Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
20.8.24
Best Practice
Urlaubsplanung für Mitarbeiter: Das müssen Sie beachten
6
min
Inhaltsverzeichnis
- Urlaubsplanung für Mitarbeiter und Arbeitgeber: Pflichten und Rechte
- Welchen Urlaubsanspruch haben Angestellte?
- Was passiert, wenn Mitarbeiter im Urlaub krank werden?
- Zwangsurlaub und Urlaubssperre: Was steckt dahinter?
- Darf der Arbeitgeber Urlaub ablehnen?
- Können Mitarbeiter Urlaub mit ins nächste Jahr nehmen?
- 5 Tipps für eine faire Urlaubsplanung
- Fazit: Harmonie und Zufriedenheit im Team dank digitalem Urlaubsplan für Mitarbeiter
- Entdecken Sie Ninox HR: Die smarte Lösung für Ihr Personalmanagement
Ein leises Rauschen, das sanfte Plätschern des Meeres, das Funkeln der Sonne auf der Wasseroberfläche – Urlaub ist für viele Menschen die schönste Zeit des Jahres. Doch damit die wohlverdiente Auszeit reibungslos verläuft, bedarf es einer sorgfältigen Urlaubsplanung. Insbesondere für Mitarbeiter ist eine gut durchdachte Urlaubsplanung von großer Bedeutung.
In diesem Blogpost erfahren Sie, worauf Arbeitgeber und Arbeitnehmer beim Thema Urlaubsplanung achten müssen, damit Urlaubswünsche beachtet und Streit im Team vermieden werden können.
Urlaubsplanung für Mitarbeiter und Arbeitgeber: Pflichten und Rechte
Bei der Urlaubsplanung müssen sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber bestimmte Pflichten und Rechte beachten. Gemäß dem Bundesurlaubsgesetz haben Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf bezahlten Urlaub.
Um diesen in Anspruch zu nehmen, sind Arbeitnehmer verpflichtet einen schriftlichen Urlaubsantrag beim Arbeitgeber einzureichen. Erst, wenn der Antrag genehmigt wurde, sind Arbeitnehmer berechtigt, ihren Erholungsurlaub anzutreten. Verabschieden sich Angestellte ohne eine vorherige Zustimmung des Chefs in den Urlaub, drohen Konsequenzen bis zur Kündigung.
Arbeitgeber sind wiederum verpflichtet, die Urlaubswünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen und eine gerechte Verteilung im Urlaubsplan für Mitarbeiter sicherzustellen. Gleichzeitig haben sie das Recht, die Urlaubsplanung der Mitarbeiter so zu gestalten, dass der Betriebsablauf nicht beeinträchtigt wird.
Wie viel früher Urlaubspläne und Urlaubsanträge einzureichen sind, kann jedes Unternehmen individuell bestimmen. Einige holen direkt zu Beginn des Jahres eine vollständige Urlaubsplanung ihrer Angestellten ein. In kleineren Unternehmen ist es jedoch auch üblich, Urlaubsanträge kurzfristig zu genehmigen.
Welchen Urlaubsanspruch haben Angestellte?
Der Urlaubsanspruch von Angestellten ist durch das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt und richtet sich ferner nach den individuellen Regelungen im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag. Das Bundesurlaubsgesetz definiert, dass jeder Arbeitnehmer einen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub hat (§1 Urlaubsanspruch).
Gemäß dem BUrlG beträgt der gesetzliche Mindesturlaub für Arbeitnehmer bei einer 5-Tage-Woche 20 Arbeitstage pro Jahr. Bei einer 6-Tage-Woche steigt der Anspruch auf mindestens 24 gesetzliche Urlaubstage.
Diese Regelung gilt für Vollzeitbeschäftigte. Teilzeitbeschäftigte haben einen anteiligen Urlaubsanspruch. Darüber hinaus können tarifvertragliche oder arbeitsvertragliche Vereinbarungen einen höheren Urlaubsanspruch vorsehen. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer die geltenden Regelungen genau kennen und sich darüber im Klaren sind, welche Urlaubsansprüche bestehen.
