Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
26.9.24
Best Practice
Lieferscheine digitalisieren: Effizienzsteigerung durch digitale Prozesse
6
min
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein digitaler Lieferschein?
- Warum überhaupt Lieferscheine digitalisieren?
- Byebye Zettelwirtschaft: Die Vorteile von digitalen Lieferscheinen
- So funktioniert die Digitalisierung von Lieferscheinen
- Beispiel Baustelle: Schluss mit herumfliegenden Lieferscheinen
- Fazit: Suchen Sie nie wieder nach Papier-Belegen
Für Unternehmen, die ihre Supply Chain optimieren und ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten möchten, ist die Digitalisierung von Lieferscheinen ein entscheidender Schritt. Viele Unternehmen kämpfen noch immer mit der Zettelwirtschaft, die mit manueller Eingabe, Papierstapeln und oft chaotischer Dokumentation verbunden ist. Lieferscheine zu digitalisieren, bietet hier eine klare Lösung und ermöglicht erhebliche Effizienzsteigerungen.
In diesem Blogpost erfahren Sie, wie Sie durch die Digitalisierung von Lieferscheinen Zeit, Kosten und Fehler reduzieren können und warum es sich lohnt, diesen Schritt zu gehen.
Was ist ein digitaler Lieferschein?
Ein digitaler Lieferschein ist die elektronische Form des traditionellen Papier-Lieferscheins. Anstatt auf Papier gedruckt und physisch überreicht zu werden, werden alle relevanten Informationen in digitaler Form gespeichert und verarbeitet.
Egal ob aus Papier oder digital, diese Angaben muss ein Lieferschein beinhalten:
- Lieferant und Empfänger: Wer liefert und wer erhält die Ware?
- Lieferdatum: Wann wurde die Lieferung durchgeführt?
- Warenbeschreibung: Was wurde geliefert?
- Menge und Einheit: Wie viel wurde geliefert?
- Referenznummern: Welche Rechnungen oder Aufträge sind betroffen?
Warum überhaupt Lieferscheine digitalisieren?
Die Digitalisierung von Lieferscheinen ist ein entscheidender Schritt zur Optimierung Ihrer gesamten Lieferkette und hat weitreichende Bedeutung für Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Durch die Digitalisierung verbessern Sie den Informationsfluss innerhalb Ihrer Supply Chain erheblich.
Digitale Dokumente ermöglichen eine nahtlose Kommunikation zwischen Lieferanten, Logistikern und Kunden. Informationen stehen sofort zur Verfügung, wodurch Verzögerungen durch fehlende oder fehlerhafte Dokumente minimiert werden. Der digitale Prozess trägt zu einer schnelleren und zuverlässigeren Abwicklung von Bestellungen bei und hilft, Engpässe und Verzögerungen zu vermeiden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Verbesserung der Kundenbeziehungen. Indem Sie Ihre Lieferscheine digitalisieren, können Sie Lieferungen effizienter nachverfolgen und Kunden umgehend über den Status ihrer Bestellungen informieren. Das erhöht die Kundenzufriedenheit, da Kunden präzise und zeitnahe Updates erhalten und sich auf eine schnelle Bearbeitung ihrer Anliegen verlassen können.
In einem wettbewerbsintensiven Markt kann die Effizienz Ihres Unternehmens einen entscheidenden Vorteil darstellen. Digitale Lieferscheine reduzieren manuelle Arbeiten und beschleunigen die Bearbeitung. Das bedeutet, dass Sie schneller auf Kundenanfragen reagieren und Ihre Lieferungen pünktlich und präzise abwickeln können.
Durch die Digitalisierung integrieren Sie Lieferscheine zudem in Ihre bestehenden Unternehmenssysteme, wie ERP- oder Lagerverwaltungssysteme. Das ermöglicht eine automatische Verarbeitung und eine bessere Übersicht über Ihre Geschäftsprozesse. Die nahtlose Integration führt zu einer höheren Effizienz und ermöglicht Ihnen, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Zeit mit administrativen Tätigkeiten zu verbringen.
