Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
18.9.24
Best Practice
Organigramm in der Personalabteilung – So können sie es nutzen
8
min
Inhaltsverzeichnis
- Wozu dient ein Organigramm in der Personalabteilung?
- Grundstruktur eines Organigramms für die Personalabteilung
- Drei verschiedene HR-Strukturen im Überblick
- Erstellung und Aktualisierung des Organigramms
- Tipps für die Gestaltung eines effektiven Organigramms
- Fazit: Personalabteilung ist ein Abbild Ihrer gesamten Organisation
Ein gut strukturiertes Organigramm ist das Rückgrat jeder Personalabteilung. Es schafft Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten, fördert die Effizienz und vermeidet Missverständnisse. Besonders für KMUs ist es ein unverzichtbares Werkzeug.
In diesem Blogpost erfahren Sie, warum ein Organigramm so wichtig ist, welche Grundstrukturen es gibt und wie Sie ein effektives Organigramm für Ihre Personalabteilung erstellen und pflegen können.
Wozu dient ein Organigramm in der Personalabteilung?
Ein Organigramm in der Personalabteilung dient dazu, die Struktur und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams klar darzustellen. Es ist ein wesentliches Hilfsmittel, um die Abläufe in der Personalabteilung effizient zu gestalten und Missverständnisse zu vermeiden.
Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bietet ein gut durchdachtes Organigramm viele Vorteile. Es hilft, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Zuständigkeiten klar zu definieren.
Diese Funktionen kann ein Organigramm in der Personalabteilung erfüllen:
- Strukturierung der Abteilung: Klare Darstellung der Hierarchien und Verantwortungsbereiche.
- Effiziente Kommunikation: Bessere Übersicht über Kommunikationswege und Ansprechpartner.
- Rollenverteilung: Transparente Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
- Planung und Entwicklung: Unterstützung bei der strategischen Planung und Weiterentwicklung der Personalabteilung.
- Integration neuer Mitarbeiter: Erleichterung des Onboardings durch klare Übersicht der Abteilungsstruktur.
Grundstruktur eines Organigramms für die Personalabteilung
Die Grundstruktur eines Organigramms für die Personalabteilung variiert je nach Größe und Ausrichtung des Unternehmens, sollte jedoch einige wesentliche Elemente enthalten, um effektiv zu funktionieren.
Ein gut durchdachtes Organigramm gliedert sich in verschiedene Ebenen und Bereiche, die spezifische Funktionen und Verantwortlichkeiten abdecken. Nachfolgend finden Sie die zentralen Bestandteile einer typischen Personalabteilung:
Leitung
An der Spitze steht der Personalchef oder Chief Human Resources Officer (CHRO). Diese Position ist verantwortlich für die Gesamtstrategie und Führung der Personalabteilung. Der CHRO spielt eine entscheidende Rolle bei der Festlegung von Personalrichtlinien, der Entwicklung von Strategien zur Talentgewinnung sowie -bindung. Außerdem stellt er sicher, dass arbeitsrechtliche Vorschriften eingehalten werden.
Bereiche und Abteilungen
Unter dem CHRO gliedert sich die Personalabteilung in verschiedene spezialisierte Bereiche:
- Recruiting: Die Recruiting-Abteilung konzentriert sich auf die Gewinnung neuer Talente. Das Recruiting koordiniert die Rekrutierungsstrategien, Auswahlverfahren und Onboarding-Prozesse. Dazu gehören Recruiting-Spezialisten, die sich auf bestimmte Funktionen oder Branchen konzentrieren.
- Personalentwicklung: Die Personalentwicklung ist für die berufliche Weiterbildung und Entwicklung der Mitarbeiter zuständig. Sie plant Schulungsprogramme und Karriereentwicklungspfade, unterstützt durch Trainer und Coaches, die spezifische Trainingsprogramme durchführen.
- Personalverwaltung: Die Personalverwaltung kümmert sich um administrative Aufgaben wie Personalakten, Arbeitsverträge und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. Sie umfasst ein Team von Sachbearbeitern, die sich um Verwaltungsaufgaben im Bereich Personalmanagement kümmern.
- Entgeltabrechnung: Diese Abteilung ist für die Gehaltsabrechnung und das Management von Sozialleistungen verantwortlich. Die Mitarbeiter stellen sicher, dass Gehälter pünktlich und korrekt ausgezahlt werden. Das Team besteht aus Lohn- und Gehaltsbuchhaltern.
Hierarchien und Rollen
Innerhalb der Bereiche gibt es weitere Hierarchieebenen, die sicherstellen, dass Aufgaben effizient und effektiv erledigt werden. Abteilungsleiter berichten direkt an den CHRO und sind für die Umsetzung der Strategien in ihren jeweiligen Bereichen verantwortlich. Sachbearbeiter und Assistenzkräfte unterstützen die Abteilungsleiter bei der Erfüllung der täglichen Aufgaben.
Das Organigramm ist abhängig von der Unternehmensgröße
Ein Organigramm muss flexibel und anpassungsfähig sein, um den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. In kleineren Unternehmen kann eine flachere Hierarchie sinnvoll sein, bei der mehrere Funktionen von weniger Personen abgedeckt werden. In größeren Unternehmen ist eine stärkere Ausdifferenzierung der Bereiche notwendig, um spezialisierte Aufgaben effizient zu managen.
