Victoria Scholz
Senior Content Marketing Managerin
Zuletzt aktualisiert am
22.8.24
Best Practice
Warum Ihre HR-Software nicht kostenlos sein sollte
6
min
Inhaltsverzeichnis
Die Digitalisierung schreitet voran und sorgt dafür, dass in etlichen deutschen Personalabteilungen Zeit und Ressourcen gespart werden. Daher ist es nicht verwunderlich, dass viele Unternehmen eine HR-Software nutzen wollen. Wem das nötige Kleingeld dafür fehlt, möchte lieber eine Variante nutzen, die kostenlos ist.
Warum eine Personalmanagement- bzw. Personalverwaltung-Software nicht kostenlos sein sollte und wie Sie die richtige HR-Software finden, die auch noch kostengünstig ist, verraten wir in diesem Artikel.
HR-Software kostenlos nutzen? Das sind die wahren Kosten.
Der vermeintliche Vorteil liegt auf der Hand: Kostenlose HR-Software schont das Geschäftskonto. Oft sind diese HR-Tools auch so schnell eingerichtet, dass besonders kleine Unternehmen ohne eigene IT- oder Personalabteilung innerhalb von Minuten damit arbeiten können.
Doch diese positiven Effekte werden schnell von einigen Nachteilen überschattet. Denn statt mit Geld zu zahlen, kostet Sie die kostenlose HR-Software im schlimmsten Fall Ihre Daten.
Besonders im Personalbereich werden personenbezogene und damit sehr sensible Daten verarbeitet. Ist Ihre HR-Software kostenlos, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass das Unternehmen bestimmte Datenschutzrichtlinien nicht einhält und damit eine Sicherheitsgefährdung vorliegt.
Um in puncto Datenschutz wirklich auf der sicheren Seite zu sein, sollte die kostenlose HR-Software DGSVO-Bestimmungen einhalten. Dafür müssen personenbezogene Daten innerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) verbleiben. Es gibt hierfür zwar einige wenige Ausnahmen; diese sind jedoch mit Aufwand Ihrerseits verbunden. Sie sollten also darauf achten, dass die Server der kostenlosen HR-Software im Gebiet der EU bzw. des EWR stehen. Ist Ihre Personalsoftware kostenlos, ist das oftmals nicht der Fall.
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Versteckte Kosten, fehlende Skalierbarkeit, weniger Kundensupport
Neben dem erheblichen Datensicherheitsrisiko gibt es jedoch weitere Probleme, denen Sie bei Personalmanagement-Software gegenüberstehen, sobald sie kostenlos ist.
Oftmals bietet kostenlose HR-Software eine begrenzte Funktionalität. Suchen Sie nach einem umfangreichen HR-Tool mit ausgeklügelter Zeiterfassung, Abwesenheitskalender und Co., werden Sie vermutlich nicht fündig. Oft finden sich hier die versteckten Kosten und Sie müssen einen Aufpreis zahlen.
Wie HR-Software die Zeiterfassung für KMU vereinfacht, lesen Sie an anderer Stelle.
Weitere Nachteile von kostenloser HR-Software sind:
- Weniger Kundensupport: Bei kostenlosen Produkten ist der Kundensupport oft limitiert oder nicht vorhanden. Das bedeutet, dass Nutzer bei Problemen oder Fragen lange auf Hilfe warten müssen oder auf Gemeinschaftsforen und Selbsthilfe-Ressourcen angewiesen sind.
- Werbung und versteckte Kosten: Manche Anbieter von kostenloser Software finanzieren sich durch Werbung oder das Angebot von Basisversionen, die zum Kauf teurerer Premium-Versionen anregen sollen. Dies kann zu unerwarteten Kosten führen und die Nutzererfahrung stören.
- Skalierbarkeitsprobleme: Kostenlose Systeme sind oft nicht auf die Skalierung ausgelegt. Das bedeutet, dass sie möglicherweise nicht mit dem Wachstum eines Unternehmens mithalten können, was letztendlich zu einem Wechsel zu einer kostenpflichtigen und effektiveren Lösung führen kann.
