Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
28.10.24
Best Practice
Revisionssichere Archivierung im Überblick: Was Unternehmen wissen müssen
7
min
Inhaltsverzeichnis
- Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
- Rechtlicher Rahmen: Diese gesetzlichen Vorschriften müssen Sie kennen
- Wer muss sich an die revisionssichere Ablage halten?
- Welche Anforderungen muss die revisionssichere Archivierung erfüllen?
- Die Vorteile der revisionssicheren Archivierung
- So wählen Sie die richtige Archivierungslösung aus
- Fazit: Revisionssichere Archivierung: Ein Muss für Effizienz und Rechtssicherheit
Die revisionssichere Archivierung ist für Unternehmen jeder Größe ein essenzielles Thema. Mit der zunehmenden Digitalisierung wächst die Notwendigkeit, geschäftskritische Dokumente sicher und unveränderbar aufzubewahren. Unternehmen stehen dabei vor der Herausforderung, rechtliche Vorgaben einzuhalten und gleichzeitig ihre Prozesse effizient zu gestalten.
In diesem Beitrag erhalten Sie einen umfassenden Überblick über das Thema und erfahren, welche Anforderungen an die revisionssichere Archivierung gestellt werden und wie Sie diese umsetzen.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssicher archivieren bedeutet, dass Dokumente und Dateien so archiviert werden, dass sie unveränderbar und jederzeit prüfbar sind. Der Begriff selbst existiert bereits seit 1992 und umfasst sowohl analoge als auch digitale Dokumente.
In der Praxis geht es darum, Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Angebote so zu speichern, dass sie den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entsprechen. Vor der Digitalisierung wurden Papierdokumente revisionssicher in Aktenordnern aufbewahrt. Heute übernimmt die digitale Archivierung revisionssicher diese Aufgabe. Der Vorteil: Digitale Dokumente lassen sich schneller finden und verarbeiten.
Revisionssicher scannen und archivieren bedeutet konkret:
- Manipulationssicherheit: Dokumente dürfen nach ihrer revisionssicheren Ablage nicht mehr verändert werden.
- Ganzheitlichkeit: Es betrifft nicht nur die Software, sondern auch die Hardware sowie die dazugehörigen Prozesse und Workflows.
Rechtlicher Rahmen: Diese gesetzlichen Vorschriften müssen Sie kennen
Für die revisionssichere Archivierung gibt es klare rechtliche Vorgaben. Diese sind in verschiedenen Gesetzen und Vorschriften festgehalten, darunter:
- Handelsgesetzbuch (HGB): Hier sind in den §§ 239 und 257 die Aufbewahrungsfristen und Vorgaben für die Archivierung geregelt.
- Abgabenordnung (AO): Die §§ 146 und 147 der AO schreiben vor, wie Steuerunterlagen archiviert werden müssen.
- GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form): Diese Regelungen sorgen dafür, dass digitale Dokumente denselben Anforderungen unterliegen wie Papierdokumente.
Auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) spielt eine Rolle, wenn es um den Schutz personenbezogener Daten geht. Unternehmen müssen sicherstellen, dass archivierte Daten nicht nur sicher, sondern auch gesetzeskonform gespeichert werden. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist für ein revisionssicheres Archiv unerlässlich.
Wer muss sich an die revisionssichere Ablage halten?
Grundsätzlich gilt: Alle Unternehmen und Freiberufler, die Gewinneinkünfte erzielen und Geschäftsunterlagen digital verwalten, sind zur revisionssicheren Archivierung verpflichtet.
Dazu gehören:
- Klein- und mittelständische Unternehmen (KMU) sowie große Konzerne.
- Selbstständige und Freiberufler.
- Organisationen und Vereine, die steuerpflichtig sind oder Geschäftsunterlagen führen.
Jeder, der steuerrechtlich relevante Unterlagen verwaltet, muss sich an die GoBD-Richtlinien halten. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Dokumente digital oder auf Papier vorliegen – die Anforderungen sind dieselben. Die Wahl eines geeigneten revisionssicheren Archivs ist dabei entscheidend.
Welche Anforderungen muss die revisionssichere Archivierung erfüllen?
Damit eine Archivierung als revisionssicher gilt, müssen verschiedene Kriterien erfüllt sein:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Es muss jederzeit nachvollziehbar sein, wann und von wem ein Dokument erstellt und abgelegt wurde.
- Vollständigkeit: Alle relevanten Unterlagen müssen lückenlos archiviert werden.
- Richtigkeit: Die Archivierung muss korrekt und ohne Fehler erfolgen.
- Zeitgerechte Archivierung: Dokumente müssen innerhalb eines angemessenen Zeitraums nach ihrer Entstehung abgelegt werden.
- Ordnungsmäßigkeit: Die Archivierung muss nach festgelegten Standards erfolgen.
