Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
31.10.24
Best Practice
Wie Sie eine GAEB-Datei öffnen und erstellen: Praktische Tipps und Tools
6
min
Inhaltsverzeichnis
Im Bauwesen ist der Austausch von Daten zwischen Auftraggebern, Planern und Ausführenden von zentraler Bedeutung. Häufig müssen Sie eine GAEB-Datei öffnen, um Informationen über Ausschreibungen und Angebote zu bearbeiten. Das GAEB-Format erleichtert den Prozess erheblich, indem es standardisierte Daten für die digitale Ausschreibung, das Angebotsmanagement und die Abrechnung bereitstellt.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Tools und Tipps Ihnen den Umgang mit GAEB-Dateien erleichtern.
Was ist eine GAEB-Datei?
Bevor wir in die Praxis einsteigen, ist es wichtig zu verstehen, was eine GAEB-Datei genau ist. Die GAEB-Datei wird im Bauwesen verwendet, um Informationen über Ausschreibungen, Angebote und Abrechnungen zu standardisieren. Sie basiert auf einem klar definierten Format, das den Datenaustausch zwischen verschiedenen Softwarelösungen ermöglicht. Dadurch wird sichergestellt, dass alle am Bauprozess Beteiligten (Architekten, Bauunternehmen, Planer) einheitliche Daten erhalten.
GAEB-Dateien existieren in verschiedenen Formaten, je nachdem, in welchem Stadium des Bauprojekts sie verwendet werden. Die gängigsten Formate sind:
- GAEB 90
- GAEB 2000
- GAEB XML
GAEB XML ist das aktuelle Format und wird bevorzugt verwendet, da es am besten mit modernen IT-Systemen kompatibel ist.
GAEB-Dateien öffnen – Die besten Tools
Um eine GAEB-Datei zu öffnen, benötigen Sie spezielle Software, die das Format unterstützt. Nachfolgend stellen wir Ihnen einige Tools vor, mit denen Sie GAEB-Dateien schnell und einfach öffnen können.
AVA-Software (Ausschreibungs-, Vergabe- und Abrechnungssoftware)
Eine der gängigsten Methoden, GAEB-Dateien zu öffnen, ist die Verwendung von AVA-Software. Diese Softwarelösungen sind speziell auf das Bauwesen zugeschnitten und unterstützen verschiedene GAEB-Formate. Durch die Unterstützung gängiger Formate wie GAEB XML wird der Einstieg erleichtert. Viele Programme bieten zudem die Funktion, GAEB-Dateien einzulesen, um sie direkt in Ihre Arbeitsumgebung zu integrieren. Zu den bekanntesten AVA-Programmen gehören:
- CaliforniaX: Besonders nutzerfreundlich, ideal für kleinere bis mittelgroße Bauunternehmen.
- ORCA AVA: Weit verbreitet und unterstützt sowohl GAEB 2000 als auch GAEB XML.
- GAEB-Online 2023: Ein einfaches und kostengünstiges Tool zur Bearbeitung von GAEB-Dateien, das speziell für kleinere Unternehmen und Handwerksbetriebe entwickelt wurde. Es ermöglicht das Öffnen, Bearbeiten und Erstellen von GAEB-Dateien direkt auf Ihrem PC.
Die meisten AVA-Programme bieten eine Vorschaufunktion, mit der Sie GAEB-Dateien öffnen und anzeigen können, bevor Sie sie weiterbearbeiten.
Microsoft Excel mit Plug-ins
Für Nutzer, die bereits mit Excel vertraut sind, gibt es die Möglichkeit, GAEB-Dateien mithilfe von externen Konvertierungstools zu bearbeiten. Die Plugins ermöglichen es, GAEB-Dateien in Excel zu importieren und dort weiterzubearbeiten. Da viele Unternehmen ohnehin mit Excel arbeiten, ist die Einstiegshürde somit sehr gering.
GAEB-Konverter
Falls Sie kein umfangreiches AVA-Programm nutzen möchten, gibt es auch spezialisierte GAEB-Konverter, die GAEB-Dateien in andere Formate konvertieren – beispielsweise in PDF oder Word-Dokumente. Diese Tools eignen sich besonders, wenn Sie die Daten nur einsehen, aber nicht bearbeiten müssen.
GAEB-Dateien erstellen – Schritt für Schritt
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie GAEB-Dateien öffnen können, stellt sich die Frage: Wie erstellt man eine GAEB-Datei? Hier sind die wichtigsten Schritte, die Sie beachten sollten, wenn Sie eine GAEB-Datei erstellen:
Schritt 1: AVA-Software verwenden
Die einfachste Methode, eine GAEB-Datei zu erstellen, ist über eine AVA-Software. Diese Programme sind speziell dafür konzipiert, Ausschreibungen und Abrechnungen im GAEB-Format zu generieren.
Die meisten AVA-Programme bieten eine intuitive Benutzeroberfläche, sodass auch unerfahrene Nutzer schnell eine GAEB-Datei erstellen können.