Was passiert, wenn Mitarbeiter im Urlaub krank werden?
Eine unangenehme Vorstellung, die dennoch vorkommen kann: Ein Mitarbeiter befindet sich im Urlaub und wird plötzlich krank. In einem solchen Fall ist es wichtig, schnell zu handeln.
Gemäß § 9 des Bundesurlaubsgesetzes haben Arbeitnehmer im Krankheitsfall Anspruch darauf, die Krankheitstage wieder gutgeschrieben zu bekommen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass sie ihrem Vorgesetzten ein ärztliches Attest vorlegen.
Zwangsurlaub und Urlaubssperre: Was steckt dahinter?
Manchmal kann es vorkommen, dass Sie als Arbeitgeber Zwangsurlaub anordnen oder eine Urlaubssperre verhängen. Dies geschieht in der Regel aus betrieblichen Gründen, beispielsweise bei saisonbedingten Schwankungen oder wirtschaftlichen Engpässen.
Derlei drastische Maßnahmen müssen Sie jedoch rechtzeitig ankündigen und dürfen nicht willkürlich durchführen. Sperrzeiten sind vor allem im Einzelhandel zu den Weihnachtsfeiertagen oder im Gastronomiebetrieb gang und gebe.
Arbeitgeber sorgen durch generelle Urlaubssperren jedoch für Unmut unter den Angestellten. Daher ist es empfehlenswert, auf ein ausgeglichenes Verhältnis der Urlaubswünsche innerhalb des Teams zu achten.
Eine denkbare Lösung ist beispielsweise, Mitarbeitern, die an Weihnachten arbeiten, Silvester freizugeben oder umgekehrt. Durch eine klare und transparente Kommunikation in der Urlaubsplanung vermeiden Arbeitgeber, dass sich Mitarbeiter benachteiligt fühlen.
Darf der Arbeitgeber Urlaub ablehnen?
Prinzipiell ist die Urlaubsplanung der Mitarbeiter eine Angelegenheit des Arbeitgebers. Er allein bestimmt, ob er einen Urlaubsantrag annimmt oder ablehnt. Jedoch verweist das Bundesurlaubsgesetz darauf, dass den Wünschen des Arbeitnehmers unbedingt nachzukommen ist:
„Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen. Der Urlaub ist zu gewähren, wenn der Arbeitnehmer dies im Anschluss an eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation verlangt.“ (§ 7 Bundesurlaubsgesetz)
Dennoch gibt es Gründe, aus denen der Arbeitgeber einen Urlaubsantrag ablehnen kann. Dazu gehören beispielsweise:
- Personalengpässe während der Hochsaison,
- Unterbesetzung aufgrund von Krankheit oder Personalabgängen,
- Unvorhergesehene Arbeitslast durch zusätzliche Aufträge,
- Abschlussarbeiten und Inventurprozesse,
- Betriebliche Existenzbedrohung.
Gleichzeitig müssen Arbeitgeber die Urlaubswünsche aller Angestellten beachten und insofern Abstriche machen. Eltern schulpflichtiger Kinder werden aufgrund von Ferienzeiten beispielsweise bevorzugt. Darüber hinaus können auch Urlaubszeiten von Ehepartnern oder gar die Dauer der Betriebszugehörigkeit Vorteile bei der Urlaubsplanung für Mitarbeiter ausmachen.
Können Mitarbeiter Urlaub mit ins nächste Jahr nehmen?
Ob Mitarbeiter ihren Urlaub ins nächste Jahr mitnehmen können, hängt von den individuellen Regelungen des Arbeitsvertrags oder des Tarifvertrags ab. Prinzipiell sind nur dringende persönliche oder betriebliche Gründe eine Rechtfertigung für nicht beanspruchten Urlaub. In diesem Fall haben Angestellte drei Monate im Folgejahr, also bis zum 31. März, Zeit, ihren Urlaub nachzuholen.
