Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
19.8.24
Best Practice
Prozessautomatisierung 101: Ein Leitfaden für Einsteiger
8
min
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Prozessautomatisierung?
- Arten der Prozessautomatisierung
- Warum ist Prozessautomatisierung wichtig?
- In welchen Bereichen ist Automatisierung sinnvoll?
- Grundlegende Komponenten der Prozessautomatisierung
- Welche Herausforderungen gibt es bei der Prozessautomatisierung
- Best Practices bei der Umsetzung von Prozessautomatisierungen
- Prozessautomatisierung wird ein Eckpfeiler der Industrie 4.0
- Fazit: Der Weg zur erfolgreichen Prozessautomatisierung
Unternehmen suchen ständig nach Wegen, um ihre Abläufe effizienter, kostengünstiger und fehlerfreier zu gestalten. Die Prozessautomatisierung bietet hier eine vielversprechende Lösung.
Dieser Artikel gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über das Konzept der Prozessautomatisierung und zeigt Ihnen, wie Sie Ihre ersten erfolgreichen Schritte umsetzen können.
Was ist Prozessautomatisierung?
Die Prozessautomatisierung beschreibt eine Methode, bei der manuell oder digital ausgeführte, wiederkehrende Aufgaben in einem Unternehmen in automatisierte Workflows überführt werden, um die menschlichen Interventionen zu minimieren.
Aufgaben werden quasi „von allein“ durchgeführt. Durch die Prozessautomatisierung werden Aufgaben schneller, genauer und kostengünstiger erledigt.
Arten der Prozessautomatisierung
Die Prozessautomatisierung kann auf unterschiedliche Art und Weise durchgeführt werden - abhängig von der Art des Prozesses. Zu den wichtigsten Ausprägungen gehören:
Simple Prozessautomatisierung
Die einfache Prozessautomatisierung umfasst die Automatisierung einfacher, wiederholbarer Aufgaben. Der Prozess besitzt bereits vor der Automatisierung ein festes Schema.
Bei der simplen Prozessautomatisierung setzen Sie Tools ein, um grundlegende Aktivitäten wie die Dateneingabe, E-Mail-Versand oder das Erstellen von Berichten zu automatisieren. Das verbessert die Effizienz und reduziert menschliche Fehler bei alltäglichen Aufgaben.
Regelbasierte Prozessautomatisierung
Bei der regelbasierten Prozessautomatisierung handelt es sich um komplexere Prozesse, die von unterschiedlichen Szenarien und Variablen abhängig sind. Tritt ein bestimmtes Szenario ein, greift Regel A, für ein anderes Szenario beispielweise Regel B.
Ein Beispiel für regelbasierte Prozessautomatisierung sind Versicherungsfälle. Abhängig vom Schaden greifen unterschiedliche Abläufe in der Schadenregulierung.
Intelligente Prozessautomatisierung
Die intelligente Prozessautomatisierung kombiniert maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz (KI), um Prozesse zu automatisieren, die adaptives und kontextbezogenes Denken erfordern.
Diese Robotic Process Automation (RPA) integriert Technologien, die Daten analysieren, Muster erkennen und Entscheidungen treffen.
Ein prominentes Beispiel sind Chatbots im Kundenservice oder prädiktive Wartung in der Produktion. Diese fortschrittliche Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, selbst komplexe und dynamische Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten.
Warum ist Prozessautomatisierung wichtig?
Jedes Unternehmen kennt sie: die Routineaufgaben. Einige von ihnen sind schneller erledigt als andere. Allen ist jedoch gemein, dass sie Zeit und Kosten rauben. Genau deshalb lohnt es sich diese Prozesse zu automatisieren. Durch die Automatisierung werden Ressourcen freigemacht. Das steigert die allgemeine Mitarbeiterproduktivität und hilft Unternehmen dabei, schneller zu skalieren.
Die Prozessautomatisierung bringt konkret die folgenden Vorteile mit sich:
- langfristig Kosten reduzieren
- höhere Mitarbeiterzufriedenheit sicherstellen
- Produktivität und Effizienz verbessern
- manuellen Aufwand minimieren
- Datensicherheit erhöhen
- Durchlaufzeiten werden schneller
- Fehlerquellen reduzieren
- Prozesse effizient skalieren
In welchen Bereichen ist Automatisierung sinnvoll?