Besonders dieser Wechsel führt später zu Mehrkosten, wenn Sie eine Personalverwaltung-Software nutzen, die kostenlos ist. Denn der Import und Export von Daten ist nicht nur langwierig, sondern oft auch mit manuellen Prozessen verbunden, sodass sich Fehler dabei einschleichen können. Diese auszumerzen, dauert wieder Zeit und kostet damit Geld.
Wieso Sie in Ihre HR-Software investieren sollten
Die Investition in qualitativ hochwertige HR-Software lohnt sich. Wussten Sie, dass HR-Tools beispielsweise auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen können? Besonders in diesen Zeiten, in denen Fachkräfte Mangelware sind, sollten Sie sich um die Motivation Ihrer Angestellten kümmern.
Hier sind 7 weitere Gründe, wieso Sie kostenlose HR-Software ganz schnell vergessen und auf kostengünstige HR-Tools setzen sollten:
- Sie erhalten professionellen und zuverlässigen Kundensupport. Oftmals warten Anbieter mit einer Reihe an technischer Unterstützung auf, sodass Sie Probleme schnell gelöst bekommen und Ausfallzeiten damit minimieren können.
- Ihre Daten und die Ihrer Mitarbeiter sind ausreichend geschützt. Vor allem Anbieter von SaaS-Lösungen (“Software as a service”, also Software im monatlichen Abomodell) arbeiten mit vielen Verschlüsselungstechniken und investieren erheblich in Sicherheitstechnologien und –protokolle, um Ihre Daten zu schützen. Zudem gibt es regelmäßige Updates, um auch modernen Sicherheitsbedrohungen standzuhalten.
- Die HR-Software skaliert mit Ihnen mit. Nicht kostenlose HR-Software ist darauf ausgelegt, mit Ihrem Unternehmen und Ihren Prozessen mitzuwachsen. So müssen Sie keine neue Hardware oder IT-Ressourcen nutzen, sondern lediglich neue Mitarbeiter anlegen oder Prozesse implementieren.
- Die Software ist von überall aus zugänglich und benutzerfreundlich. Bieten Sie flexible Arbeitsmodelle an oder haben Mitarbeiter, die oft unterwegs sind, ist diese Funktion unverzichtbar. Viele HR-Softwares gibt es per App oder mit einer Offline-Funktion. Ist das Programm noch dazu benutzerfreundlich, ist die Eingewöhnung Ihrer Mitarbeiter mit weniger Herausforderungen verbunden
- Sie haben weniger Kosten. Es mag auf den ersten Blick komisch wirken, aber ist Ihre HR-Software anfangs kostenlos, kann sie dennoch langfristig Kosten verursachen. Sei es durch die Zeit, die Ihre Mitarbeiter hineinstecken müssen, um sie anzupassen oder Prozesse, die sich ändern müssen, damit Sie sich der Software anpassen. Das alles kostet Zeit, in der sich Ihre Mitarbeiter nicht mit ihren eigentlichen Aufgaben beschäftigen können.
- Sie steigern die Effizienz durch Automatisierungen. Kostengünstige HR-Software bietet oft schon clevere Automatismen oder vorausgefüllte Felder an, damit Sie weniger manuelle Handgriffe machen müssen. Das reduziert nicht nur die Fehlerquote, sondern spart auch immens viel Zeit.
- Mit regelmäßigen Updates immer auf dem neuesten Stand sein. Entscheiden Sie sich für eine Cloud-HR-Software, erhalten Sie oftmals regelmäßig Updates, damit das Tool immer aktuell bleibt. Auch innovative neue Features können dazukommen und Sie weiter bei der täglichen Arbeit unterstützen.
Fazit: Ihre HR-Software sollte nicht kostenlos sein.
Ihre Personalmanagement- bzw. Personalverwaltung-Software sollte nicht kostenlos sein. Mit kostengünstiger HR-Software erhalten Sie einen größeren Umfang an Funktionen – vor allem SaaS-Software, also Software as a service, ist kostengünstig, da Sie hier in der Regel keine Anschaffungskosten befürchten müssen, sondern einen monatlichen oder jährlichen Abopreis zahlen.
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