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Zeiterfassung im Handwerk – so geht’s richtig

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Inhaltsverzeichnis

Zeiterfassung ist ein wichtiges Thema im Handwerk. Für Handwerker bedeutet das allerdings auch, sich durch den Dschungel an Anbieter zu forsten, um die richtige Methode für Ihren Handwerksbetrieb zu finden.  

Doch verzweifeln Sie nicht. Wir unterstützen Sie bei diesem Prozess. Auf was Sie bei der Suche nach der richtigen Zeiterfassung im Handwerk achten sollten, lesen Sie nachfolgend.

Rechtliche Grundlagen zur Zeiterfassung im Handwerk

In den vergangenen Jahren ist viel Schwung in die Diskussion um die Zeiterfassung gekommen. Das ist natürlich auch ärgerlich für Handwerker, denn sie sind jetzt gezwungen, sich über neueste Regelungen zu informieren, um den Anschluss nicht zu verpassen.

Alles Wichtige zur Arbeitszeiterfassung regelt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in Deutschland. Hier lesen Sie mehr zu Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und Ruhezeiten.  

Ein Anwalt, der in einem Büro sitzt und in einem Gesetzbuch blättert, mit einer goldenen Waage der Gerechtigkeit und einem Richterhammer im Vordergrund, symbolisiert die professionelle Zeiterfassung für Handwerker in einer juristischen Umgebung.
Die Zeiterfassung hat auch im Handwerk Veränderungen erlebt. Das Gesetz hat sich 2019 geändert.

Darüber hinaus hat das Bundesarbeitsgericht allerdings im Jahr 2019 entschieden, dass jeder Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, eine Zeiterfassung einzuführen bzw. Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen.

Mit welcher Methode Sie dies erledigen, ist dabei egal. Wir empfehlen Ihnen jedoch eine digitale Zeiterfassung für das Handwerk. Diese Methode bringt Handwerksbetrieben viel mehr Vorteile, welche wir Ihnen in diesem Text näherbringen wollen.

Typische Herausforderungen für Handwerker bei der Zeiterfassung

Um die perfekte Software für Ihre Zeiterfassung im Handwerk zu finden, ist es wichtig, alle Herausforderungen zu kennen bzw. aufzuschreiben, die Sie haben. Nur so finden Sie auch die perfekte Methode, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Denn Herausforderungen bringen auch Anforderungen mit sich, die Sie dann bei der Suche nach der passenden Handwerker-Zeiterfassung verwenden können.

  • Mobilität: Viele Handwerker arbeiten auf unterschiedlichen Baustellen, was die Erfassung der Arbeitszeit erschwert. Eine mobile Zieterfassung für das Handwerk muss her.
  • Flexibilität der Arbeitszeiten: Unregelmäßige Arbeitszeiten und Überstunden sind im Handwerk häufig, was die Erfassung kompliziert macht.
  • Datenschutz: Die Einhaltung des Datenschutzes bei der Erfassung und Speicherung von Mitarbeiterdaten stellt eine weitere Herausforderung dar.
  • Technische Umsetzung: Insbesondere kleinere, aber auch größere Betriebe haben Schwierigkeiten, passende und kosteneffiziente Systeme zur Zeiterfassung zu implementieren und zu warten.
Ein Bauarbeiter in leuchtender Sicherheitskleidung und Helm, der auf einem hohen Gebäude steht und ein Tablet hält, symbolisiert mobile Zeiterfassung im Handwerk mit einem urbanen Panorama im Hintergrund.
Mobile Zeiterfassung im Handwerk bedeutet, dass es mindestens eine App von der Software gibt, die zumindest auf den gängigsten Geräten funktioniert.

Manuelle oder digitale Zeiterfassung für Handwerker?

Mit einem geeigneten Zeiterfassungssystem können Sie nicht nur Ihre Arbeitsabläufe, sondern auch die Personalplanung optimieren und sparen damit Zeit. Neben der Effizienzsteigerung ist aber auch die Rechtssicherheit ein viel geschätzter Vorteil. Sie halten die gesetzlichen Vorgaben ein und sind bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten auf der sicheren Seite.

Eine stilisierte Darstellung einer Uhr mit dreidimensionalen Ziffern und Zeigern in Rot und Schwarz auf einem weißen Hintergrund, welche die Zeiterfassung für Handwerker symbolisiert.
Die moderne Zeiterfassung für Handwerker ist digital.

Zudem sollten Sie darauf achten, dass Sie Überstunden und ineffiziente Arbeitszeiten immer im Überblick haben, um Kosten zu sparen. Zudem kann eine geeignete HR-Software mit integrierter Zeiterfassung die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. Wie? Das lesen Sie im verlinkten Blogartikel.