Prozesse zu automatisieren, ist in nahezu allen Unternehmensbereichen sinnvoll und kann erhebliche Vorteile bieten. Vor allem dort, wo sich ein hoher Verwaltungsaufwand zeigt – wie beispielsweise in der Buchhaltung, der HR und im IT-Bereich. Hier helfen standardisierte Prozesse dabei, Prozesse zu verschlanken.
Sie wollen Ihre HR-Prozesse digitalisieren? Tipps dafür gibt es an anderer Stelle.
Doch auch in anderen Abteilungen gibt es Automatisierungspotenziale. Wir zeigen Ihnen beispielhaft, in welchen Abteilungen es sich lohnt, Geschäftsprozesse zu automatisieren:
- Im Finanzwesen optimieren automatisierte Prozesse die Buchhaltung, indem Transaktionen und Rechnungsstellungen effizienter und fehlerfreier abwickelt werden können.
- Im Personalwesen beschleunigt die Prozessautomatisierung die Bearbeitung von Bewerbungen und das Onboarding neuer Mitarbeiter.
- Im Kundenservice verbessern automatisierte Chatbots und CRM-Systeme die Reaktionszeiten und die Kundenzufriedenheit.
- Auch in der Produktion und Logistik sorgt Automatisierung für reibungslose Abläufe und eine präzisere Bestandsverwaltung.
- Marketing-Teams profitieren von automatisierten Kampagnenmanagement-Tools, die eine zielgerichtete und konsistente Kommunikation ermöglichen.
Grundlegende Komponenten der Prozessautomatisierung
Bei der Prozessautomatisierung geht es darum, Mensch und Daten in Einklang zu bringen, um die maximale Effizienz aus einem Workflow zu holen. Durch Tools und Softwaretechnologien lassen sich arbeitsintensive Abläufe in automatisierte Prozesse überführen. Und dennoch trauen sich viele Unternehmen nicht, ihre ineffizienten Workflows zu beseitigen.
Wir zeigen Ihnen deshalb nachfolgend, wie Sie in fünf einfachen Schritten zu automatisierten Geschäftsprozessen gelangen:
Identifizieren Sie automatisierbare Prozesse
Starten Sie mit einer Nutzwertanalyse, um zu überprüfen, welche Prozesse sich für die Automatisierung eignen. Ein Prozess gilt als automatisierbar, wenn er aus vielen sich wiederholenden Schritten besteht.
Auch komplexe Prozesse können automatisiert werden, doch die Umsetzung gestaltet sich aufwendiger. Ein idealer automatisierbarer Prozess wird manuell durchgeführt, taucht regelmäßig auf, verläuft regelbasiert, zeigt nicht viele Varianten und nimmt ein hohes Volumen ein.
Planen und definieren Sie Ihre Strategieentwicklung
Erstellen Sie eine klare Automatisierungsstrategie, um einen strukturierten Ansatz zu gewährleisten. Definieren Sie Ihre Ziele und legen Sie fest, welche Prozesse priorisiert automatisiert werden sollen.
Berücksichtigen Sie dabei auch potenzielle Herausforderungen und entwickeln Sie Lösungen, um diese zu überwinden. Eine durchdachte Strategie bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung.
Finden Sie die richtige Lösung
Wählen Sie die passende Technologie zur Automatisierung Ihrer Prozesse. Cloud-Lösungen sind oft ideal, da sie skalierbar und flexibel sind. Sie ermöglichen es, automatisierte Prozesse schnell anzupassen und zu erweitern, wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern.
Vergleichen Sie verschiedene Tools und Plattformen, um die beste Lösung für Ihre spezifischen Bedürfnisse zu finden.
Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit ein
Binden Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an in den Automatisierungsprozess ein. Informieren Sie sie über die geplanten Änderungen und schulen Sie sie im Umgang mit neuen Technologien.
Die Akzeptanz und Unterstützung der Mitarbeiter sind entscheidend für den Erfolg der Automatisierung. Ein gut informiertes und geschultes Team kann die neuen Systeme effizient nutzen und ihre Vorteile voll ausschöpfen.
