Mit Ninox haben wir uns digitale Datenschutz-Lösungen nach unserer eigenen Arbeitsweise selbst erstellt, individuell und anpassbar.
Berit Schubert
Datenschutzbeauftragte
Sonstige Dienstleistungen
Ninox als Datenschutz-Management-System für KMU
Das Thema Datenschutz treibt so manches mittelständische Unternehmen zur Verzweiflung. Wie soll man die unzähligen Vorschriften, Maßnahmen und Dokumente im Auge behalten, um auf der sicheren Seite zu sein? Die Firma DataSolution hat mit Ninox eine komfortable Lösung dafür entwickelt.
Kundenprofil
Die DataSolution LUD GmbH befasst sich bereits seit 2006 schwerpunktmäßig mit den Themen Datenschutz und Datensicherheit. Vom Firmensitz im südlichen Speckgürtel Berlins aus beraten Geschäftsführerin Berit Schubert und ihre Mitstreiter KMU in ganz Deutschland in den Themen Datenschutz und Datensicherheit und helfen als akkreditierte Datenschutzbeauftragte auch bei der Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen.
Herausforderung
Das Thema Datenschutz ist keineswegs neu, seit der EU-weiten Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 aber im Fokus der Öffentlichkeit. Für Unternehmen hatte die Reform weitreichende Konsequenzen. Verstöße gegen die gesetzlichen Vorschriften können zu empfindlichen, unter Umständen existenzbedrohenden Geldbußen führen. Die Einhaltung des komplexen Regelwerks erfordert jedoch einen hohen administrativen Aufwand, der insbesondere von kleinen und mittleren Unternehmen kaum zu leisten ist. Neben häufigen inhaltlichen Aktualisierungen sind unzählige Maßnahmen und Verfahren zu dokumentieren, Dokumente zu verwalten und Verzeichnisse zu führen. Lange Zeit setzte auch DataSolution dabei auf Office-Programme wie Word und Excel. Die ständige Pflege und Anpassung der Dateien wurde jedoch zur Sisyphus-Arbeit, die enorm viel Zeit kostete.
Lösung
Komfortable, zentrale Datenspeicherung
Die auf dem Markt befindlichen Datenschutz-Management-Systeme erwiesen sich für den Arbeitsalltag erfahrener Datenschutz-Verantwortlicher als zu unflexibel. Dann stieß Berit auf Ninox und sie beschloss, damit ein eigenes Zentrales Datenschutz-Management-System (ZDMS) für DataSolution zu entwickeln. Ein Dashboard zeigt beim Öffnen der Datenbank zunächst anstehende Aufgaben und Termine sowie Änderungen. Zu jedem Kunden sind in verschiedenen Karteireitern alle benötigten Informationen gespeichert und jederzeit von überall aus abrufbar. Von fachlichen Ansprechpartnern über Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs), AV-Verträge und Verarbeitungen bis zu Audits und Schulungsnachweisen. Individuell angepasste Formulare und Checklisten erleichtern die Erfassung und Pflege der Daten, die zudem auch als PDF gedruckt und exportiert werden können.
Schlüsselfunktionen
- Zentrale Dokumentation
- Individualisierbarkeit
- Zusammenarbeit
Vorteile
Das ZDMS von DataSolution wurde aus der Praxis heraus immer weiter angepasst und optimiert. Die Entwicklung kostete natürlich auch Zeit, die sich durch die hohe Zeitersparnis im Arbeitsalltag aber schnell bezahlt machte. Alle vom Gesetzgeber geforderten Informationen können mit geringem Aufwand gepflegt werden, sind stets aktuell und sofort verfügbar. Der Status von AV-Verträgen und anderen wichtige Dokumenten ist stets im Blick, ohne langwierige Suche in E-Mails und Dateiverzeichnissen. So entsteht mit geringst möglichem Aufwand eine vollständige, gesetzeskonforme Dokumentation, die alltagstauglich ist und jeder Überprüfung standhält. Inzwischen stellt DataSolution seine ZDMS-Lösung auch ihren Kunden sowie anderen Datenschutz-Beauftragten zur Verfügung. Sie basiert auf der SaaS-Plattform von Ninox und erfordert keine weiteren IT-Investitionen.
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