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CRM selbst erstellen: Mit diesen Schritten gelingt es

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Inhaltsverzeichnis

Ein CRM selbst zu erstellen, ist für kleine und mittelständische Unternehmen oft zu teuer und zeitaufwendig. Sie gehen Kompromisse ein und nutzen CRM-Software, die nicht ideal zum eigenen Unternehmen passt. Nicht gedeckte Anforderungen und ungenutzte Funktionen sind die Folge. Einen Ausweg schafft die Entwicklung von CRM-Systemen mit Low-Code-Software.  

In diesem Blogpost zeigen wir Ihnen, auf welchen verschiedenen Wegen Sie zum eigenen CRM gelangen und welche Schritte Sie beachten müssen, wenn Sie Ihr CRM-System selbst erstellen möchten.  

Warum Unternehmen ein CRM brauchen

Das Customer-Relationship-Management (kurz CRM) bildet das Herzstück aller Unternehmensprozesse. Es zentralisiert alle Informationen rund um Kunden, Leads und Deals und ist somit ein wichtiger Motor zur Umsatzsteigerung. CRM-Systeme haben drei wesentliche Aufgaben:  

  • Kundenbeziehungen verbessern,  
  • Umsatz steigern,
  • Unternehmenswachstum vorantreiben.  

Unternehmen, die wachsen wollen und starke Beziehung zu ihren Kunden pflegen möchten, kommen an einem CRM nicht vorbei. CRM-Systeme helfen außerdem dabei, Prozesse zu automatisieren. Sie schaffen somit mehr Effizienz und sorgen dafür, dass sich der Vertrieb auf den Kontakt zum Kunden konzentrieren kann.  

Zwei lächelnde Geschäftsfrauen arbeiten zusammen an einem Projekt zum Thema CRM selbst programmieren.
Wenn Sie ein CRM selbst programmieren, können Sie sogar die Mitarbeiterzufriedenheit stärken. Das System ist auf Ihre Bedürfnisse angepasst und es gibt keine Workarounds mehr.

3 verschiede Wege zur CRM-Datenbank

Wer über ein CRM nachdenkt, hat die Qual der Wahl. Die Systemlandschaft ist breit gefächert und kann im ersten Moment überfordernd wirken. Viele Unternehmen greifen deshalb zunächst auf Microsoft Excel als CRM-Datenbank zurück. Zwar lassen sich mit Excel Informationen abspeichern und sortieren, doch zu einem wirklichen CRM-System gehören mehr Funktionen.  

Es gibt drei Wege, auf denen Sie zu Ihrem eigenen CRM-System gelangen:  

1. CRM-Software kaufen oder mieten

Die gängigste Variante ist es, eine CRM-Software im Abonnement zu mieten oder zu kaufen. Unternehmen erhalten Zugriff auf eine Datenbank und können diese mit Ihren Daten befüllen. Der Vorteil eines SaaS-CRM ist, dass alle Daten in einer Cloud gesichert werden. Außerdem sind die Preise für SaaS-Software oft erschwinglich. Kaufen Sie das CRM hingegen, so benötigen Sie eigene Server-Kapazitäten, um die Datenbank zu speichern. Ein Nachteil von CRM-Software ist, dass das System auf die vorhandenen Funktionen beschränkt ist. Schnittstellen erweitern zwar den Umfang, doch individuell anpassen lässt sich das System nicht.  

2. CRM selbst programmieren

Große Unternehmen entwickeln nicht selten ihr eigenes CRM-System. Entwickler können dabei auch auf Open-Source-Software zurückgreifen. Der Vorteil liegt in dem hohen Grad an Individualität. Sie können das CRM-System genau an Ihre Bedürfnisse und Prozesse anpassen, wenn Sie es selbst erstellen. Allerdings ist die eigene Entwicklung sehr kostspielig und zeitaufwendig. Für kleine und mittelständische Unternehmen ist die eigene Programmierung daher selten eine Lösung.  

