Herausforderungen: E-Rechnungs-Pflicht und Digitalisierung

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Die Digitalisierung revolutioniert die Rechnungsprozesse: Unternehmen können durch den Umstieg auf elektronische Rechnungsstellung nicht nur Ressourcen wie Papier und Zeit sparen, sondern auch effizientere Workflows etablieren. Dank automatisierter Prozesse lassen sich Fehler minimieren, während gleichzeitig die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Abrechnungen verbessert wird.

Auch gesetzliche Anforderungen wie die EU-Richtlinie 2014/55/EU und nationale Initiativen wie die verpflichtende E-Rechnung ab 2025 in Deutschland treiben diese Entwicklung voran.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung oder E-Rechnung ist ein digital erstelltes Dokument, das alle rechtlichen Anforderungen einer Rechnung erfüllt und aufgrund seines elektronischen Formats (z. B. XML, UBL) maschinenlesbar ist. Anders als bei Rechnungen im einfachen PDF-Format, können E-Rechnungen automatisch weiterverarbeitet werden.  

Im Gegensatz zu einfachen PDF-Rechnungen können E-Rechnungen automatisch weiterverarbeitet werden. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen für B2B-Transaktionen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten. Dies ist Teil einer EU-weiten Initiative zur Verbesserung der Steuerkonformität, Betrugsbekämpfung und Digitalisierung von Finanzprozessen.

Mehr dazu: E-Rechnung und ihre gesetzlichen Vorgaben.

Das E-Rechnungs-Template von Ninox

Wir bei Ninox möchten Ihnen den Übergang zur E-Rechnung so einfach wie möglich machen. Deshalb stellen wir ein speziell entwickeltes Template zur Verfügung, das Ihnen den Einstieg erleichtert.

Dieses Template erfüllt die Mindestanforderungen für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen und dient als Grundlage für eine individuelle Implementierung: Sie können die Rechnungsstellung flexibel an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen anpassen

Inhalt des Templates:

Eingangsrechnungen: Daten erfassen und Bearbeiten

• Import und Upload: Rechnungsdateien können per Import, Mailhook oder über Bild-Felder erfasst werden. Das Template löst bei Uploads automatisch Trigger-Skripte aus, die die weiteren Verarbeitungsschritte einleiten.

• Validierung: Rechnungen können auf technische und formale Korrektheit überprüft werden.  

• Daten auslesen und speichern: Die Rechnungsdaten werden in einheitlichen, maschinenlesbaren Datenstrukturen extrahiert, gespeichert und für Geschäftsprozesse wie Buchhaltung oder Cash-Flow-Management weiterverwendet.

• Visualisierung: Für reines XML-Format bietet Ninox die Möglichkeit, die Daten anschaulich in HTML-Ansichten zu visualisieren.

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Ausgangsrechnungen: Erstellen und Versenden

• Rechnungsdaten erfassen: Notwendige Daten können direkt in Ninox erfasst und an die Anforderungen der Formate ZUGFeRD und XRechnung angepasst werden.

• Rechnungsdatei erstellen - ZUGFeRD: Erstellung eines PDF/A-3-Dokuments mit XML-Daten mittels Carbone-Druckfunktion und Mustang-Server.

• Rechnungsdatei erstellen -  XRechnung: Generierung reiner XML-Dateien mit der Funktion invoice2XML.

• Versand: Die fertige E-Rechnung kann direkt aus Ninox per E-Mail verschickt werden.

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Wie man die Vorlage nutzt

1. Klicken Sie auf "Vorlage nutzen".
2. Im nächsten Fenster müssen Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort registrieren, indem Sie auf "Jetzt starten" klicken. Wenn Sie bereits Ninox nutzen, melden Sie sich mit Ihren Daten an.
3. Sie erhalten eine E-Mail, die Sie bestätigen müssen.
4. Klicken Sie auf den Link in der E-Mail, um auf die Software zuzugreifen.
5. Das Symbol mit der Bezeichnung "Datenbank" ist die Vorlage, die Sie nun 30 Tage lang kostenlos nutzen können.
6. Weitere Vorlagen können Sie nutzen, indem Sie in der Arbeitsumgebung auf "Neue Datenbank" klicken und aus den zahlreichen Vorlagen auswählen.

Alle E-Rechnungsfunktionen im Detail

In unserer technischen Dokumentation wird die Implementierung und Nutzung der E-Rechnungs-Funktionen detailliert beschrieben – Hier geht es zur  Dokumentation.

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Vorteile der E-Rechnung mit Ninox

• Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand erheblich.

• Flexibilität: Anpassbare Templates und Skripte ermöglichen individuelle Lösungen.

• Rechtssicherheit: Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen durch Unterstützung der Formate ZUGFeRD und XRechnung.

• Transparenz: Standardisierte Datenformate erleichtern die Nachvollziehbarkeit und Prüfung von Rechnungen.

• Integration: Schnittstellen wie die DATEV-Integration erweitern die Möglichkeiten der Weiterverarbeitung.