Beratung in Anspruch nehmen
Nutzen Sie die Expertise von Beratern, um den Automatisierungsprozess zu optimieren. Fachkundige Berater können Ihnen helfen, die besten Strategien und Technologien zu identifizieren und umzusetzen.
Sie bieten wertvolle Einblicke und bewährte Methoden, um die Automatisierung reibungslos und erfolgreich zu gestalten. Die Investition in Beratung kann langfristig zu erheblichen Effizienzgewinnen und Kosteneinsparungen führen.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Prozessautomatisierung
Bei der Prozessautomatisierung stehen Unternehmen vor mehreren Herausforderungen, die sorgfältig angegangen werden müssen:
- Gutes Change-Management erforderlich: Effektives Management der Umstellung, um Widerstände zu überwinden und Akzeptanz zu fördern.
- Software muss tatsächlich genutzt und implementiert werden: Sicherstellen, dass die implementierte Software vollständig integriert und aktiv verwendet wird.
- Zuständigkeiten müssen klar definiert sein: Klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten, um Verwirrung und Überschneidungen zu vermeiden.
- Erwartungshaltung: Realistische Erwartungen setzen, um Enttäuschungen und Frustrationen zu vermeiden.
- Datenqualität: Hohe Qualität der Daten sicherstellen, da schlechte Daten die Automatisierung ineffektiv machen können.
Best Practices bei der Umsetzung von Prozessautomatisierungen
Um Prozessautomatisierungen erfolgreich umzusetzen, sollten Unternehmen praxisorientierte Best Practices anwenden. Zwei mögliche Beispiele für die Automatisierung sind der Onboarding-Prozess und die Rechnungsfreigabe:
Onboarding-Prozess
Eine bewährte Praxis bei der Automatisierung des Onboarding-Prozesses besteht darin, den gesamten Ablauf zu standardisieren und automatisieren. Durch den Einsatz von Automatisierungstools können Unternehmen Willkommens-E-Mails versenden, Benutzerkonten einrichten und Schulungen planen, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Dies gewährleistet, dass alle neuen Mitarbeiter die gleiche hochwertige Einführung erhalten, reduziert den administrativen Aufwand und beschleunigt den Integrationsprozess erheblich.
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Rechnungsfreigabe
Bei der Automatisierung der Rechnungsfreigabe setzen Sie auf Tools, die Rechnungen automatisch erfassen, validieren und zur Genehmigung weiterleiten. Diese Praxis beschleunigt den Freigabeprozess, minimiert menschliche Fehler und erhöht die Transparenz.
Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass Rechnungen schneller bearbeitet und bezahlt werden, was zu einer verbesserten Liquidität und finanziellen Übersichtlichkeit beiträgt.
Sie möchten Ihre Rechnungen digitalisieren oder suchen eine Software, mit der Sie Rechnungen digital schreiben können? In beiden Fällen haben wir Tipps für Sie.
Prozessautomatisierung wird ein Eckpfeiler der Industrie 4.0
Die Prozessautomatisierung bietet die Grundlage für vernetzte und intelligente Produktionssysteme. Doch das Thema betrifft nicht nur große Unternehmen oder Konzerne. Für KMUs ist die Automatisierung ebenso wichtig, um mit der Digitalisierung Schritt zu halten und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Durch die Integration von Automatisierungslösungen können KMUs ihre Effizienz steigern, Kosten senken und ihre Anpassungsfähigkeit in einem sich schnell wandelnden Markt verbessern. In der Zukunft wird die Prozessautomatisierung unverzichtbar sein, um die Vorteile der Industrie 4.0 voll auszuschöpfen und innovative Geschäftsmodelle zu ermöglichen.
Fazit: Der Weg zur erfolgreichen Prozessautomatisierung
Die Prozessautomatisierung ist ein kraftvolles Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Abläufe effizienter, kostengünstiger und fehlerfreier zu gestalten. Von der Identifizierung automatisierbarer Prozesse über die Entwicklung einer klaren Strategie bis hin zur Auswahl der richtigen Technologie und der Einbindung Ihrer Mitarbeiter – jeder Schritt ist entscheidend für den Erfolg.
Mit einem gut durchdachten Ansatz und der Anwendung von Best Practices können Unternehmen ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit erheblich steigern. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung, um Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen.
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