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Wie HR-Software die Zeiterfassung für KMU vereinfacht

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Inhaltsverzeichnis

Arbeitszeiterfassung ist ein wichtiges Thema in Deutschland. Durch unzählige Gerichtsurteile und europäische Vorgaben kam zuletzt viel Schwung in die Diskussion um das Arbeitszeiterfassen. Fakt ist jedoch: Die Zeiterfassung ist Pflicht und besonders KMU, also kleine Unternehmen und diejenigen aus dem Mittelstand, müssen sich nun mit diesem Thema auseinandersetzen.

Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, wie die Zeiterfassung für KMU funktionieren kann und was Sie dabei beachten müssen.

Herausforderungen bei der Zeiterfassung für KMU

Die Zeiterfassung ist ein leidiges Thema, mit dem sich viele kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland auseinandersetzen müssen. Besonders in den vergangenen Monaten und Jahren wurden einige Neuerungen vorgestellt, die das derzeitige Arbeiten mit einer Arbeitszeiterfassung erschweren.

Müde Geschäftsfrau nutzt Zeiterfassung KMU, während sie spät abends im Büro an ihrem Schreibtisch sitzt und sich die Augen reibt, mit einem Kaffeebecher neben sich.
Ohne eine richtige Zeiterfassung für KMU kann die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter sinken.

Oft fehlen KMU die Zeit, um sich mit gesetzlichen Rahmenbedingungen beschäftigen. Schon hier kann eine HR-Software mit integrierter Zeiterfassung dem Mittelstand aber auch Kleinunternehmen helfen, Zeit zu sparen und gesetzlich auf der sicheren Seite zu sein. Denn die Herausforderungen sind zahlreich:

  • Zeitaufwändige Prozesse: Ohne digitale Zeiterfassung müssen KMU vor allem mit langen Prozessen rechnen. Handschriftliches Eintragen und späteres Übertragen der Daten in andere Systeme wie dem Lohnabrechnungsprogramm ist nicht nur ineffizient, sondern raubt auch Zeit.
  • Ungenauigkeiten und Fehler: Arbeiten Sie noch mit einem manuellen System zum Arbeitszeiterfassen, können hier Schreibfehler entstehen, die dann fehlerhaft in andere Systeme übertragen werden. Oft fällt es auch viel zu spät auf, wenn Arbeitszeiten nicht aufgeschrieben wurden.
  • Fehlender Überblick: Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen wie das Nehmen der vorgeschriebenen Pause oder den Überblick über alle Überstunden fehlt ohne automatisiertes System komplett.
  • Keine Transparenz oder Kontrolle: Digitale Zeiterfassung kann KMU dabei helfen, transparent abzubilden, wer wann arbeitet bzw. gearbeitet hat. Weiter können Teamleiter oder Geschäftsführer Echtzeitdaten zu den gearbeiteten Stunden und geleisteten Pausen einsehen. Mit manueller Arbeitszeiterfassung ist sowas nicht möglich.  
  • Mangelnde Analyse: Die Analyse von Zahlen steht bei kleinen Unternehmen und denen im Mittelstand oft nicht im Fokus. Dabei ist sie wichtig, um Arbeitszeiten richtig auswerten zu können. Die Schlüsse, die Sie daraus ziehen, können dabei helfen, Prozesse zu optimieren.

HR-Software kann Ihnen sogar dabei helfen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Wie genau, erfahren Sie im verlinkten Blogartikel.

Vergleich von manueller und digitaler Zeiterfassung

Trotz gesetzlicher Bestimmungen gibt es in Deutschland noch einige Unternehmen, die kein Zeiterfassungssystem implementiert haben. Dabei ist es wichtig, dass Sie Stunden und Pausen korrekt aufzeichnen.

Zwar ist eine digitale Arbeitszeiterfassung keine Pflicht; dennoch sollten Sie darüber nachdenken. Manuelles Arbeitszeiterfassen ist an viele Herausforderungen geknüpft und bringt einige Probleme mit sich: sei es, was Datensicherheit oder Fehleranfälligkeit angeht.

Aspekt Manuelle Zeiterfassung Digitale Zeiterfassung
Genauigkeit Anfällig für Fehler und Ungenauigkeiten. Hohe Genauigkeit und Minimierung von Fehlern.
Effizienz Zeitaufwendig, da Daten manuell erfasst und übertragen werden müssen. Effiziente Datenverarbeitung; Zeitersparnis durch Automatisierung.
Kosten Geringere Anfangsinvestition, aber höhere langfristige Kosten durch Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit. Höhere Anfangsinvestition, aber Kosteneinsparungen durch Effizienz und Genauigkeit im Laufe der Zeit.
Datensicherheit Papierbasierte Systeme sind anfällig für Verlust und Beschädigung. Höhere Datensicherheit durch Backups und geschützten Zugriff.
Compliance Schwieriger, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch genaue Aufzeichnungen und Berichte.

