Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
20.8.24
Best Practice
Arbeitszeiterfassung und Datenschutz: Das müssen Unternehmen bezüglich der DSGVO beachten
6
min
Inhaltsverzeichnis
- Arbeitszeiterfassung und Datenschutz: Wie sieht die Rechtslage aus?
- Welche Daten müssen von Unternehmen erfasst werden?
- Sind Arbeitszeiten personenbezogene Daten?
- Verschiede Methoden der Zeiterfassung
- Welche Art der Zeiterfassung ist datenschutzrechtlich nicht erlaubt?
- Mitspracherecht des Betriebsrats bei der elektronischen Zeiterfassung
- Fazit: Arbeitszeiterfassung und Datenschutz mit digitalem Tool sicher umsetzen
- Entdecken Sie Ninox HR: Die smarte Lösung für Ihr Personalmanagement
Seit dem Stechuhr-Gesetz ist der Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung ein unverzichtbarer Rechtsaspekt für Unternehmen. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten systematisch zu erfassen – das entschied der Europäische Gerichtshof. Doch bei der Arbeitszeiterfassung darf die Datenschutz-Grundverordnung nicht vergessen werden.
Inwiefern die beiden rechtlichen Angelegenheiten im Zusammenhang stehen, und was Unternehmen tun können, um sich der Rechtslage anzupassen, erfahren Sie in diesem Blogpost.
Arbeitszeiterfassung und Datenschutz: Wie sieht die Rechtslage aus?
Im Mai 2018 trat die DSGVO (Datenschutzgrund-Verordnung) in Kraft und regelt seit dem den Umgang mit personenbezogenen Daten. 2019 folgte das Stech-Uhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofes zur Arbeitszeiterfassung und somit eine weitere rechtliche Maßnahme für Unternehmen. Das Urteil verpflichtet Arbeitgeber dazu, die Arbeitszeit ihrer Angestellten ab sofort zu erfassen.
Gemäß der DSGVO müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Erfassung von Arbeitszeiten im Einklang mit den Grundsätzen der Datenverarbeitung steht. Dazu gehören insbesondere die Rechtmäßigkeit, Transparenz und Zweckbindung der Datenerhebung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die erfassten Daten nur für vorab festgelegte und legitime Zwecke verwendet werden und, dass die Mitarbeiter über die Erfassung und Verarbeitung ihrer Daten informiert sind.
Welche Daten müssen von Unternehmen erfasst werden?
Gemäß der DSGVO dürfen Unternehmen nur die Daten im Sinne vom Datenschutz erfassen, die für den festgelegten Zweck der Arbeitszeiterfassung erforderlich sind. Dazu gehören Informationen wie:
- Arbeitsbeginn,
- Arbeitsende und
- Pausenzeiten.
Persönliche Daten, die nicht unmittelbar mit der Arbeitsleistung in Verbindung stehen, dürfen nicht erfasst werden. Es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Einwilligung des Mitarbeiters vor.
Sind Arbeitszeiten personenbezogene Daten?
Arbeitszeiten können unter bestimmten Umständen als personenbezogene Daten betrachtet werden, insbesondere wenn sie direkt mit der identifizierbaren Person verbunden sind. Das ist beispielsweise der Fall, wenn die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters dazu verwendet werden, die Person zu identifizieren oder Rückschlüsse auf ihn zu ziehen.
Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass die Erfassung und Verarbeitung von Arbeitszeiten im Einklang mit den Datenschutzprinzipien stehen und die Privatsphäre der Mitarbeiter respektiert wird.
Verschiede Methoden der Zeiterfassung
Es gibt verschiedene Methoden der Zeiterfassung, die Unternehmen verwenden können. Besonders häufig tragen Angestellte ihre Arbeitszeit manuell in eine dafür vorgesehene Software ein. Mitarbeiter erhalten einen Login zur HR-Software und tragen in ihrem persönlichen Bereich Arbeitsbeginn sowie -ende in eine Tabelle ein. Die Pausenzeiten werden gemäß des gesetzlichen Pausenabzugs automatisch verrechnet.
Weitere Möglichkeiten sind das Einchecken mittels Chipkarte oder Transponder. Der Vorteil hier: Der Prozess läuft automatisiert ab. Da Mitarbeiter nur Zutritt zum Büro erlangen, wenn sie sich einchecken, müssen sie nicht selbst an die Erfassung ihrer Arbeitszeit denken. Im Homeoffice ist die automatische Zeiterfassung jedoch schwer umzusetzen.
