Angeles Galbis
Senior Content Marketing Managerin
Zuletzt aktualisiert am
12.12.24
Product Release
E-Rechnung mit Ninox – Alles, was Sie wissen müssen
7
min
Inhaltsverzeichnis
Warum E-Rechnung?
Die Digitalisierung verändert die Geschäftswelt – und die E-Rechnung steht dabei im Fokus. Die elektronische Rechnungsstellung wird in Deutschland und Europa zunehmend verpflichtend. Immer mehr Unternehmen müssen gesetzlich sicherstellen, dass Rechnungen in standardisierten elektronischen Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung ausgestellt, übermittelt und verarbeitet werden.
Gesetzliche Regelungen wie die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die EN16931-Norm setzen Standards, die Unternehmen einhalten müssen. Ninox ermöglicht es, diese Anforderungen effizient umzusetzen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die E-Rechnung erfolgreich in Ihrem Unternehmen implementieren.
Mehr über die elektronische Rechnung und die gesetzlichen Rahmen lesen Sie in dem Beitrag „E-Rechnung und ihre Pflicht“.
Erfüllen Sie die E-Rechnungs-Anforderungen mit Ninox
Mit Ninox können Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung mühelos erfüllen. Die Plattform unterstützt die beiden wichtigsten Formate ZUGFeRD und XRechnung und erleichtert so die elektronische Rechnungsstellung.
Highlights der E-Rechnungs-Funktionalität in Ninox:
- EN16931-Konformität: Ninox entspricht den regulatorischen Standards, einschließlich der EU-Richtlinie und nationalen Vorgaben wie in Deutschland. Ninox verwendet einen DSGVO-konformen Dienst für die elektronische Rechnungsstellung (Mustang). Die gesamte Lösung wird von Ninox gehostet und gewartet, was eine zuverlässige und sichere Nutzung gewährleistet.
- Flexibilität durch Scripting: Nutzen Sie die Scripting-Funktionalität von Ninox, um individuelle Anpassungen vorzunehmen.
- Einfache Einrichtung: Mit dem vordefinierten Template für E-Rechnungen ist der Einstieg besonders leicht.
- Verfügbarkeit: Die Funktionen, die das Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen ermöglichen, sind ab der Version Ninox 3.14 für Kunden mit Professional und Enterprise Plan verfügbar. Zudem steht ihnen zusätzlich ein neues E-Rechnungs-Template zur Verfügung, das die Mindestanforderungen für die E-Rechnungen erfüllt und den Einstieg erleichtern soll. Es ist keine „Plug-and-Play“-Lösung, sondern soll als Grundlage für eine individuelle Implementierung dienen.
Im folgenden Video sehen Sie, wie die E-Rechnung mit Ninox umgesetzt werden kann:
Eingangsrechnungen mit Ninox bearbeiten
In unserer technischen Dokumentation wird die Implementierung und Nutzung der E-Rechnungs-Funktionen detailliert beschrieben – Hier geht es zur Dokumentation.
Ninox bietet verschiedene Möglichkeiten, um E-Rechnungen zu erfassen und weiterzubearbeiten.
Import oder Upload
Rechnungsdateien können entweder per Import, über einen Mailhook oder durch Hochladen in dafür vorgesehene Bild-Felder erfasst werden. Im E-Rechnungs-Template von Ninox erfolgt der Upload über ein Bild-Feld. Sobald eine Datei hochgeladen wird, wird ein hinterlegtes Trigger-Skript ausgeführt, das die weiteren Verarbeitungsschritte automatisch anstößt und so den Arbeitsaufwand gegenüber der manuellen Rechnungserfassung erheblich reduziert.
Validierung
Im nächsten Schritt müssen die Rechnungen auf technische und formale Korrektheit überprüft werden. Dank der Zusammenspiel mit dem Mustang-Servers können Rechnungen technisch validiert werden. Aus Ninox können die Mustang-Server-Funktionen mit Hilfe der Ninox Script-Funktion sendCommand aufgerufen werden. Diese Funktion ist im Ninox-E-Rechungs-Template bereits eingerichtet (ebenso weitere hier erwähnte Mustang-Funktionen).