Vorteile der digitalen Zeiterfassung für KMU

Der Europäische Gerichtshof hat 2019 erste Rahmenbedingungen für eine Zeiterfassungspflicht auf den Weg gebracht. Darauffolgend urteilte das Bundesarbeitsgericht, dass die Arbeitszeiterfassung auch in Deutschland Pflicht sei.  

Arbeitgeber müssen fortan die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen. Dabei wurde allerdings auf weitere Vorgaben verzichtet. Es besteht also keine Pflicht, die Arbeitszeiten digital zu erfassen. Um jedoch auf eventuelle Gesetze vorbereitet zu sein, führen viele Unternehmen die Zeiterfassung, darunter auch KMU, mit digitalen Systemen ein.  

Konzentrierter junger Mann nutzt Zeiterfassung für den Mittelstand, während er im hellen Büro am Tisch sitzt und in ein Notizbuch mit bunten Diagrammen schreibt.
Mit einer Zeiterfassung, die für den Mittelstand ausgelegt ist, verschwindet das manuelle Auschreiben von Stunden und Pausen.

Das liegt vor allem daran, dass digitale Zeiterfassungssysteme immense Vorteile aufweisen.

  1. Verbesserte Genauigkeit: Digitale Systeme reduzieren menschliche Fehler bei der Dateneingabe und sorgen für präzisere Aufzeichnungen.
  1. Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse sparen Zeit bei der Datenerfassung und -verarbeitung, was zu einer Reduzierung der Verwaltungskosten führt.
  1. Einfache Compliance: Digitale Systeme erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitvorschriften durch genaue Aufzeichnungen und leicht zugängliche Berichte.
  1. Echtzeit-Datenzugriff: Führungskräfte und Mitarbeiter können in Echtzeit auf Arbeitszeitdaten zugreifen, was eine bessere Überwachung und Planung ermöglicht.
  1. Erweiterte Analysefunktionen: Digitale Tools bieten fortschrittliche Analyseoptionen, die es ermöglichen, Arbeitsmuster zu erkennen und die Betriebseffizienz zu optimieren.

Schlüsselfunktionen einer Zeiterfassung für Kleinunternehmen und den Mittelstand

Eine digitale Zeiterfassung kann Ihnen enorm viel Arbeit und Zeitaufwand abnehmen. Damit diese und weitere Vorteile jedoch gewährleistet werden können, sollten Sie auf Schlüsselfunktionen achten, die in dem Zeiterfassungssystem integriert sind.

Hierbei kommt es natürlich stark auf Ihre Präferenzen und Ihre Anwendungszwecke an. Viele Unternehmen nutzen beispielsweise Terminals, Stempeluhren oder andere Systeme, um die Zeit zu erfassen. Wollen Sie eine digitale Zeiterfassung für KMU nutzen, ist es wichtig, dass diese Software mit Ihrer Technik verbunden werden kann.

Die Integration in das bestehende System ist generell wichtig für eine HR-Software, die speziell auf den Mittelstand ausgerichtet ist. Auf welche Funktionen Sie außerdem achten sollten, lesen Sie an anderer Stelle in unserem Blog.

Aber auch mobile Zeiterfassung ist ein wichtiges Thema für viele KMU. Achten Sie deshalb darauf, dass die Software auch per App verfügbar ist. Sind Sie oft in Gegenden unterwegs, in denen keine oder nur eine schlechte Internetverbindung besteht, ist eine Offline-Funktion ratsam. In diesem Fall werden die Daten erst dann wieder mit dem System synchronisiert, sobald eine Internetverbindung aufgebaut werden konnte. Bis dahin speichert die Software alle Zeiterfassungseinträge.

Bauingenieur in gelbem Helm und grüner Sicherheitsweste verwendet Arbeitszeiterfassung, während er auf einer Baustelle konzentriert auf sein Smartphone blickt.
Eine mobile Zeiterfassung unterstützt Ihre Mitarbeiter auf der Baustelle, beim Kundentermin und einfach überall per App.

Neben der Zeiterfassung für kleine Unternehmen und den Mittelstand sind weitere Funktionen und deren Zusammenspiel interessant. So können bei einigen HR-Systemen die Arbeitszeitmodelle angezeigt werden, sodass alle Mitarbeiter transparent und übersichtlich sehen können, wann wer arbeitet.  

Echtzeit-Reports und Analysen helfen vor allem HR-Managern und Geschäftsführern den Überblick zu behalten.  

Am meisten sparen Sie Zeit, wenn die Zeiterfassung ein sogenanntes “Mitarbeiter-Self-Service-Portal" besitzt. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter selbst Zeiten eintragen können. Achten Sie auf vielfältige Genehmigungsprozesse, falls Sie möchten, dass Abteilungsleiter die Zeiten überprüfen und freigeben können.

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