Die Frage ist jedoch: Wollen Sie eine manuelle oder eine digitale Zeiterfassung einführen? Auch im Handwerk bewähren sich immer mehr digitale Lösungen.  

Kriterium Manuelle Zeiterfassung Digitale Zeiterfassung
Genauigkeit Fehleranfällig durch handschriftliche Einträge Höhere Genauigkeit durch automatische Erfassung
Effizienz Zeitintensiv bei der Datenerfassung und -verarbeitung Schnelle und automatische Erfassung und Auswertung
Kosten Geringere initiale Kosten, aber höherer langfristiger Aufwand Höhere initiale Kosten, jedoch Einsparungen durch Effizienz
Datensicherheit Risiko des Verlustes oder der Beschädigung von Papierdokumenten Sichere, verschlüsselte Speicherung und Backup-Optionen
Flexibilität Eingeschränkt, nicht ohne Weiteres anpassbar Hohe Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen
Transparenz Begrenzte Transparenz und Nachvollziehbarkeit Volle Transparenz durch Echtzeit-Daten und -Berichte
Datenschutzkonformität Herausforderung bei der Einhaltung des Datenschutzes Einfachere Einhaltung von Datenschutzrichtlinien
Zugänglichkeit Zugang zu Daten meist nur an einem Ort Datenzugriff von überall möglich, oft auch mobil

5 Gründe, warum digitale Zeiterfassung im Handwerk besser geeignet ist

Traditionelle Handwerksbetriebe setzen noch auf eine manuelle Zeiterfassung. Jedoch sollten Sie darüber nachdenken, auf eine digitale Zeiterfassung zu wechseln. Auch im Handwerk kann das viele Vorteile haben. Vor allem lässt sich die mobile Zeiterfassung gut mit einer digitalen verbinden.  

  1. Erhöhte Genauigkeit: Digitale Systeme minimieren die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die bei manueller Zeiterfassung durch Tippfehler oder unleserliche Handschrift entstehen können. Dies ist besonders wichtig für genaue Lohnabrechnungen und die Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitvorschriften im Handwerk.
  1. Zeitersparnis: Die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Arbeitszeiten reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Dies ermöglicht es den Betriebsleitern, sich mehr auf operative Tätigkeiten zu konzentrieren statt auf zeitraubende Büroarbeiten.
  1. Verbesserte Compliance: Digitale Systeme erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem sie sicherstellen, dass alle erforderlichen Daten präzise und nachvollziehbar erfasst und gespeichert werden. Außerdem können Warnungen eingerichtet werden, um Überschreitungen von Arbeitszeiten zu vermeiden.
  1. Mobiler Zugriff: Viele digitale Zeiterfassungssysteme bieten mobile Apps, die es ermöglichen, Arbeitszeiten direkt vor Ort zu erfassen und einzusehen. Dies ist ideal für Handwerksbetriebe, deren Mitarbeiter oft auf verschiedenen Baustellen tätig sind.
  1. Datenanalyse und Berichterstellung: Digitale Systeme bieten fortschrittliche Analysetools und automatisierte Berichte, die es Managern ermöglichen, Arbeitsabläufe zu optimieren und fundierte Entscheidungen zur Personalplanung und Projektabwicklung zu treffen.

Wie Sie die beste HR-Software für Ihren Betrieb auswählen, lesen Sie an anderer Stelle. Achten Sie aber darauf, dass die Software an Ihre Bedürfnisse angepasst ist. Schreiben Sie am besten auf, welche Anforderungen Sie an eine Zeiterfassung für Handwerker haben und gleichen Sie das dann beim Vergleich der unterschiedlichen Anbieter ab.

Ein Finger, der auf einen biometrischen Zeiterfassungsscanner in einem belebten Einkaufszentrum drückt, veranschaulicht die moderne Handwerker Zeiterfassung.
Handwerker sollten bei der Suche nach einer geeigneten Zeiterfassung beachten, wie gut die Lösung in ihr bestehendes System passt. Haben Sie beispielsweise ein Terminal, sollte das mit der Lösung kommunizieren können.

Wichtig ist natürlich auch, dass die Zeiterfassung für Ihre Handwerker funktioniert und sie sie wirklich nutzen. Die Wahrscheinlichkeit dafür steigt, wenn sie die neue Software detailliert erklären und Ihre Mitarbeiter von Anfang an mit in den Prozess integrieren.

Zudem sollten Sie darauf achten, dass sich die Zeiterfassung im Handwerk in Ihr bestehendes System integrieren lässt. Haben Sie ein Terminal zur Zeiterfassung in Ihrem Betrieb? Dann sollte die Software natürlich damit kompatibel sein.

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