Hände arbeiten an einem Entwurf, um ein CRM System selbst zu erstellen, mit bunten Markern und Papier.
Es ist gar nicht so einfach, ein CRM-System selbst zu erstellen. Es erfordert viel Planung und Konzeption.

3. CRM mit Low-Code selbst erstellen

Wenig Aufwand und dennoch maximale Flexibilität versprechen hingegen Low-Code-Plattformen. Sie enthalten Entwicklungselemente, die auch von Nicht-Developern genutzt werden können. Unternehmen bekommen eine Datenbank zur Verfügung gestellt und können diese an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. Ninox CRM enthält darüber hinaus auch eine Reihe an Vorlagen, die sich mit einem Mausklick installieren lassen. Das integrierte CRM kann direkt genutzt werden. Dennoch können Sie die Datenbank dank des Low-Code-Ansatzes vollends automatisieren.  

Die Vorteile eines benutzerdefinierten CRM

Eine vorgefertigte CRM-Lösung von der Stange ist nicht für jedes Unternehmen die richtige Wahl. Viele Anbieter haben sich auf klassische Online-Unternehmen ausgerichtet. Die Funktionen und Anforderungen klassischer Branchen bleiben auf der Strecke. Unternehmen müssen daher unweigerlich Kompromisse machen, die sie im Unternehmensalltag Ressourcen und Effizienz kosten. Mit einem benutzerdefinierten CRM bleibt hingegen keine Anforderung auf der Strecke. Wenn Sie Ihr CRM-System selbst erstellen, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:  

  • Hohe Anpassungsfähigkeit: Individuelle Anpassung an spezifische Unternehmensbedürfnisse.
  • Vollständige Kontrolle über die eigene Datenverwaltung: Absolute Kontrolle über Datenschutz und -sicherheit.
  • Skalierbarkeit: Leichte Anpassung und Erweiterung bei Unternehmenswachstum.
  • Integrationen: Nahtlose Einbindung mit anderen Unternehmensanwendungen.
  • Erschwinglicher Preis: Langfristige Kostenersparnis durch Vermeidung unnötiger Funktionen.
Geschäftsfrau präsentiert, wie man ein CRM selbst erstellen kann, während Kollegen zuhören.
Natürlich hat es auch Nachteile, ein CRM selbst zu erstellen: Es kostet am Anfang sehr viel Zeit. Dafür werden Sie aber langfristig viel effizienter arbeiten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So erstellen Sie selbst ein CRM-System

Ein CRM-System selbst zu erstellen ist dank Low-Code-Lösungen wie Ninox kein Hexenwerk. Sie müssen kein Programmierer sein und sich auch nicht vor der Anwendung scheuen. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche erstellen Sie Ihr eigenes CRM selbst – und zwar im Handumdrehen. Befolgen Sie dabei die folgenden Schritte:  

Schritt 1: Anforderungen und Kernelemente definieren  

CRM-System ist nicht gleich CRM-System. Der Funktionsumfang unterscheidet sich von Software zu Software. Deshalb müssen Sie im ersten Schritt Ihre Anforderungen definieren.  

Entscheiden Sie sich für eine Low-Code-Lösung wie Ninox, dann sind Ihren Vorstellungen keine Grenzen gesetzt, da Sie die Datenbank individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Ninox bietet jedoch auch ein vorgefertigtes, integriertes CRM-System an. Hier dürfen Sie sich auf alle wichtigen CRM-Funktionen freuen:  

Kontaktmanagement: Verwalten Sie Ihre Kontakte an einem Ort und zentralisieren Sie sämtliche Kundeninteraktion, um eine noch bessere Beziehung zu Ihren Kunden aufzubauen.  

Lead- und Opportunity-Management: Behalten Sie stets den Überblick über alle Leads und Verkaufschancen. Die zentrale Abbildung hilft Ihnen außerdem passgenaue Angebote zu erstellen, die Sie auch direkt aus Ninox verschicken können.  

Team-Management: Verteilen Sie Aufgaben im Team und erstellen Sie Nutzungsrechte, sodass jeder Zugriff auf die Daten erhält, die für ihn relevant sind.  

