein angepasstes Angebot auf Basis seiner Anfrage schicken. Praktische Automatisierungen wie diese kompletten die Kundenverwaltung für Kleinunternehmen.
- Natürlich muss auch der Preis auf kleine Unternehmen angepasst sein. Fünfstellige Summen im Monat zu bezahlen, ist nicht zielführend. Zahlen Sie am besten nur das, was Sie wirklich benötigen. Viele Anbieter setzen daher auf einen Preis, der sich je nach Mitarbeiter ändert.
- Achten Sie bei Ihrer CRM-Software für Kleinunternehmen und Start-ups auch auf den Support. Gibt es eine Telefonnummer oder einen E-Mail-Support, der Sie unterstützen kann? Ninox bietet beispielsweise eine wöchentlich stattfindende Video-Beratung für alle Kunden an, die völlig kostenlos ist. Hier können Sie Ihre Fragen loswerden, damit Ihnen direkt geholfen wird.
- Welche Funktionen sind Ihnen wichtig? Was brauchen Sie wirklich? Viel Schnickschnack macht das System meist träge. Ein übersichtliches Dashboard, das nicht zu überladen ist und Basisfunktionen sollten für den Anfang ausreichen.
- Wenn Sie skalieren wollen, muss das CRM-System auch mitwachsen können.
- Nutzen Sie bereits andere Programme im Unternehmen? Gute CRM-Tools für kleine Unternehmen besitzen offene Schnittstellen und lassen sich so einfach in Ihr bestehendes System integrieren.
Ninox bietet Ihnen zudem noch eine mobile App, die auf allen gängigen Smartphones und Tablets funktioniert. Sind Sie in einer Region ohne Internet unterwegs, ist das auch kein Problem. Ninox CRM funktioniert auch offline.
Lassen Sie sich von diesen Herausforderungen nicht abbringen
Bevor Sie auch auf die Suche nach Ihrem CRM-System im Kleinunternehmen machen, gibt es sicherlich noch einige Herausforderungen, die es anzugehen gilt, bevor Sie loslegen können. Ein CRM ist nicht innerhalb weniger Sekunden implementiert. Es braucht eine Strategie, um die Software im Unternehmen einzuführen.
Hier kommen wir auch schon zur ersten Herausforderung: die Benutzerakzeptanz. Ihre Mitarbeiter brauchen Zeit und vor allem auch Schulungen, um sich mit der neuen CRM-Software für Ihr Kleinunternehmen vertraut zu machen. Wenn die Kundenverwaltung wirklich effektiv sein soll, müssen alle im Unternehmen verstehen, was es kann und wie sie bestimmte Prozesse in dem Programm abbilden können.
Studien belegen, dass es Mitarbeiter gibt, die skeptisch gegenüber Veränderungen im Unternehmen sind. Sie bevorzugen eher konventionelle Methoden zur Kundenverwaltung. Machen Sie dem Team klar, welche Vorteile die neue Software für Ihr Unternehmen und auch die Mitarbeiter bedeutet. Wenn Sie Ihre Angestellten von Anfang an in den Prozess einbeziehen und sie vor der Wahl fragen, was sie für Wünsche haben, ist die Akzeptanz später höher.
Lassen Sie sich Zeit, bis alle Daten in das neue CRM-System für kleine Unternehmen eingepflegt ist. Einige Softwares bieten eine Import-Funktion an, mit der Sie vor allem Daten aus Excel-Tabellen schnell und einfach übertragen können. Fragen Sie sich, wie Sie Ihr bestehendes System an Programmen und anderer Software mit dem neuen CRM verbunden bekommen. Ninox arbeitet hier mit einer Vielzahl an Partnern zusammen, die Ihnen bei diesen Problemen helfen und Verbindungen schaffen können.
Aber auch Datenschutz ist ein wichtiges Thema, wenn es um CRM-Software für kleine Unternehmen geht. Achten Sie hier unbedingt auf den Server-Standort des jeweiligen Anbieters. Ninox CRM ist eine Cloud-Anwendung, die nicht nur mehrfach zertifiziert, sondern auch DSGVO-konform Daten in einem Rechenzentrum in Deutschland verarbeitet.
Ninox ist die CRM-Software für Kleinunternehmen und Start-ups
Eine weitere Herausforderung ist das technische Know-how. Die Digitalisierung schreitet weiter voran, immer mehr Technik hält auch in Kleinunternehmen Einzug. Viele Unternehmen sträuben sich davor, weil schlichtweg die Zeit zur Weiterbildung fehlt.
Mit Ninox CRM ist es ganz einfach. Ninox ist eine Low-Code-Plattform. Das bedeutet: Sie brauchen wenig Programmier-Erfahrung, um die Software auf Ihre Bedürfnisse anzupassen. Sie brauchen ein neues Feld in der digitalen Akte? Das ist innerhalb von Sekunden und mit wenigen Klicks eingefügt.
Ninox CRM ist der goldene Mittelweg zwischen dem Kauf einer Standard-Software und dem eigenen Entwickeln. Sie profitieren von einer bereits entwickelten Lösung, die Sie allerdings noch weitere an Ihre Prozesse anpassen können.
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