Darüber hinaus gibt es noch zwei weitere Methoden, die jedoch mit strengeren Auflagen einhergehen und nur in Sonderfällen empfehlenswert sind:
Zeiterfassung per GPS
Die Zeiterfassung per GPS basiert auf der Verwendung von GPS-Technologie, die den Standort eines Mitarbeiters verfolgt und so seine Anwesenheit am Arbeitsplatz überwacht. Diese Methode kann besonders nützlich sein, wenn Mitarbeiter mobil arbeiten oder sich an verschiedenen Standorten befinden. Die Baubranche und Außendienstmitarbeiter sind typische Beispiele, in denen die Arbeitszeiterfassung mittels GPS sinnvoll sein könnte.
Allerdings birgt die Verwendung von GPS-basierten Zeiterfassungssystemen Datenschutzrisiken und erfordert daher besondere Vorsichtsmaßnahmen. Mitarbeiter müssen das GPS-Tracking selbst starten können. Dazu ist eine Funktion im Programm oder der App notwendig, mit der der Mitarbeiter die Berechtigung jederzeit eigenständig an- und ausschalten kann. Ohne diese Berechtigung verstoßen Unternehmen bei der Zeiterfassung mittels GPS gegen die Datenschutzgrundverordnung.
Biometrische Zeiterfassung
Biometrische Zeiterfassungssysteme verwenden biologische Merkmale wie Fingerabdrücke, Gesichtserkennung oder Iris-Scans, um die Identität eines Mitarbeiters zu überprüfen und seine Arbeitszeit zu erfassen. Obwohl biometrische Systeme effektiv sein können, um Betrug zu verhindern und die Genauigkeit der Zeiterfassung zu verbessern, müssen Unternehmen hier besonders vorsichtig sein. Laut dem Urteil des Amtsgerichtes liegt für die Erfassung von biometrischen Daten keine Rechtsgrundlage vor. Möchten Arbeitgeber ihre Mitarbeiter durch ein Fingerscan-Terminal einchecken, müssen sie deshalb laut Art. 9 Abs. 1 DSGVO eine gesonderte Einwilligung ihrer Angestellten einholen.
Welche Art der Zeiterfassung ist datenschutzrechtlich nicht erlaubt?
Jede Art der Zeiterfassung, die über das hinausgeht, was für den festgelegten Zweck erforderlich ist, oder die Privatsphäre der Mitarbeiter unverhältnismäßig beeinträchtigt, ist nicht erlaubt. Dazu gehören beispielsweise die heimliche Überwachung der Mitarbeiter oder die Erfassung von Daten, die nicht unmittelbar mit der Arbeitsleistung in Verbindung stehen.
Computer- oder Videoüberwachung sind zur Arbeitszeiterfassung daher nicht zulässig. Zwar wäre es effektive Maßnahmen, doch beide Methoden greifen massiv in die Persönlichkeitsrechte von Arbeitnehmern ein. Videoaufnahmen dürfen in nur in bestimmten, öffentlichen Bereichen und nur ohne Ton aufgenommen werden. Außerdem sind Mitarbeiter darüber kenntlich zu informieren.
Durch eine Trackingsoftware auf den Computern und Laptops von Angestellten ließe sich die Arbeitszeit ebenfalls effizient nachvollziehen. Dazu wäre jedoch eine dauerhafte Überwachung der Geräte notwendig, die datenschutzrechtlich nicht erlaubt ist. Stempeln sich Angestellte jedoch selbst über eine entsprechende Software ein und aus, ist das DSGVO-konform.
Mitspracherecht des Betriebsrats bei der elektronischen Zeiterfassung
Gemäß dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) haben Betriebsräte ein umfassendes Mitbestimmungsrecht bei der Einführung neuer elektronischer Systeme, die sich auf die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter auswirken können. Das gilt auch für elektronische Zeiterfassungssysteme.
Der Betriebsrat muss daher frühzeitig in den Entscheidungsprozess einbezogen werden und die Möglichkeit haben, die Einführung des Systems zu prüfen, Bedenken zu äußern und gegebenenfalls Verhandlungen über dessen Ausgestaltung zu führen. Durch eine enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat vermeiden Unternehmen, gegen gesetzliche Vorgaben zu verstoßen.
Fazit: Arbeitszeiterfassung und Datenschutz mit digitalem Tool sicher umsetzen
Die Arbeitszeiterfassung ist ein wichtiger Bestandteil des modernen Arbeitslebens, der Unternehmen dabei unterstützt, die Effizienz zu steigern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen. Allerdings müssen Unternehmen Vorsicht walten lassen, damit Arbeitszeiterfassung und Datenschutz in Einklang stehen. Durch DSGVO-konforme Zeiterfassungstools werden Effizienz und Datenschutzanforderungen gleichermaßen umgesetzt.
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