Daten auslesen und speichern
E-Rechnungen liegen in verschiedenen Formaten und mit unterschiedlichen Inhalten vor. Um sie maschinenlesbar zu machen, müssen die Daten in eine standardisierte Form gebracht werden. Ninox setzt dabei auf die Funktionen des Mustang-Servers, der die Rechnungsdaten extrahiert und in einheitlichen JSON-Strukturen aufbereitet. Um eine korrekte Zuordnung der Datenfelder sicherzustellen, ist eine sorgfältige Feldzuweisung notwendig. Im Dokumentationsabschnitt „Mapping“ finden Sie die Zuordnung der Business Terms (BT) zu den entsprechenden Attributen. Diese Daten können anschließend in Ninox gespeichert und für verschiedene Geschäftsprozesse weiterverwendet werden, wie beispielsweise die Buchhaltung, Projektabrechnung oder das Cash-Flow-Management.
Visualisierung der Rechnungsdaten
Bei reinen XML-Rechnungen ist die Interpretation der Daten für Menschen ohne zusätzliche Hilfsmittel schwierig, da die Inhalte nur umständlich direkt aus den XML-Daten extrahiert werden können. Um eine vollständige und verständliche Ansicht der Rechnungsinhalte zu gewährleisten, ist eine Visualisierung der maschinenlesbaren XML-Daten erforderlich. Rechnungsdaten, die in Ninox gespeichert sind, können mit Hilfe der entsprechenden Felder in Tabellen so dargestellt werden, dass sie für Menschen leicht zu erfassen sind. Darüber hinaus ermöglicht die Funktionalität von Ninox auch die Visualisierung der kompletten Rechnungsdaten in Form einer separaten HTML-Ansicht.
Integration mit anderen Systemen
Für Unternehmen, die ihre Rechnungsdaten weiterverarbeiten oder mit anderen Systemen wie DATEV Unternehmer Online integrieren möchten, bietet Ninox eine spezielle DATEV-Integrationslösung. Diese Funktion ist für Kunden der Private Cloud ab dem Enterprise-Plan verfügbar.
Ausgangsrechnungen erstellen und versenden mit Ninox
Das Erstellen von E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung ist ein mehrstufiger Prozess, der sowohl gesetzliche Anforderungen als auch technische Standards berücksichtigt.
Erfassen der Rechnungsdaten
Die Erstellung einer E-Rechnung beginnt mit der Erfassung aller notwendigen Daten. Welche Informationen erforderlich sind, hängt von den gesetzlichen Vorgaben und dem gewählten Rechnungsformat ab. Die Rechnungsdaten werden in Ninox erfasst und für den weiteren Verarbeitungsprozess aufbereitet.
Detaillierte Informationen zu Anforderungen und Zuordnung der Business Terms in ZUGFeRD und XRechnung finden sich in der Dokumentation unter „Ressourcen & Tools“.
Rechnungsdatei erstellen
Für Rechnungen im ZUGFeRD-Format ist ein PDF/A-3-Dokument erforderlich, das mit XML-Daten angereichert ist. Dies lässt sich in Ninox mit der Carbone-Druckfunktion erstellen. Diese Funktion ermöglicht dynamische Drucklayouts und ist für Kunden der Private Cloud und der Public Cloud ab dem Professional Plan verfügbar. Anschließend werden die XML-Daten mithilfe der Mustang-Server-Funktion combine in das PDF eingebettet, sodass eine vollständige ZUGFeRD-konforme Datei entsteht.
Bei Rechnungen im XRechnungs-Format wird eine reine XML-Datei benötigt. Ninox stellt hierfür die Mustang-Server-Funktion invoice2XML bereit, die Rechnungsdaten in das erforderliche Format konvertiert. Diese Funktion wird direkt über Ninox-Skripte angesteuert.
Versand der E-Rechnung
Die fertige E-Rechnung wird üblicherweise per E-Mail an den Empfänger versendet. Mit der Ninox-Skriptfunktion sendEmail können Rechnungsdateien direkt aus der Plattform verschickt werden. Dies sorgt für einen nahtlosen Übergang vom Erstellungs- bis zum Versandprozess.
Fragen zur Einrichtung Ihrer E-Rechnungs-Funktion in Ninox?
Wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung der E-Rechnung benötigen, steht Ihnen unser Support-Team mit Rat und Tat zur Seite. Zudem bieten wir Ihnen am 12. und 19. Dezember zwei spezielle Webinare exklusiv für Kunden an, in denen wir Ihre Fragen beantworten und Ihnen hilfreiche Einblicke aus der Praxis geben.
- Exklusives Webinar für Kunden: Klicken Sie hier, um sich für das spezielle Webinar zur Implementierung der E-Rechnungs-Funktion anzumelden.
