Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
24.6.25
Best Practice
Digitalisierung Spedition im Mittelstand: So machen sich kleine Betriebe zukunftssicher
9
min
Inhaltsverzeichnis
- Herausforderungen in mittelständischen Speditionen
- Warum Digitalisierung für Speditionen im Mittelstand so wichtig ist
- Einstieg in die Digitalisierung – pragmatisch und effizient
- Digitale Anwendungsbereiche für Speditionen
- Mit Ninox zur digitalen Spedition
- Fazit: Digitalisierung als Chance für Speditionen im Mittelstand
Die Digitalisierung der Spedition verändert die Logistikbranche grundlegend – und zwar nicht nur für Großunternehmen. Auch kleine und mittelständische Speditionen stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse zu modernisieren. Wer sich frühzeitig mit digitalen Lösungen auseinandersetzt, spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern kann sich auch neue Kundengruppen erschließen und seine Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern.
In diesem Blogpost erfahren Sie, warum sich der Einstieg in die Digitalisierung lohnt, welche Schritte sinnvoll sind und wie Sie mit der richtigen Software zukunftssicher aufgestellt sind.
Herausforderungen in mittelständischen Speditionen
Viele Speditionen im Mittelstand arbeiten noch mit überholten Strukturen. Aufträge werden per Telefon, Fax oder handschriftlich abgewickelt. Wichtige Informationen wie Lieferzeiten oder Fahrzeugstandorte liegen nicht in Echtzeit vor, was die Disposition erschwert. Dokumentation, Abrechnung und Nachverfolgung verursachen einen hohen Verwaltungsaufwand. Gleichzeitig wächst der Druck durch moderne, digital aufgestellte Wettbewerber. Wer weiterhin analog arbeitet, gerät schnell ins Hintertreffen.
Warum Digitalisierung für Speditionen im Mittelstand so wichtig ist
Eine aktuelle Studie zeigt: Rund die Hälfte der Logistikunternehmen verfügt über keine ganzheitliche Digitalstrategie. Oft werden nur einzelne Prozesse digitalisiert – zum Beispiel die Auftragsverwaltung oder die Routenplanung. Das reicht jedoch nicht aus, um das volle Potenzial der Digitalisierung auszuschöpfen.
Ziel moderner Logistik ist es, alle Abläufe entlang der Wertschöpfungskette miteinander zu vernetzen. Nur so lassen sich Synergien schaffen, Prozesse automatisieren und Daten gewinnbringend nutzen. Der Trend geht klar in Richtung Industrie 4.0 – also einer digital vernetzten Lieferkette, die sich flexibel und effizient steuern lässt.
Ein Beispiel aus der Praxis ist die DHL-Plattform „Salooda“, die den Austausch zwischen Speditionen und Versendern erleichtert. Digitale Tools wie diese bieten zahlreiche Vorteile:
- Routen können effizienter geplant und Leerfahrten vermieden werden.
- Die Stückkosten pro Lieferung sinken.
- Kunden profitieren von transparenter Kommunikation und schnellerem Service.
- Neue Zielgruppen lassen sich durch moderne Angebote besser ansprechen.
- Digitale Prozesse machen das Unternehmen auch für junge Fachkräfte attraktiver.
- Echtzeitdaten verbessern die Steuerung von Fuhrpark, Personal und Ressourcen.
Kurz gesagt: Die Digitalisierung stärkt Ihre Position am Markt sowohl intern als auch gegenüber Ihren Kunden.
Einstieg in die Digitalisierung – pragmatisch und effizient
Die digitale Transformation ist kein Großprojekt, das auf einen Schlag umgesetzt werden muss. Viel sinnvoller ist ein schrittweises Vorgehen. Wichtig ist dabei, zwei Perspektiven im Blick zu behalten: Zum einen geht es darum, interne Abläufe zu optimieren – also etwa die Auftragsabwicklung, Disposition oder Abrechnung. Zum anderen sollten Sie digitale Schnittstellen zu Kunden, Partnern und Fahrern schaffen, um moderne Services anzubieten.
Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie die Ihre Spedition Schritt für Schritt digitalisieren:
Schritt 1: Bestandsaufnahme durchführen
Bevor Sie neue Software einführen oder Prozesse umstellen, sollten Sie sich einen Überblick verschaffen. Welche Abläufe funktionieren gut? Wo treten regelmäßig Verzögerungen oder Fehler auf? Identifizieren Sie die Bereiche, in denen der manuelle Aufwand besonders hoch ist oder die besonders viel Zeit kosten. Diese Analyse bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte.
