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So können Sie mit HR-Software die Mitarbeiterzufriedenheit steigern

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Was ist Low-Code? Das fragt sich auch dieser Entwickler, der an einem hellen Schreibtisch vor einem Computer sitzt.

Inhaltsverzeichnis

Einleitung
Wie HR-Software die Mitarbeiterzufriedenheit steigern kann
Warum es so schwer ist, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern
Die Rolle einer Personal-Software bei der Steigerung der Zufriedenheit
Diese Schlüsselfunktionen sollte Ihre HR-Software haben
Nicht vergessen: Zufriedenheit messen
5 Tipps für mehr Mitarbeitermotivation

Neben den Zielen, Ihren Umsatz zu steigern bzw. mehr Kunden zu gewinnen, sollte die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit ganz oben auf Ihrer Agenda stehen. Ihre HR-Software kann Sie dabei unterstützen. Wie? Das zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Wie HR-Software die Mitarbeiterzufriedenheit steigern kann

HR-Software kann Ihre Prozesse vereinfachen und für Effizienz sorgen. Doch auch die Mitarbeiterzufriedenheit wird mit einem passenden HR-Tool erhöht. Mit entsprechenden Modulen und Funktionen und einer an Sie angepassten Software für Personalmanagement werden Ihre Mitarbeiter glücklicher.

Vier junge Mitarbeiter, darunter eine Frau mit rotem Haar und ein Mann mit Dreadlocks, diskutieren in einem modernen Büro über HR-Software auf einem Laptop. — HR-Software kann die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Erfahren Sie hier, wie.

Das spiegelt sich natürlich auch in der Motivation und der Produktivität wider. Mit weiteren Maßnahmen Ihrerseits, wie beispielsweise nützlichen Benefits, trägt eine HR-Software so also enorm zu einer wertschätzenden Unternehmenskultur bei, in der Ihre Mitarbeiter gern arbeiten.

Warum es so schwer ist, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) stehen vor großen Herausforderungen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Die Fluktuation ist hoch, der Personalmangel gravierend. Top-Kandidaten müssen gezielt angesprochen werden, was Zeit und Ressourcen kostet. Beides ist nicht in großem Umfang vorhanden.

Um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, gibt es viele Maßnahmen. Die meisten kosten allerdings Geld und Ressourcen. Optionen wie Mitarbeiterförderprogramme werden deshalb oft nicht in der Praxis umgesetzt.
Wir befinden uns in einer Zeit des kulturellen und strukturellen Wandels. Arbeitsmodelle ändern sich, die junge Generation stellt arbeitsbezogene Bedingungen infrage, die Digitalisierung schreitet voran. Mit der Anpassung an digitale Arbeitsweisen verändert sich auch die Art, wie Sie und Ihre Mitarbeiter im Unternehmen arbeiten. Diese Veränderung trifft oft auf Widerstände seitens Ihrer Angestellten. Dieser Prozess kann Unzufriedenheit zur Folge haben.
Aber natürlich sind auch die Digitalisierung und die Technologie, die daraus resultiert, eine Herausforderung für sich. Denn die richtige (HR-)Software muss ausgewählt werden. Davor stellt sich jedoch die Frage, welche Prozesse Sie überhaupt wie digitalisieren können, um wirklich effizient zu arbeiten. Nicht, dass Sie für die Personal-Software arbeiten und nicht andersherum.

Gestresster junger Mann mit Bart im grauen Hemd hält die Stirn, während er ein HR-Tool auf seinem Laptop in einem Café betrachtet. — Ein HR-Tool einzuführen, bedeutet auch Veränderungen. Nicht jeder Mitarbeiter steckt diese einfach weg.

Doch auch ohne angepasste HR-Software ist es schwer, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Besonders in der heutigen Zeit, mit neuen Anforderungen an Arbeit und dem Personalmangel, haben Arbeitgeber einiges zu tun, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren.

Nur ein HR-Tool allein kann die Zufriedenheit schlecht erhöhen. Vielmehr sollte sie Teil eines ausgeklügelten Konzepts sein.

Die Rolle einer Personal-Software bei der Steigerung der Zufriedenheit

Doch wie kann eine HR-Software die Mitarbeiterzufriedenheit genau steigern? Im Wesentlichen kann eine Software für Personalmanagement zwei essenzielle Rollen in Ihrem Unternehmen ausfüllen:

Ein HR-Tool spart Zeit, indem es Routineaufgaben automatisiert. Damit sparen Mitarbeiter viel Zeit, die sie in andere Aufgaben stecken können. Am Ende des Tages haben sie mehr geschafft und nicht das Gefühl, den Tag mit vermeintlich sinnlosen Aufgaben wie Urlaubstage auszurechnen zu verbringen.

Mit einer Personalverwaltungssoftware verbessern Sie die Kommunikation und Transparenz im Unternehmen. Wichtige Daten werden sofort in der digitalen Personalakte angezeigt. Auch andere Kollegen sehen die wichtigsten Daten, wie den Urlaub ihrer Teammitglieder und sind so immer gut informiert.

Eine für Personalmanagement entwickelte Software ebnet den Weg für flexible Arbeitsmodelle. Die Digitalisierung legt den Grundstein für Remote Work von überall aus. Ihr Mitarbeiter können von unterwegs auf wichtige Daten zugreifen bzw. den Urlaub buchen.

