Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
14.11.24
Best Practice
eAU: Wie lange ist sie abrufbar?
5
min
Inhaltsverzeichnis
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz: eAU) hat seit ihrer Einführung am 1. Januar 2023 die Art und Weise revolutioniert, wie Unternehmen mit Krankmeldungen umgehen. Das Ziel der eAU? Den bürokratischen Aufwand für Arbeitgeber und das Gesundheitswesen erheblich zu reduzieren.
Die eAU ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken – so wie lange ist sie abrufbar? Und welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen beachtet werden? In diesem Artikel beleuchten wir die wichtigsten Aspekte der eAU für Arbeitgeber.
Was ist die eAU?
Die eAU ersetzt den klassischen „gelben Zettel“, den Arbeitnehmer früher beim Arzt erhielten. Mit der digitalen Lösung wird der gesamte Prozess der Krankmeldung effizienter und transparenter gestaltet. Die eAU ermöglicht eine schnelle Übermittlung von Informationen über die Arbeitsunfähigkeit direkt vom Arzt an die Krankenkasse und von dort an den Arbeitgeber. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen.
Alles zur Pflicht der digitalen Krankmeldung lesen Sie an anderer Stelle bei uns.
Reibungslose Kommunikation im Krankmeldungsprozess
Ein wesentlicher Vorteil der eAU liegt darin, dass sie die Kommunikation zwischen den verschiedenen Akteuren im Gesundheitswesen optimiert. Statt eines langen Prozesses, bei dem Papierformulare hin- und hergeschickt werden, erfolgt die Übermittlung der relevanten Informationen in Echtzeit. Das bedeutet weniger Wartezeit für die Arbeitgeber und eine schnellere Bearbeitung von Krankmeldungen.
Wichtige Informationen, die Arbeitgeber abrufen können:
- Name des Mitarbeiters: Identifikation der erkrankten Person.
- Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit: Der genaue Zeitraum, in dem der Mitarbeiter arbeitsunfähig ist.
- Datum der ärztlichen Feststellung: Wann die Arbeitsunfähigkeit offiziell festgestellt wurde.
- Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung: Ob es sich um die erste Krankmeldung oder eine Folgemeldung handelt.
Durch Einführung der eAU können rund 308 Millionen Papierformulare pro Jahr eingespart werden. Doch ist die eAU nicht nur ökologisch sinnvoll – sie senkt auch den administrativen Aufwand, der mit der Bearbeitung von Krankmeldungen verbunden ist.
Der Abrufprozess für Arbeitgeber
Der Prozess für Arbeitgeber, die eAU-Daten abzurufen, ist einfach strukturiert. Er gliedert sich in vier wesentliche Schritte:
- Arztbesuch: Der Mitarbeiter geht zum Arzt, der die Arbeitsunfähigkeit feststellt.
- Meldung an die Krankenkasse: Der Arzt übermittelt die Informationen direkt an die Krankenkasse des Mitarbeiters.
- Information des Arbeitgebers: Der Mitarbeiter informiert den Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit, zum Beispiel per Telefon oder E-Mail.
- Abruf der Daten: Der Arbeitgeber ruft die relevanten Daten bei der Krankenkasse ab.
Wie lange können Sie eAU-Daten abrufen?
Um am eAU-Verfahren teilzunehmen, benötigen Arbeitgeber ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder ein entsprechendes Zeiterfassungssystem. Die eAU-Daten sind über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen verfügbar und sollten regelmäßig, mindestens wöchentlich, abgerufen werden.
Die Löschung der Daten erfolgt seit dem 1. Januar 2024 nach 42 Tagen. Zudem können auch frühere Arbeitsunfähigkeiten eingesehen werden. Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist in der Regel erst nach drei Tagen erforderlich, weshalb der Datenabruf sinnvollerweise erst ab dem fünften Tag der Arbeitsunfähigkeit erfolgen sollte.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Der Datenschutz spielt bei der eAU eine zentrale Rolle. Die Verarbeitung der eAU-Daten muss den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Arbeitgeber dürfen keine Diagnosen einsehen, sondern lediglich die relevanten Informationen zur Arbeitsunfähigkeit.
Zu den wichtigsten Pflichten für Arbeitgeber gehören:
- Der fristgerechte Abruf der eAU-Daten
- Eine datenschutzkonforme Speicherung der Informationen
- Sensible Handhabung der gesammelten Daten
Ein Versäumnis in diesen Punkten kann zu rechtlichen Konsequenzen führen, von Bußgeldern bis hin zu haftungsrechtlichen Problemen.
Chancen und Herausforderungen der eAU
Die Umstellung auf die eAU erfordert von Unternehmen technologische Investitionen und Anpassungen in ihren bestehenden Abläufen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über die erforderliche Software verfügen, um die Daten effizient abzurufen und zu verarbeiten. Zudem müssen die Datenschutzbestimmungen strikt eingehalten werden, um die sensiblen Mitarbeiterdaten zu schützen. Dies kann insbesondere für kleinere Unternehmen eine Herausforderung darstellen, die möglicherweise nicht über die nötigen Ressourcen verfügen.
Diese Herausforderungen können zunächst entmutigend wirken. Dennoch bietet die eAU auch erhebliche Vorteile zur Verbesserung der internen Prozesse.
Die eAU bietet für Unternehmen zahlreiche Chancen:
- Effizienzsteigerung: Die Digitalisierung des Prozesses reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich, da weniger Papierdokumente bearbeitet werden müssen.
- Echtzeit-Updates: Informationen über Krankmeldungen werden sofort übermittelt. Das verkürzt die Reaktionszeit und ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Abwesenheiten.
- Optimierung von HR-Strategien: Unternehmen profitieren von automatisierten Prozessen, die eine bessere Auswertung und Planung von Abwesenheiten erlauben.
- Nachhaltigkeit: Durch den Wegfall von Papierformularen leistet die eAU einen Beitrag zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks von Unternehmen.
Optimierung der HR-Prozesse
Mit der Implementierung der eAU haben Unternehmen auch die Möglichkeit, ihre HR-Prozesse zu optimieren. Eine effektive Verwaltung von Krankmeldungen kann dazu beitragen, die Abwesenheitsquote zu reduzieren und das Mitarbeiterengagement zu erhöhen. Durch automatisierte Systeme reagieren HR-Abteilungen schneller auf Krankmeldungen und die Kommunikation mit den betroffenen Mitarbeitern verbessert sich enorm.
Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit zur Analyse von Abwesenheitsdaten. Arbeitgeber können Muster erkennen, die möglicherweise auf größere Probleme hinweisen, wie beispielsweise ein schlechtes Arbeitsklima oder gesundheitliche Risiken am Arbeitsplatz. Durch die Erhebung und Auswertung dieser Daten können gezielte Maßnahmen ergriffen werden, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern.
Fazit: eAU – Eine Chance für die moderne HR-Prozesse
Die eAU ist ein wichtiger Schritt in die digitale Zukunft des Gesundheitswesens. Arbeitgeber sollten sich proaktiv mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen und die technischen Voraussetzungen schaffen, um die Vorteile der digitalen Krankmeldung voll auszuschöpfen. Mit einer effektiven Umsetzung der eAU profitieren Unternehmen von einer erheblichen Reduzierung des bürokratischen Aufwands und optimieren gleichzeitig ihre HR-Prozesse.