Schritt 2: Digitalisierung sorgfältig vorbereiten
Ein Digitalprojekt braucht klare Ziele. Überlegen Sie gemeinsam mit allen beteiligten Abteilungen, welche Erwartungen es gibt und welche Probleme gelöst werden sollen. Binden Sie dabei auch das Fahrpersonal und die Disposition mit ein, denn diese kennen die täglichen Abläufe am besten. Legen Sie einen Zeitplan und ein realistisches Budget fest. Eine saubere Vorbereitung hilft dabei, typische Stolpersteine zu vermeiden und alle Stakeholder mitzunehmen.
Schritt 3: Die passende Software auswählen
Ob Cloud-Lösung, App oder individuell anpassbare Plattform – die Auswahl an Tools ist groß. Wichtig ist, dass die Software zu Ihren Prozessen passt. Achten Sie darauf, dass sie sich flexibel an Ihre Anforderungen anpassen lässt und mit anderen Systemen kompatibel ist. Im Idealfall lässt sich die Lösung mobil nutzen, sodass auch Fahrer unterwegs auf Informationen zugreifen können.
Schritt 4: Pilotphase starten
Führen Sie neue digitale Lösungen zunächst in einem kleinen Bereich ein – zum Beispiel in der Auftragsverwaltung oder beim Dokumentenmanagement. Testen Sie, wie gut das neue System im Alltag funktioniert. Holen Sie regelmäßig Feedback ein und passen Sie die Prozesse bei Bedarf an. Erst wenn sich die Lösung bewährt hat, sollte die Ausweitung auf das gesamte Unternehmen erfolgen.
Schritt 5: Kontinuierlich optimieren
Die Digitalisierung der Spedition ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess. Neue Anforderungen, gesetzliche Änderungen oder technologische Entwicklungen machen es notwendig, regelmäßig nachzusteuern. Überprüfen Sie in festen Abständen, ob die eingesetzten Tools noch zu Ihrem Arbeitsalltag passen und wo weiteres Optimierungspotenzial liegt.
Digitale Anwendungsbereiche für Speditionen
In der Praxis zeigen sich besonders viele Chancen in folgenden Bereichen:
- Disposition und Tourenplanung: Digitale Tools ermöglichen eine flexible und übersichtliche Einsatzplanung. Verspätungen oder Ausfälle lassen sich schnell berücksichtigen.
- Sendungsverfolgung: Echtzeit-Tracking gibt Kunden, Disponenten und Fahrern jederzeit Einblick in den aktuellen Lieferstatus.
- Digitale Frachtpapiere und Lieferscheine: Papierlose Prozesse sparen Zeit und vermeiden Fehler bei der Dokumentation.
- Zeiterfassung und Fahrzeugmanagement: Automatisierte Systeme verbessern den Ressourceneinsatz und vereinfachen die Abrechnung.
Viele dieser Anwendungen lassen sich kombinieren und in bestehende Systeme integrieren – vorausgesetzt, Sie setzen auf eine offene, flexible IT-Infrastruktur.
Mit Ninox zur digitalen Spedition
Eine besonders praxisnahe Lösung für kleine und mittelständische Speditionen ist Ninox. Mit unserer Plattform lassen sich Aufträge, Touren, Kundeninformationen und Dokumente zentral verwalten – in einer einzigen, benutzerfreundlichen Datenbank. Ob im Büro oder unterwegs: Alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf die aktuellen Daten, auch offline.
Ninox ist anpassbar und wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Sie können eigene Workflows abbilden, Vorlagen erstellen und Schnittstellen zu anderen Tools integrieren. So entsteht eine zentrale Datenbasis, die nicht nur Prozesse vereinfacht, sondern auch bessere Entscheidungen im Tagesgeschäft ermöglicht.
Die Einführung ist einfach und modular möglich – ideal für Unternehmen, die nicht sofort alles umkrempeln wollen, sondern Schritt für Schritt modernisieren möchten. Ein weiterer großer Vorteil für mittelständige Unternehmen: Der Low-Code-Ansatz von Ninox ermöglicht es Ihnen, jederzeit individuelle Anpassungen vorzunehmen. Und das Beste daran? Sie benötigen dafür keine eigene IT-Abteilung.
Fazit: Digitalisierung als Chance für Speditionen im Mittelstand
Die Digitalisierung ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für mittelständische Speditionen. Wer jetzt handelt, verbessert nicht nur seine Abläufe, sondern verschafft sich auch klare Vorteile gegenüber dem Wettbewerb. Nutzen Sie die Chancen, die digitale Tools wie Ninox bieten, um Ihre Prozesse zu modernisieren, Kunden besser zu bedienen und neue Märkte zu erschließen. Beginnen Sie pragmatisch und machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher.
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