Frau mit Kopfhörern und kariertem Hemd verwendet Personal-Software für ein virtuelles Meeting auf ihrem Laptop, während eine graue Katze daneben sitzt, in einem gut beleuchteten Heimbüro. — Personal-Software unterstützt flexible Arbeitsmodelle wie Home-Office oder Remote Work.

Diese Schlüsselfunktionen sollte Ihre HR-Software haben

HR-Tool ist nicht gleich HR-Tool. Achten Sie auf bestimmte Funktionen, um die Mitarbeiterzufriedenheit steigern zu können. Zuallererst sollte die HR-Software für Unternehmen aus Deutschland entwickelt worden sein. Dann sind Sie bei regulatorischen Vorgaben in der Regel auf der sicheren Seite.

Achten Sie zudem darauf, dass die Personal-Software über übersichtliche Kalender verfügt, damit jeder Mitarbeiter erkennen kann, wer wann an- bzw. abwesend ist. Auch ein Organigramm ist nicht zu verachten. Das kommt besonders neuen Angestellten zugute, wenn sie Probleme haben, sich mit der Organisationsstruktur zurechtzufinden.

Mitarbeiter-Self-Service: Fördern Sie die Autonomie Ihrer Mitarbeiter mit einer Personal-Software, die Ihre Mitarbeiter selbst befüllen können. Änderungen wie eine neue Adresse müssen dann nicht mehr über den Tisch des HR-Managers gehen, sondern können von den Angestellten selbst ausgefüllt werden.
Analyse und Reporting: Sehen Sie sich regelmäßig wichtige Kennzahlen wie Mitarbeiterzufriedenheit oder die Fluktuation an, um auf dem Laufenden zu bleiben.
Performance Management und Feedback: Eine HR-Software sollte auch der Ort für Ihr gesammeltes Feedback zu den Mitarbeitern sein. So ermöglichen Sie eine faire und transparente Leistungsbeurteilung.

Erweitern Sie Ihre Software für Personalmanagement mit Umfragemodulen, damit Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig befragen können, wie die Stimmung im Unternehmen ist. Alles abgespeichert an einem einheitlichen Ort, wie einem HR-Tool, eröffnet Ihnen völlig neue Möglichkeiten zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.

Nicht vergessen: Zufriedenheit messen

Nachdem Sie Ihre neue HR-Software gefunden haben (Tipps zur Suche nach der perfekten HR-Software für KMUs finden Sie übrigens an anderer Stelle), geht es an die Implementierung.

Zwei Geschäftsmänner, einer älter mit grauem Bart und blauem Hemd und der andere jünger im schwarzen Shirt, betrachten ein Dokument auf einem Laptop, wobei sie Personalmanagement Software in einem hellen Büro verwenden. — Ihr Personalmanagement benötigt eine Software, um Ihren Prozess rund um Feedback in Zukunft optimieren zu können.

Beachten Sie unbedingt, dass viele Mitarbeiter neuen Prozessen eher negativ eingestellt sind. Beziehen Sie daher Ihre Angestellten von Anfang an in den Prozess mit ein. Bieten Sie Frage-und-Antwort-Runden für das neue HR-Tool an und geben Sie dem Ganzen Zeit.

Fragen Sie außerdem regelmäßig die Zufriedenheit gegenüber der HR-Software ab. Gibt es Probleme oder Funktionen, die fehlen? Das erfahren Sie mit Mitarbeiterumfragen.

Außerdem sollten Sie regelmäßig die Nutzungsrate der HR-Software identifizieren, um zu erkennen, ob sich das Programm lohnt.

5 Tipps für mehr Mitarbeitermotivation

Aber auch ohne Personal-Software können Sie die Zufriedenheit, Motivation und Produktivität Ihrer Mitarbeiter erhöhen. Als kleinen Bonus haben wir Ihnen 5 Tipps zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit aufgelistet:

Wertschätzung und Anerkennung: Ihre Unternehmenskultur sollte auch regelmäßiges Feedback und Wertschätzung beinhalten. Achten Sie besonders darauf, dass nicht immer die gleichen Abteilungen bzw. Personen gelobt werden. Fragen Sie ebenfalls regelmäßig nach konstruktiver Kritik.
Flexible Arbeitsgestaltung: Bieten Sie flexible Arbeitsmodelle wie Home-Office an. Auch die Definition von Kernarbeitsstunden hilft zum Beispiel Mitarbeitern mit Kindern flexibler agieren zu können.
Gemeinsame Aktivitäten: Selbst kleine Events wie gemeinsame Mittagessen oder eine gemeinsame Kaffeepause stärken das Gemeinschaftsgefühl und damit die Zufriedenheit Ihres Teams.
Weiterbildung: Viele Mitarbeiter haben einen unaufhörlichen Wissensdurst. Neben Schulungen und weiteren Weiterbildungsmöglichkeiten können Sie auch regelmäßige Meetings organisieren, bei denen Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen Wissen austauschen. Aber auch Lerngruppen oder Online-Kurse helfen bereits.
Kommunikation: Offene Kommunikationskanäle und ein regelmäßiger Austausch über Unternehmensneuigkeiten sowie Veränderungen sind wichtig. So binden Sie Mitarbeiter ein und erhalten im Gegenzug Vertrauen.