Arbeitszeit digital erfassen: Schnell, einfach, sicher

Die rechtliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland kommt – und mit dem Urteil stehen Millionen von Unternehmen vor der Frage, wie sie den Prozess am besten umsetzen. Weshalb Sie sich schon jetzt über Systeme für die elektronische Zeiterfassung informieren sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?

Bei der Arbeitszeiterfassung handelt es sich um die schriftliche oder digitale Dokumentation der Arbeitsdauer von Angestellten. Durch die Erfassung behalten Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer den Überblick über tatsächlich geleistete Arbeitsstunden, Überstunden sowie Pausen- und Ruhezeiten. Arbeitgeber kommen mit der Arbeitszeiterfassung ihrer Fürsorgepflicht nach und schaffen einen organisatorischen Rahmen zur Eindämmung von unverhältnismäßiger Mehrarbeit.

Ist die Zeiterfassung Pflicht?

Mussten bisher aufgrund des Arbeitszeitgesetztes (ArbZG) nur Überstunden, Ruhezeiten sowie Pausen erfasst werden, gilt seit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 eine generelle Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Bereits im Mai 2019 forderte das Urteil zur Arbeitszeiterfassung vom Europäischen Gerichtshof (EuGH), dass eine einheitliche Reglung geschaffen wird. Bis dato existiert diese in Deutschland jedoch nicht, was sich mit dem BAG-Urteil jedoch ändern dürfte.

Wie die Umsetzung konkret erfolgen soll, ist derzeit noch nicht vollends geklärt. Mit der Urteilserklärung des Bundesarbeitsgerichtes werden sich die aktuellen Unklarheiten jedoch klären. Seit Beginn 2022 gilt die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung jedoch bereits für einige Branchen, wie beispielsweise die Gastronomie und Hotelbranche, das Baugewerbe und die Logistikbranche.

Welche Gründe sprechen für die Einführung der Arbeitszeiterfassung?

Als Stechuhr-Urteil bekannt, ist die im Mai 2019 vom EuGH gefällte Entscheidung zur systematischen Arbeitszeiterfassung aller EU-Mitgliedsstaaten. Das Urteil ist aus einer Klage einer spanischen Gewerkschaft entstanden, die über das Fehlen eines Systems zur Zeiterfassung bei der Deutsche Bank SAE berichtet. Hintergrund: Ohne Arbeitszeiterfassung kann die tatsächliche Dauer der Arbeit nicht korrekt nachgewiesen werden. Diese Problematik führt mitunter zu unverhältnismäßigen Überstunden und der Ausbeutung von Arbeitskräften. Das EuGH stimmte der Klage zu. Dennoch gibt es in Deutschland nach wie vor keine einheitliche Regelung.

Spätestens seit dem BAG-Urteil müssen sich Unternehmen Gedanken um die Arbeitszeiterfassung ihrer Angestellten machen. Denn obwohl der Mehraufwand sowohl auf Arbeitgeber- als auch auf Arbeitnehmerseite ersichtlich ist, ergeben sich aus der systematischen Arbeitszeiterfassung wichtige Vorteile für beide Seiten:

Vorteile für Arbeitgeber:

  • Exakte Zeit- und Gehaltsabrechnung,
  • Optimierung von Arbeitsprozessen,
  • Bessere Personalplanung,
  • Höhere Transparenz,
  • Rechtliche Absicherung.

Vorteile für Arbeitnehmer:

  • Eigenständige Kontrolle von Lohnauszahlungen,
  • Ausbeutung wird vermieden,
  • Bessere Urlaubsplanung,
  • Transparenz.

Geeignete Systeme zur Umsetzung: Stundenzettel oder digitale Zeiterfassung?

Eines steht fest: Handgeschriebene Stundenzettel gehören der Vergangenheit an. Sie sind nicht nur unsicher, da sie schnell verloren gehen können, sondern behindern zudem den Arbeitsprozess. Auch die tabellarische Erfassung mit Excel ist sehr fehleranfällig und zudem nicht DSGVO-konform.

Mit einem digitalen Zeiterfassungstool hingegen sind die Daten der Mitarbeitenden sicher, zentral abgespeichert und von überall aus abrufbar. Sie können das sofort ausprobieren: Erstellen Sie Ihre eigene Anwendung in wenigen Schritten mithilfe unserer Vorlage für Arbeitszeiterfassung. Ihre Angestellte erhalten Zugang zu ihrem persönlichen Bereich und können ihre Arbeitszeit so ganz einfach eintragen. Dank des Low-Code-Ansatzes von Ninox können Sie zusätzlich Funktionen und Bereiche ganz individuell an die Bedürfnisse Ihres Personalmanagements anpassen.

Und Sie können mit Ninox weit mehr als nur die Zeiterfassung digitalisieren: Sie können darüber hinaus auch sämtliche HR-Prozesse von der Bewerbungsphase bis zur Gehaltsabrechnung in einem Tool bündeln.

Arbeitszeiterfassung und Personalmanagement mit Ninox

Ninox kann zudem zu Ihrem eigenen, vollumfänglichen HR-System weiter ausgebaut werden, um HR-Prozesse zu automatisieren: Onboarding, Personalstammdaten, Arbeitszeiterfassung, Recruiting sowie Abwesenheitsplaner. Flexible Anpassungen nehmen Sie mittels Drag-and-Drop-Editor selbstständig vor und gestalten die Software somit ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen.

Screenshot aus der Ninox Vorlage zur Arbeitszeiterfassung
Screenshot aus der Ninox Vorlage zur Arbeitszeiterfassung

Fazit: Nachweispflicht mit einer digitalen Datenbank gerecht werden

Auch wenn die rechtliche Umsetzung der Arbeitszeiterfassung in Deutschland noch nicht bis ins letzte Detail geklärt ist, müssen sich Unternehmen schon jetzt über die Folgen informieren. Mit einer digitalen Lösung sind Sie bestens gewappnet.

Ninox kann Ihnen helfen, eine transparente Grundlage zu schaffen, um die Arbeitszeiten Ihrer Angestellten digital und sicher zu erfassen – und der Nachweispflicht nachzukommen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sämtliche personalrelevanten Prozesse über das Tool abzubilden.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt diese auch nicht. Die Informationen dieses Artikels sind allgemein verfügbar, und eine Haftung über die Inhalte wird nicht gewährleistet. Bei rechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Anwalt.

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