Die Gartenmeister Keller & Hohnstock oHG betreibt seit über 25 Jahren eine Einzelhandelsgärtnerei mit Floristikfachgeschäft im sachsen-anhaltinischen Petersberg. Neben einem breiten Sortiment an Zierpflanzen, Gemüse-, Obst-, und Kräutersorten bietet gartenmeister auch individuelle Dienstleistungen wie einen Balkonkastenservice und das Überwintern mediterraner Kübelpflanzen mit Hol- und Bringservice.

Papiergestützte Abläufe kosten viel Zeit

Das vielfältige Leistungsspektrum von gartenmeister erfordert einen hohen organisatorischen Aufwand. Alle persönlich, telefonisch oder per E-Mail eingehenden Kundenbestellungen und -anfragen wurden schriftlich auf Notizblöcken festgehalten bzw. ausgedruckt und nach Datum in einer Registermappe gesammelt. Für die Überwinterung mit Abhol- und Bringservice waren zudem mehrere hundert Kundenadressen und Termine sowie Informationen zu den Pflanzen und ihren Stellplätzen im Gewächshaus zu verwalten. Alle Daten wurden auf Papier festgehalten und mussten immer wieder manuell sortiert werden, um den Überblick zu behalten. Das kostete viel Zeit und war fehleranfällig.

Effiziente Organisationslösung mit Ninox

Um Zeit und Kosten zu sparen, sollten die Prozesse bei gartenmeister mit einer Softwarelösung abgebildet werden. Gängige Branchenlösungen hätten aber jeweils nur Teilbereiche abgedeckt und boten nicht die Möglichkeit der mobilen Nutzung. Deshalb beschloss Uwe Keller, einer der Geschäftsführer von gartenmeister, selbst eine individuelle Lösung zu entwickeln. Um die Möglichkeiten von Ninox auszuloten, begann er damit, die täglich eintreffenden Bestellungen für das Ladengeschäft in einer Ninox-Datenbank zu organisieren. Nach dem erfolgreichen Start wurde auch die Verwaltung der Auftragsdaten zu Dienstleistungen wie dem Überwintern von Kübelpflanzen mit Ninox abgebildet, einschließlich genauer Termin- und Kapazitätsplanung. Auf dieser Grundlage konnten nun auch Rechnungen erstellt und vielfältige Auswertungen vorgenommen werden.

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Schlüsselfunktionen

• Auftragsmanagement

• Terminverwaltung

• Rechnungserstellung

Mit Ninox haben die Verantwortlichen bei gartenmeister genau die Lösung, nach der sie lange vergeblich gesucht hatten. Papier spielt nur noch eine untergeordnete Rolle, die Workflows wurden mit Ninox digitalisiert und gleichzeitig optimiert. Sämtliche Daten sind nun zentral gespeichert und stehen überall dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden, nicht nur an den Büro-Arbeitsplätzen, sondern mit Tablets und Smartphones auch mobil im Gewächshaus oder vor Ort beim Kunden. Termine und Auftragsdaten sind stets aktuell und übersichtlich dargestellt. Die Ninox-Lösung ist exakt auf die Anforderungen und Abläufe bei gartenmeister zugeschnitten, sorgt für Transparenz und reduziert Nachfragen auf ein Minimum, wodurch sich die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter deutlich erhöht haben. Funktionale Erweiterungen sind bereits geplant.