- Unveränderbarkeit: Nach der Ablage dürfen keine Änderungen mehr an den Dokumenten vorgenommen werden.
- Sicherheit: Es muss gewährleistet sein, dass die Dokumente vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust geschützt sind. Dies wird häufig durch Verschlüsselung und regelmäßige Backups sichergestellt.
- Langzeitverfügbarkeit: Dokumente müssen über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum, oft mehrere Jahre, aufbewahrt werden und jederzeit zugänglich sein.
Die Vorteile der revisionssicheren Archivierung
Die revisionssichere Archivierung bringt für Unternehmen vielfältige Vorteile mit sich. Ein zentraler Pluspunkt ist die Compliance und Rechtssicherheit, da gesetzliche Anforderungen erfüllt und rechtliche Risiken vermieden werden. Unternehmen können sich so vor möglichen Bußgeldern schützen.
Ein weiterer Vorteil ist der Schutz vor rechtlichen Risiken, da die ordnungsgemäße Archivierung Manipulationen verhindert und bei Prüfungen die Unveränderbarkeit der Dokumente garantiert. Darüber hinaus steigert die revisionssichere digitale Archivierung die Effizienz und Transparenz im Unternehmen. Dokumente lassen sich schneller finden, was Arbeitsprozesse beschleunigt und den Überblick erleichtert.
Durch die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der archivierten Dokumente stärkt die revisionssichere elektronische Archivierung auch die Vertrauenswürdigkeit und Integrität eines Unternehmens. Langfristig profitieren Unternehmen dadurch von einer höheren Rechtssicherheit und optimierten Prozessen.
So wählen Sie die richtige Archivierungslösung aus
Die Auswahl der richtigen Archivierungslösung ist entscheidend, um sowohl rechtlichen Anforderungen als auch betrieblichen Bedürfnissen gerecht zu werden. Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen muss im Rahmen einer Betriebsprüfung mehrere Jahre alte Dokumente vorlegen. Ohne eine rechtssichere Archivierung kann es dabei zu Problemen kommen: Dokumente könnten fehlen oder nicht unverändert vorliegen, was zu Bußgeldern oder sogar rechtlichen Auseinandersetzungen führen kann.
Um das zu vermeiden, ist die richtige Lösung für die Archivierung unerlässlich.
1. Analysieren Sie Ihren Bedarf
Zunächst sollten Sie den genauen Bedarf Ihres Unternehmens klären. Wie viele Dokumente müssen archiviert werden? Welche Formate kommen dabei zum Einsatz? Eine Lösung, die für ein kleines Unternehmen ausreichend ist, könnte bei einem größeren Unternehmen schnell an ihre Grenzen stoßen.
2. Achten Sie auf die Skalierbarkeit
Wählen Sie eine Archivierungslösung, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Gerade bei expandierenden Unternehmen muss die Lösung flexibel genug sein, um steigende Datenmengen und zusätzliche Anforderungen abzudecken, ohne dass das gesamte System neu aufgesetzt werden muss.
3. Berücksichtigen Sie die Sicherheitsaspekte
Stellen Sie sicher, dass die gewählte Lösung Schutz vor unberechtigtem Zugriff, Datenverlust und Manipulationen bietet. Revisionssicher speichern bedeutet, dass sensible Informationen mit Maßnahmen wie Verschlüsselung und regelmäßigen Backups gesichert sind.
4. Achten Sie auf die Einhaltung rechtlicher Vorgaben
Prüfen Sie, ob die Archivierungslösung alle gesetzlichen Anforderungen der GoBD, des HGB und der DSGVO erfüllt. Nur dann kann gewährleistet werden, dass Ihre Dokumente revisionssicher gespeichert und revisionssicher gescannt sind.
5. Vergleichen Sie Kosten und Support
Stellen Sie sicher, dass die Kosten der Archivierungslösung in einem angemessenen Verhältnis zu Ihrem Nutzen stehen. Wählen Sie einen Anbieter, der umfassenden Support bietet, insbesondere bei der Implementierung und im laufenden Betrieb.
6. Planen Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter ein
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit alle das neue Archivierungssystem korrekt nutzen können. Dadurch stellen Sie sicher, dass die Prozesse reibungslos ablaufen und die neue Lösung vollständig akzeptiert wird.
Fazit: Revisionssichere Archivierung: Ein Muss für Effizienz und Rechtssicherheit
Die revisionssichere Archivierung ist mehr als nur eine rechtliche Pflicht – sie ist eine Investition in die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Durch die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und die Implementierung einer passenden revisionssicheren Ablage können Unternehmen nicht nur rechtlichen Risiken vorbeugen, sondern auch ihre Effizienz und Transparenz steigern. Wer frühzeitig auf die richtigen Lösungen setzt, sichert sich langfristig Wettbewerbsvorteile und schützt sich vor unnötigen rechtlichen und organisatorischen Problemen.
