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Urlaubsplanung für Mitarbeiter: Das müssen Sie beachten

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Inhaltsverzeichnis

Ein leises Rauschen, das sanfte Plätschern des Meeres, das Funkeln der Sonne auf der Wasseroberfläche – Urlaub ist für viele Menschen die schönste Zeit des Jahres. Doch damit die wohlverdiente Auszeit reibungslos verläuft, bedarf es einer sorgfältigen Urlaubsplanung. Insbesondere für Mitarbeiter ist eine gut durchdachte Urlaubsplanung von großer Bedeutung.  

In diesem Blogpost erfahren Sie, worauf Arbeitgeber und Arbeitnehmer beim Thema Urlaubsplanung achten müssen, damit Urlaubswünsche beachtet und Streit im Team vermieden werden können.  

Urlaubsplanung für Mitarbeiter und Arbeitgeber: Pflichten und Rechte

Bei der Urlaubsplanung müssen sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber bestimmte Pflichten und Rechte beachten. Gemäß dem Bundesurlaubsgesetz haben Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf bezahlten Urlaub.

Um diesen in Anspruch zu nehmen, sind Arbeitnehmer verpflichtet einen schriftlichen Urlaubsantrag beim Arbeitgeber einzureichen. Erst, wenn der Antrag genehmigt wurde, sind Arbeitnehmer berechtigt, ihren Erholungsurlaub anzutreten. Verabschieden sich Angestellte ohne eine vorherige Zustimmung des Chefs in den Urlaub, drohen Konsequenzen bis zur Kündigung.  

Ein Mitarbeiter trägt eine Kiste mit persönlichen Gegenständen. Er könnte nach einer Kündigung oder während einer Umzugsphase seine Sachen packen, was auf eine Veränderung in der Urlaubsplanung des Mitarbeiters hinweist.
Die Regeln der Urlaubsplanung sollten auch neue Mitarbeiter bei der Einarbeitung hören.

Arbeitgeber sind wiederum verpflichtet, die Urlaubswünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen und eine gerechte Verteilung im Urlaubsplan für Mitarbeiter sicherzustellen. Gleichzeitig haben sie das Recht, die Urlaubsplanung der Mitarbeiter so zu gestalten, dass der Betriebsablauf nicht beeinträchtigt wird.  

Wie viel früher Urlaubspläne und Urlaubsanträge einzureichen sind, kann jedes Unternehmen individuell bestimmen. Einige holen direkt zu Beginn des Jahres eine vollständige Urlaubsplanung ihrer Angestellten ein. In kleineren Unternehmen ist es jedoch auch üblich, Urlaubsanträge kurzfristig zu genehmigen.  

Welchen Urlaubsanspruch haben Angestellte?  

Der Urlaubsanspruch von Angestellten ist durch das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt und richtet sich ferner nach den individuellen Regelungen im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag. Das Bundesurlaubsgesetz definiert, dass jeder Arbeitnehmer einen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub hat (§1 Urlaubsanspruch).  

Gemäß dem BUrlG beträgt der gesetzliche Mindesturlaub für Arbeitnehmer bei einer 5-Tage-Woche 20 Arbeitstage pro Jahr. Bei einer 6-Tage-Woche steigt der Anspruch auf mindestens 24 gesetzliche Urlaubstage.  

Diese Regelung gilt für Vollzeitbeschäftigte. Teilzeitbeschäftigte haben einen anteiligen Urlaubsanspruch. Darüber hinaus können tarifvertragliche oder arbeitsvertragliche Vereinbarungen einen höheren Urlaubsanspruch vorsehen. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer die geltenden Regelungen genau kennen und sich darüber im Klaren sind, welche Urlaubsansprüche bestehen.

Ein Richterhammer und eine Waage symbolisieren das Gesetz. Ein guter Urlaubsplan für Mitarbeiter berücksichtigt die gesetzlichen Vorschriften und Rechte.
Ein guter Urlaubsplan für Mitarbeiter berücksichtigt die gesetzlichen Vorschriften und Rechte.

Was passiert, wenn Mitarbeiter im Urlaub krank werden?

Eine unangenehme Vorstellung, die dennoch vorkommen kann: Ein Mitarbeiter befindet sich im Urlaub und wird plötzlich krank. In einem solchen Fall ist es wichtig, schnell zu handeln.  

Gemäß § 9 des Bundesurlaubsgesetzes haben Arbeitnehmer im Krankheitsfall Anspruch darauf, die Krankheitstage wieder gutgeschrieben zu bekommen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass sie ihrem Vorgesetzten ein ärztliches Attest vorlegen.  

Zwangsurlaub und Urlaubssperre: Was steckt dahinter?  

Manchmal kann es vorkommen, dass Sie als Arbeitgeber Zwangsurlaub anordnen oder eine Urlaubssperre verhängen. Dies geschieht in der Regel aus betrieblichen Gründen, beispielsweise bei saisonbedingten Schwankungen oder wirtschaftlichen Engpässen.  

Drei Kollegen diskutieren lebhaft in einem Meeting. Ein Mitarbeiter-Urlaubsplaner kann helfen, solche Diskussionen zu vermeiden und klare Urlaubszeiten festzulegen.
Damit keine Mitarbeiter unzufrieden werden, sollten Sie mit einem (digitalen) Urlaubsplaner arbeiten und transparent kommunizieren.

Derlei drastische Maßnahmen müssen Sie jedoch rechtzeitig ankündigen und dürfen nicht willkürlich durchführen. Sperrzeiten sind vor allem im Einzelhandel zu den Weihnachtsfeiertagen oder im Gastronomiebetrieb gang und gebe.  