Schritt 2: Leistungsverzeichnis erstellen
Das Leistungsverzeichnis ist das Herzstück jeder GAEB-Datei und bildet die Grundlage für eine strukturierte Bauausschreibung. Es enthält alle wichtigen Details zu den einzelnen Leistungen, die im Bauprojekt erbracht werden müssen. Bei der Erstellung eines Leistungsverzeichnisses müssen folgende Punkte beachtet werden:
- Klare Leistungsbeschreibung: Jede Position im Leistungsverzeichnis sollte präzise und verständlich beschrieben sein. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten genau wissen, was erwartet wird.
- Positionen und Mengen: Listen Sie jede Leistung als einzelne Position auf und geben Sie die genauen Mengen an. Eine korrekte Mengenerfassung ist entscheidend für eine exakte Kostenberechnung.
- Struktur und Übersichtlichkeit: Gliedern Sie das Leistungsverzeichnis in logische Abschnitte, um den Überblick zu behalten. So können sowohl Auftragnehmer als auch Auftraggeber leichter nachvollziehen, welche Arbeiten anstehen.
Achtung: Fehlerhafte Dateneingaben können zu Problemen führen. Die meisten AVA-Programme bieten jedoch eine automatische Fehlerprüfung an, die hilft, solche Probleme zu vermeiden. Achten Sie darauf, die Fehlerprüfung vor dem Export zu nutzen.
Schritt 3: GAEB-Format auswählen
Sobald das Leistungsverzeichnis steht, müssen Sie das richtige GAEB-Format wählen. GAEB XML ist der Zukunftsstandard, da es am besten mit modernen IT-Systemen kompatibel ist. GAEB 90 und GAEB 2000 sind ältere Formate, die nur von wenigen Programmen unterstützt werden. Daher ist es empfehlenswert, auf GAEB XML zu setzen.
Schritt 4: Export der GAEB-Datei
Haben Sie das Leistungsverzeichnis erstellt, müssen Sie die GAEB-Datei nur noch aus Ihrer Software exportieren. Achten Sie darauf, dass Sie die Datei im richtigen Format speichern. Es ist wichtig, die Datei nach dem Export auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen.
Praktische Tipps für den Umgang mit GAEB-Dateien
Im Umgang mit GAEB-Dateien gibt es einige praktische Tipps, die Ihnen die Arbeit erleichtern:
- Backup erstellen: Bevor Sie eine GAEB-Datei bearbeiten, sollten Sie immer eine Sicherungskopie erstellen. So vermeiden Sie Datenverluste.
- Version beachten: Achten Sie darauf, in welchem GAEB-Format Sie arbeiten. Nicht alle Tools unterstützen ältere Formate wie GAEB 90 oder GAEB 2000.
- Fehlerprüfung: Viele AVA-Programme bieten eine integrierte Fehlerprüfung an. Nutzen Sie diese Funktion, um sicherzustellen, dass Ihre GAEB-Datei fehlerfrei ist.
- Regelmäßige Updates: Halten Sie Ihre Software stets auf dem neuesten Stand. Gerade bei GAEB XML können ältere Programmversionen Probleme verursachen.
- Schulung und Weiterbildung: Um den Umgang mit GAEB-Dateien effizient zu gestalten, ist es sinnvoll, das Team regelmäßig zu schulen. Viele Softwareanbieter bieten Online-Schulungen und Webinare an, um neue Funktionen und Updates zu erklären. Dies hilft, die Arbeit mit GAEB-Dateien zu optimieren und Fehler zu vermeiden.
GAEB-Datei ganz einfach öffnen - mit Definitiv Digital und Ninox
Wenn Sie nach einer Software mit GAEB-Schnittstelle suchen, könnte die von Definitiv Digital entwickelte Lösung auf Basis der Low-Code-Plattform Ninox genau das Richtige für Sie sein. Sie wurde speziell für Handwerksbetriebe entwickelt und lässt sich flexibel an die Anforderungen einzelner Unternehmen anpassen.
Mit dieser Lösung haben Sie die Möglichkeit, GAEB 83-Dateien einzulesen und als GAEB X84 zu exportieren. Zudem können Sie eine vollständige Kalkulation durchführen, die Preisstrukturen detailliert aufschlüsseln und im Anschluss Gewinn, Risiken und weitere Faktoren unkompliziert auswerten.
Diese Software ist besonders vorteilhaft für Bauunternehmen, die ihre Abläufe digitalisieren wollen, ohne eine komplexe IT-Landschaft zu benötigen. Sie ermöglicht eine effizientere Arbeitsweise und eine bessere Ressourcennutzung. Weitere Informationen und Kontaktmöglichkeiten finden Sie auf der Partnerseite oder auf der Website von Definitiv Digital.
Fazit: Effizienter Umgang mit GAEB-Dateien für erfolgreiche Bauprojekte
Der Umgang mit GAEB-Dateien ist einfacher, als es auf den ersten Blick scheint. Mit den richtigen Tools – von AVA-Software bis hin zu Excel-Plug-ins – können Sie GAEB-Dateien problemlos öffnen, bearbeiten und erstellen. Halten Sie Ihre Software auf dem neuesten Stand und nutzen Sie die integrierten Fehlerprüfungen, um reibungslose Arbeitsprozesse zu gewährleisten.