Berichte: Analysieren Sie Ihre Verkaufschancen und -abschlüsse. Ein Analysebereich untermauert Ihr CRM-System mit datengestützten Entscheidungen.  

Integrationen: Verschicken Sie E-Mails direkt aus Ninox heraus durch die nahtlose Integration. Weitere Schnittstellen wie beispielsweise die DATEV-Anbindung ermöglichen Ihnen eine lückenlose Finanzbuchhaltung.  

Schritt 2: Wählen Sie eine Software aus und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an

Die Vorteile von Low-Code-Anwendungen gegenüber herkömmlicher Software liegen auf der Hand. Während Sie sich bei fertiger CRM-Software für ein System entscheiden müssen, können Sie mit Ninox die Lösung entwerfen, die genau zu Ihrem Unternehmen passt. Ohne Programmierungskenntnisse und vollkommen intuitiv gelangen Sie zu einem CRM-System, das vollends auf Ihre Unternehmensprozesse zugeschnitten ist. Gegenüber der Eigenentwicklung sparen Sie eine Menge Kosten und Zeit.  

Team klatscht Beifall während einer Präsentation zum Thema CRM erstellen im hellen Konferenzraum.
Ihre Vertriebsabteilung sollte unbedingt in den Prozess einbezogen werden.

Schritt 3: Importieren Sie Daten in Ihre CRM-Datenbank

Das CRM-System bildet die zentrale Anlaufstelle für all Ihre Daten. Importieren Sie Ihre Kontaktlisten, Leads und Verkaufschancen manuell oder nutzen Sie die Import-Funktion. Haben Sie zuvor mit einem anderen System gearbeitet, können Sie Ihre Daten direkt übertragen oder per CSV-Datei hochladen.

Schritt 4: Legen Sie Zugriffsrechte fürs Team an

Legen Sie Zugriffsrechte für Ihr Team fest, um sicherzustellen, dass jeder die erforderlichen Informationen entsprechend seiner Rolle und Verantwortlichkeiten einsehen und bearbeiten kann. Dies gewährleistet eine effiziente Zusammenarbeit und schützt gleichzeitig sensible Daten, wenn Sie Ihr CRM selbst erstellen.

Schritt 5: Vermeiden Sie diese Fehler bei der Integration eines CRM-Systems

Bevor Sie loslegen, gehen Sie noch einmal sicher, dass Sie folgende Fehler bei der Einrichtung Ihres CRM-Systems beachtet haben:  

  1. Inkonsistente Datenqualität: Stellen Sie sicher, dass die in das CRM-System importierten Daten genau, konsistent und fehlerfrei sind, um eine zuverlässige Grundlage für Entscheidungsprozesse zu gewährleisten.
  1. Unzureichendes Mitarbeitertraining: Vermeiden Sie Probleme durch unzureichend geschultes Personal. Räumen Sie genug Zeit ein, dass alle Teammitglieder über das notwendige Verständnis für die CRM-Software und ihre Funktionen verfügen.
  1. Mangelnde Konnektivität: Achten Sie darauf, dass Ihr CRM-System nahtlos in andere Unternehmensanwendungen integriert ist, um einen reibungslosen Informationsaustausch sicherzustellen und Datenkonsistenz zu gewährleisten.

Sie brauchen mehr Tipps, wie Sie Ihr CRM-System am besten im Unternehmen einführen? Dann folgen Sie dem Link zu mehr Informationen.

Fazit: Machen Sie keine Kompromisse

Wenn Sie sich für ein CRM-System entscheiden, sollten Sie keine großen Kompromisse eingehen. Definieren Sie Ihre Anforderungen und entscheiden Sie sich für die Software, die genau zu Ihnen passt. Mit einer Low-Code-Software wie Ninox genießen sie den Komfort integrierter Vorlagen und können Ihr CRM trotzdem selbst erstellen und gestalten. Ein benutzerdefiniertes CRM-System führt Sie langfristig zu Ihren Zielen, da es mit Ihrem Unternehmen mitwächst.  

Bauen Sie genau das, was Sie brauchen – nicht mehr und nicht weniger.