Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
20.8.24
Best Practice
Wie Sie am besten Dokumente digitalisieren – effizient und sicher
6
min
Inhaltsverzeichnis
- Was bedeutet das Digitalisieren von Dokumenten?
- Diese Vorteile bietet die Digitalisierung von Unterlagen
- Welche Unterlagen können digitalisiert werden?
- Das müssen Sie beachten, um Dokumente rechtssicher zu digitalisieren
- Eine digitale Datenbank ermöglicht die Digitalisierung von Akten
- Digitalisieren Sie mit Ninox all Ihre Prozesse
- Fazit: Mit Ninox zum papierlosen Büro
In einer Welt, die zunehmend digitalisiert wird, ist es für Unternehmen entscheidend, mit dem Tempo Schritt zu halten und ihre Arbeitsprozesse zu optimieren. Eine der wichtigsten Maßnahmen in diesem Zusammenhang ist das Digitalisieren Akten und Dokumenten.
Doch wie gelingt es, Dokumente effizient und sicher zu digitalisieren, um die Vorteile der digitalen Transformation voll auszuschöpfen? Darum geht es in diesem Blogpost.
Was bedeutet das Digitalisieren von Dokumenten?
Beim Digitalisieren von Dokumenten geht es darum, physische Papierdokumente in elektronische Formate zu überführen und sie anschließend in digitalen Datenbanken oder elektronischen Archiven zu speichern.
Dies geschieht in der Regel mithilfe von Scannern oder spezieller Software, die es ermöglicht, die Dokumente in digitale Dateien umzuwandeln. Der Prozess des Digitalisierens macht die Dokumente leicht zugänglich und durchsuchbar, was eine effiziente Verwaltung und Nutzung ermöglichen.
Diese Vorteile bietet die Digitalisierung von Unterlagen
Dokumente zu digitalisieren und zu archivieren, bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die ihre Arbeitsweise revolutionieren und Prozesse digitalisieren möchten. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Effizienzsteigerung durch schnellere Suche und Zugriff auf Informationen
- Kostenersparnis durch Reduzierung des Papierverbrauchs und der Lagerkosten
- Verbesserte Sicherheit durch Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen
- Erhöhte Flexibilität durch einfache Zusammenarbeit und Austausch von Dokumenten
- Umweltfreundlichkeit durch Reduzierung des Papierverbrauchs und CO2-Emissionen
Welche Unterlagen können digitalisiert werden?
Beinahe kein Dokument muss mehr in Papierform vorliegen. Sie können Briefe digitalisieren, Ordner digitalisieren, Rechnungen digitalisieren, ja sogar ganze Akten lassen sich mitunter digitalisieren.
Die Palette der Dokumente, die digitalisiert werden können, ist vielfältig und umfasst eine breite Auswahl an Unterlagen, die in Unternehmen und Organisationen täglich anfallen. Hier sind einige Beispiele:
- Briefe: Geschäftsbriefe, Korrespondenz mit Kunden oder Lieferanten, Einladungen und andere schriftliche Kommunikation können problemlos digitalisiert und archiviert werden.
- Ordner: Organisationsstrukturen, Projektunterlagen, interne Richtlinien und andere Unterlagen, die typischerweise in physischen Ordnern aufbewahrt werden, können durch Digitalisierung leichter zugänglich gemacht werden.
- Akten: Kundenakten, Personalakten, Rechnungen, Lieferscheine und andere Akten, die Informationen zu bestimmten Vorgängen oder Transaktionen enthalten, können effizient digitalisiert und in elektronischen Datenbanken gespeichert werden.
- Gehaltsabrechnungen: Die Digitalisierung von Gehaltsabrechnungen erleichtert die Verwaltung der Mitarbeiterdaten und ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen.
- Verträge: Die Digitalisierung von Verträgen erleichtert deren Verwaltung und ermöglicht eine schnellere Suche nach bestimmten Vereinbarungen oder Bedingungen.
Diese Dokumente müssen in Papierform aufbewahrt werden
Beachten Sie unbedingt, dass es einige Dokumente gibt, die gesetzlich in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören beispielsweise:
- Handelsbücher,
- Inventare,
- Urkunden,
- notarielle Dokumente und
- bestimmte Verträge, die im Original unterschrieben sind.