Nicht zuletzt bieten digitale Lieferscheine umfassende Transparenz und Nachverfolgbarkeit. Sie können jederzeit auf aktuelle und historische Daten zugreifen, was Ihnen hilft, Probleme schnell zu identifizieren und zu beheben. Diese Transparenz unterstützt nicht nur eine bessere Entscheidungsfindung, sondern auch eine stärkere Kontrolle über Ihre gesamten Lieferprozesse.
Byebye Zettelwirtschaft: Die Vorteile von digitalen Lieferscheinen
Die Vorteile digitaler Lieferscheine im Vergleich zur manuellen Bearbeitung sind klar und überzeugend. Die folgende Tabelle verdeutlicht die wesentlichen Unterschiede:
So funktioniert die Digitalisierung von Lieferscheinen
Die Digitalisierung Ihrer Lieferscheine ist ein klarer Schritt in die Zukunft Ihres Unternehmens. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Transformation umsetzen können:
Schritt 1: Erfassung der Daten
Der erste Schritt, um Lieferscheine zu digitalisieren, besteht darin, die bestehenden Papierdokumente zu erfassen. Hierzu können Sie Scanner oder spezielle Softwarelösungen verwenden, die die Informationen automatisch aus gescannten Dokumenten extrahieren. Alternativ können Sie Lieferscheine direkt in ein digitales System eingeben.
Schritt 2: Speicherung und Verwaltung
Nach der Erfassung werden die Daten in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert. Eine Datenbank wie Ninox ermöglicht die zentrale Verwaltung und Organisation aller Dokumente. Hier können Sie Lieferscheine sicher digitalisieren und für zukünftige Abrufe bereitstellen.
Schritt 3: Integration in Geschäftsprozesse
Digitale Lieferscheine sollten in bestehende Unternehmenssysteme integriert werden, wie zum Beispiel ERP- oder Lagerverwaltungssysteme. So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen automatisch weiterverarbeitet werden, was wiederum die Effizienz und Konsistenz in den Geschäftsprozessen erhöht. Mit Ninox haben Sie alle Systeme an einem Ort abgebildet.
Schritt 4: Automatisierung von Workflows
Durch die Automatisierung von Workflows können Prozesse wie die Genehmigung und der Abgleich von Lieferscheinen mit Rechnungen automatisiert werden. Damit reduzieren Sie den manuellen Aufwand und beschleunigt den gesamten Abwicklungsprozess.
Beispiel Baustelle: Schluss mit herumfliegenden Lieferscheinen
Auf Baustellen sind Papier-Lieferscheine nach wie vor weit verbreitet – und auch besonders problematisch. Sie können verloren gehen oder beschädigt werden, was zu Verzögerungen und Problemen führt. Digitale Lieferscheine lösen diese Herausforderungen der Zettelwirtschaft effektiv und bieten Baustellenbetreibern zahlreiche Vorteile.
Hier sind einige Best Practices, um dieses Problem zu lösen:
Mobile Zugänglichkeit
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter auf der Baustelle über mobile Geräte auf digitale Lieferscheine zugreifen können. So können Sie Dokumente direkt vor Ort überprüfen und bestätigen, ohne auf die Rückkehr ins Büro warten zu müssen.
Echtzeit-Updates
Durch digitale Systeme können Sie Lieferstatus und Änderungen in Echtzeit aktualisieren. Somit gewährleisten Sie, dass alle Beteiligten stets über den aktuellen Stand informiert sind und auf dem neuesten Stand bleiben.
Weniger Papierkram
Die Reduzierung von Papierdokumenten auf der Baustelle sorgt für eine sauberere und besser organisierte Arbeitsumgebung. Das minimiert das Risiko von verlorenen oder beschädigten Dokumenten und erleichtert die Dokumentation.
Fazit: Suchen Sie nie wieder nach Papier-Belegen
Die Digitalisierung von Lieferscheinen ist ein strategischer Schritt, der weitreichende Vorteile für Ihr Unternehmen bietet. Sie reduzieren Fehler, sparen Kosten und steigern die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse. Mit digitalen Lieferscheinen gehört die Zettelwirtschaft der Vergangenheit an. Verabschieden Sie sich von der Papierflut und begrüßen Sie eine Zukunft, in der Sie nie wieder nach Belegen suchen müssen.