Arbeitgeber sorgen durch generelle Urlaubssperren jedoch für Unmut unter den Angestellten. Daher ist es empfehlenswert, auf ein ausgeglichenes Verhältnis der Urlaubswünsche innerhalb des Teams zu achten.  

Eine denkbare Lösung ist beispielsweise, Mitarbeitern, die an Weihnachten arbeiten, Silvester freizugeben oder umgekehrt. Durch eine klare und transparente Kommunikation in der Urlaubsplanung vermeiden Arbeitgeber, dass sich Mitarbeiter benachteiligt fühlen.  

Darf der Arbeitgeber Urlaub ablehnen?

Prinzipiell ist die Urlaubsplanung der Mitarbeiter eine Angelegenheit des Arbeitgebers. Er allein bestimmt, ob er einen Urlaubsantrag annimmt oder ablehnt. Jedoch verweist das Bundesurlaubsgesetz darauf, dass den Wünschen des Arbeitnehmers unbedingt nachzukommen ist:  

„Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen. Der Urlaub ist zu gewähren, wenn der Arbeitnehmer dies im Anschluss an eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation verlangt.“ (§ 7 Bundesurlaubsgesetz)

Dennoch gibt es Gründe, aus denen der Arbeitgeber einen Urlaubsantrag ablehnen kann. Dazu gehören beispielsweise:  

  • Personalengpässe während der Hochsaison,
  • Unterbesetzung aufgrund von Krankheit oder Personalabgängen,
  • Unvorhergesehene Arbeitslast durch zusätzliche Aufträge,
  • Abschlussarbeiten und Inventurprozesse,
  • Betriebliche Existenzbedrohung.  
Eine Person verwendet ein Tablet, um einen Kalender zu überprüfen. Ein digitaler Urlaubsplan für Mitarbeiter erleichtert die Organisation und Planung der freien Tage.
Ein für die Mitarbeiter geeigneter Urlaubsplan erleichtert die Organisation erheblich.

Gleichzeitig müssen Arbeitgeber die Urlaubswünsche aller Angestellten beachten und insofern Abstriche machen. Eltern schulpflichtiger Kinder werden aufgrund von Ferienzeiten beispielsweise bevorzugt. Darüber hinaus können auch Urlaubszeiten von Ehepartnern oder gar die Dauer der Betriebszugehörigkeit Vorteile bei der Urlaubsplanung für Mitarbeiter ausmachen.  

Können Mitarbeiter Urlaub mit ins nächste Jahr nehmen?  

Ob Mitarbeiter ihren Urlaub ins nächste Jahr mitnehmen können, hängt von den individuellen Regelungen des Arbeitsvertrags oder des Tarifvertrags ab. Prinzipiell sind nur dringende persönliche oder betriebliche Gründe eine Rechtfertigung für nicht beanspruchten Urlaub. In diesem Fall haben Angestellte drei Monate im Folgejahr, also bis zum 31. März, Zeit, ihren Urlaub nachzuholen.

Grundsätzlich ist es jedoch üblich, dass nicht genommener Urlaub am Ende des Jahres verfällt. Es ist daher ratsam, den übrig gebliebenen Resturlaub rechtzeitig zu beantragen.

5 Tipps für eine faire Urlaubsplanung  

Eine faire Urlaubsplanung trägt maßgeblich zum Wohlbefinden der Mitarbeiter und zur Zufriedenheit im Unternehmen bei. Hier sind fünf Tipps, um eine gerechte Urlaubsplanung sicherzustellen:

  1. Frühzeitig planen: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter möglichst früh eine Urlaubsplanung abgeben, um Konflikte zu vermeiden und eine reibungslose Abwicklung zu ermöglichen.
  1. Kommunikation: Kommunizieren Sie rechtzeitig über den Urlaubsplan und klären Sie offene Fragen im Voraus.
  1. Flexible Regelungen: Schaffen Sie flexible Regelungen, die es Mitarbeitern ermöglichen, ihre Urlaubszeiten individuell anzupassen und auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.
  1. Fairness und Gleichbehandlung: Behandeln Sie alle Mitarbeiter fair und gleichberechtigt bei der Urlaubsplanung, um Konflikte und Unzufriedenheit zu vermeiden.
  1. Urlaubsplanungstool nutzen: Nutzen Sie moderne Tools und Softwarelösungen zur Urlaubsplanung, um den Prozess effizienter und transparenter zu gestalten.
Eine lächelnde Frau bespricht ein Dokument mit einem Kollegen. Der Urlaubsplan für Mitarbeiter wird in einem persönlichen Gespräch besprochen und festgelegt.
Sprechen Sie über den Urlaubsplan mit Ihrem Mitarbeiter, um Unklarheiten zu reduzieren.

Mit einer HR-Software können Sie auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Wie das geht, erfahren Sie im verlinkten Text.

Fazit: Harmonie und Zufriedenheit im Team dank digitalem Urlaubsplan für Mitarbeiter

Eine sorgfältige Urlaubsplanung ist entscheidend für ein harmonisches Miteinander im Unternehmen und trägt dazu bei, dass Mitarbeiter ihre Auszeit in vollen Zügen genießen können. Indem Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeinsam an einer fairen und transparenten Urlaubsplanung arbeiten, lassen sich Konflikte vermeiden und die Zufriedenheit im Team steigern. Durch den Einsatz einer HR-Software mit Urlaubsplanungstool schaffen Sie Transparenz und Effizienz auf beiden Seiten.

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