Das müssen Sie beachten, um Dokumente rechtssicher zu digitalisieren
Beim Digitalisieren von Dokumenten, insbesondere bei der Digitalisierung von Papierdokumenten, ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Wichtige Aspekte, die Sie beachten sollten, sind:
- GoBD-Konformität: Die GoBD legen fest, wie elektronische Dokumente ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und archiviert werden müssen, einschließlich der Digitalisierung von Papierdokumenten. Dies umfasst unter anderem die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, die Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit von Änderungen und die Gewährleistung der Unveränderbarkeit von Dokumenten.
- Revisionssicherheit: Digitale Dokumente müssen revisionssicher sein. Das bedeutet, sie dürfen nach der Erstellung nicht mehr veränderbar sein. Dies erfordert geeignete Maßnahmen wie digitale Signaturen oder Zeitstempel, um die Integrität der Dokumente zu gewährleisten.
- DSGVO-Konformität: Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten müssen zusätzlich die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden. Dies umfasst unter anderem die Einhaltung von Datenschutzprinzipien wie Datensparsamkeit, Zweckbindung und Transparenz sowie die Implementierung angemessener Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.
- Sicherheitsmaßnahmen: Um die Vertraulichkeit und Integrität der digitalen Dokumente zu gewährleisten, sollten geeignete Sicherheitsmaßnahmen implementiert werden. Dazu gehören unter anderem Verschlüsselungstechnologien, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.
Eine digitale Datenbank ermöglicht die Digitalisierung von Akten
Eine digitale Datenbank ist ein wesentliches Instrument für die Digitalisierung von Akten. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente einfach zu archivieren, zu verwalten und zu digitalisieren, was zu einer effizienteren Arbeitsweise führt. Durch die Implementierung einer digitalen Datenbank können Unternehmen den Übergang zum papierlosen Büro erleichtern und ihre Produktivität steigern.
Kernfunktionen einer Software fürs digitale Dokumentenmanagement
Eine Software fürs digitale Dokumentenmanagement sollte bestimmte Kernfunktionen bieten, um den Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden. Dazu gehören unter anderem die Möglichkeit, Dokumente zu scannen, zu indizieren, zu durchsuchen und zu archivieren.
Weitere wichtige Funktionen, die die Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten erleichtern sind:
- Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen
- Sichere Server (idealerweise mit DSGVO-gebundenem Standort)
- Skalierbarkeit bei wachsendem Unternehmen
- Automatisierungsfunktionen
- Integrationsmöglichkeiten
- Suchfunktion für eine effiziente Dokumentenverwaltung
- Rollenkonzepte für eine organisierte Zusammenarbeit
Digitalisieren Sie mit Ninox all Ihre Prozesse
Ninox bietet eine umfassende Lösung, um sämtliche Ihrer Prozesse zu digitalisieren und somit den Weg zum papierlosen Büro zu ebnen. Mit Ninox haben Sie Zugang zu einer Vielzahl von Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Dazu gehören:
- Automatisierte Prozesse
- Datengenauigkeit
- Integration in vorhandene Programme
- Skalierbarkeit mit Größe des Unternehmens
- Suchfunktion
- Datensicherheit und sichere Server
Zusätzlich zu diesen Funktionen bietet Ninox eine Vielzahl von Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern und Ihnen ermöglichen, schnell und einfach Ihre Prozesse zu digitalisieren.
Diese Vorlagen decken eine breite Palette von Anwendungsfällen ab, einschließlich Projektmanagement, Kundenbeziehungsmanagement und Aufgabenverwaltung. Sie können auch eigene Vorlagen erstellen oder vorhandene Vorlagen anpassen, um sie an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Mit Ninox können Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren, Kosten sparen und den Übergang zum papierlosen Büro erleichtern.
Fazit: Mit Ninox zum papierlosen Büro
Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen, um effizienter zu arbeiten, Kosten zu sparen und die Umweltbelastung zu reduzieren. Durch die umfangreichen Funktionen von Ninox können Unternehmen ihre Dokumente effizient verwalten und sicherstellen, dass sie den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Mit Ninox wird der Weg zum papierlosen Büro nicht nur möglich, sondern auch einfacher und effektiver.