Grundsätzlich ist es jedoch üblich, dass nicht genommener Urlaub am Ende des Jahres verfällt. Es ist daher ratsam, den übrig gebliebenen Resturlaub rechtzeitig zu beantragen.
5 Tipps für eine faire Urlaubsplanung
Eine faire Urlaubsplanung trägt maßgeblich zum Wohlbefinden der Mitarbeiter und zur Zufriedenheit im Unternehmen bei. Hier sind fünf Tipps, um eine gerechte Urlaubsplanung sicherzustellen:
- Frühzeitig planen: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter möglichst früh eine Urlaubsplanung abgeben, um Konflikte zu vermeiden und eine reibungslose Abwicklung zu ermöglichen.
- Kommunikation: Kommunizieren Sie rechtzeitig über den Urlaubsplan und klären Sie offene Fragen im Voraus.
- Flexible Regelungen: Schaffen Sie flexible Regelungen, die es Mitarbeitern ermöglichen, ihre Urlaubszeiten individuell anzupassen und auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.
- Fairness und Gleichbehandlung: Behandeln Sie alle Mitarbeiter fair und gleichberechtigt bei der Urlaubsplanung, um Konflikte und Unzufriedenheit zu vermeiden.
- Urlaubsplanungstool nutzen: Nutzen Sie moderne Tools und Softwarelösungen zur Urlaubsplanung, um den Prozess effizienter und transparenter zu gestalten.
Mit einer HR-Software können Sie auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Wie das geht, erfahren Sie im verlinkten Text.
Fazit: Harmonie und Zufriedenheit im Team dank digitalem Urlaubsplan für Mitarbeiter
Eine sorgfältige Urlaubsplanung ist entscheidend für ein harmonisches Miteinander im Unternehmen und trägt dazu bei, dass Mitarbeiter ihre Auszeit in vollen Zügen genießen können. Indem Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeinsam an einer fairen und transparenten Urlaubsplanung arbeiten, lassen sich Konflikte vermeiden und die Zufriedenheit im Team steigern. Durch den Einsatz einer HR-Software mit Urlaubsplanungstool schaffen Sie Transparenz und Effizienz auf beiden Seiten.
Entdecken Sie Ninox HR: Die smarte Lösung für Ihr Personalmanagement
Machen Sie sich das Leben leichter mit Ninox HR, der umfassenden und benutzerfreundlichen HR-Software, die Ihr Personalwesen digitalisiert und optimiert. Unsere Plattform bietet Ihnen eine Vielzahl an Funktionen, die Ihren Arbeitsalltag vereinfachen und die Effizienz Ihres Teams steigern. Mit der digitalen Personalakte haben Sie jederzeit und von überall Zugriff auf alle relevanten Mitarbeiterdaten und können diese sicher verwalten. Die Abwesenheitsverwaltung sorgt dafür, dass Sie Urlaubs- und Krankmeldungen im Handumdrehen organisieren können, während die Zeiterfassung es Ihnen ermöglicht, Arbeitszeiten präzise und unkompliziert zu erfassen. Auch die vorbereitende Lohnbuchhaltung wird zum Kinderspiel: Erstellen Sie Gehaltsabrechnungen schnell und fehlerfrei mit nur wenigen Klicks.
Unsere intuitive Benutzeroberfläche ist speziell darauf ausgelegt, auch ohne technische Vorkenntnisse einfach zu bedienen zu sein. Dies bedeutet, dass Sie und Ihr Team weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen und sich mehr auf das konzentrieren können, was wirklich zählt – Ihre Mitarbeiter.
Profitieren Sie von der Möglichkeit, Ihre HR-Prozesse vollständig zu digitalisieren und erleben Sie, wie Ninox HR Ihnen hilft, Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern und Ihre HR-Abteilung in die Zukunft zu führen. Interessiert? Auf unserer Produktseite für Ninox HR finden Sie alle weiteren Informationen und können sich noch detaillierter über unsere Features und Vorteile informieren. Probieren Sie Ninox HR aus und erleben Sie den Unterschied – denn modernes Personalmanagement war noch nie so einfach.