Kleine Unternehmen haben oft eine flache Hierarchie mit einer Bündelung von Funktionen. Eine Person kann mehrere Aufgabenbereiche abdecken, beispielsweise sowohl Recruiting als auch Personalverwaltung. In mittleren Unternehmen findet hingegen eine stärkere Ausdifferenzierung statt. Es gibt spezialisierte Abteilungen für jede Hauptfunktion der Personalabteilung. Das ermöglicht eine gezielte und effektive Bearbeitung der jeweiligen Aufgaben.
Ein effektives Organigramm passt sich dem Wachstum und den sich ändernden Bedürfnissen Ihres Unternehmens an. Es ist nicht statisch, sondern entwickelt sich kontinuierlich weiter, um den dynamischen Herausforderungen des modernen Personalmanagements gerecht zu werden.
Drei verschiedene HR-Strukturen im Überblick
Jedes Unternehmen ist einzigartig, und daher gibt es keine "Einheitsgröße" für die Struktur der Personalabteilung. Die Wahl der richtigen Struktur hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Größe des Unternehmens, der Branche und den spezifischen Bedürfnissen und Zielen.
Im Folgenden stellen wir drei gängige HR-Strukturen vor, die Unternehmen unterschiedlicher Größe und Komplexität häufig verwenden. Diese Beispiele helfen Ihnen dabei, die passende Struktur für Ihre eigene Personalabteilung zu finden und zu implementieren.
Funktional-organisationale Struktur
In der funktional-organisationalen Struktur ist die Personalabteilung nach ihren Hauptfunktionen gegliedert. Jeder Bereich konzentriert sich auf eine spezifische Aufgabe, wie Recruiting, Personalentwicklung oder Entgeltabrechnung. Diese Struktur ermöglicht eine hohe Spezialisierung und Effizienz innerhalb der einzelnen Bereiche.
Matrix-Struktur
Die Matrix-Struktur kombiniert funktionale und projektorientierte Strukturen. Mitarbeiter in der Personalabteilung haben dabei oft zwei Vorgesetzte – einen für die funktionale und einen für die projektorientierte Seite. Diese Struktur fördert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und ermöglicht eine flexible Ressourcenzuweisung.
Flache Organisationsstruktur
In der flachen Organisationsstruktur gibt es weniger Hierarchieebenen. Diese Struktur eignet sich besonders für kleinere Unternehmen, in denen Flexibilität und schnelle Entscheidungswege wichtig sind. Die flache Hierarchie fördert eine offene Kommunikation und eine enge Zusammenarbeit im Team.
Erstellung und Aktualisierung des Organigramms
Die Erstellung eines Organigramms kann mit verschiedenen Tools erfolgen. Es gibt spezialisierte Organigramm-Software, Online-Dienste und herkömmliche Grafikprogramme, die dafür genutzt werden können. Wichtig ist, dass das Organigramm regelmäßig aktualisiert wird, um Veränderungen in der Unternehmensstruktur abzubilden. Dazu gehören Neueinstellungen, interne Versetzungen oder organisatorische Umstrukturierungen.
Tipps für die Gestaltung eines effektiven Organigramms
Ein effektives Organigramm ist klar, übersichtlich und aktuell. Hier sind fünf handlungsaktive Tipps, um sicherzustellen, dass Ihr Organigramm diesen Kriterien entspricht:
- Nutzen Sie klare und einfache Strukturen: Verwenden Sie eine einfache und verständliche Darstellung, um die Struktur der Personalabteilung leicht nachvollziehbar zu machen.
- Verwenden Sie standardisierte Symbole und Beschriftungen: Setzen Sie auf anerkannte Symbole und klare Beschriftungen, um die Lesbarkeit zu erhöhen und Missverständnisse zu vermeiden.
- Halten Sie das Organigramm aktuell: Überprüfen und aktualisieren Sie das Organigramm regelmäßig, um Veränderungen in der Unternehmensstruktur zeitnah abzubilden.
- Erstellen Sie ein zugängliches und benutzerfreundliches Design: Stellen Sie sicher, dass das Organigramm für alle Mitarbeiter leicht zugänglich ist und von ihnen problemlos verstanden werden kann.
- Integrieren Sie Feedback aus der Belegschaft: Sammeln Sie regelmäßig Rückmeldungen von Mitarbeitern, um das Organigramm kontinuierlich zu verbessern und an die Bedürfnisse der Nutzer anzupassen.
Fazit: Personalabteilung ist ein Abbild Ihrer gesamten Organisation
Ein Organigramm in der Personalabteilung ist ein unverzichtbares Hilfsmittel, um die Struktur und Verantwortlichkeiten klar darzustellen. Es unterstützt die effiziente Zusammenarbeit, vermeidet Missverständnisse und fördert die strategische Planung und Entwicklung der Abteilung. Besonders für KMU ist ein gut durchdachtes Organigramm von großer Bedeutung.
Es sollte regelmäßig aktualisiert und an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden, um seine volle Wirkung entfalten zu können. Letztlich ist die Personalabteilung ein Abbild der gesamten Organisation und trägt wesentlich zu deren Erfolg bei.
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