Die Fuhrunternehmen Albrecht GmbH und Co. KG ist ein Logistikunternehmen im Großraum Dresden. Geführt wird es von den Brüdern Tibor und Istvan Ambrus in Nachfolge eines seit 1960 existierenden Familienbetriebes. Das Unternehmen beschäftigt 25 Mitarbeiter, Tätigkeitsschwerpunkt ist der Transport von Baustoffen mit Spezialfahrzeugen. Dabei setzt Albrecht vor allem auf langjährige Partnerschaften mit Stammkunden.

Geringe Digitalisierung, komplexe Betriebsabläufe

Als die Gebrüder Ambrus 2020 bei Albrecht die Nachfolge des namensgebenden Inhabers antraten, war das Unternehmen kaum digitalisiert. Um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und zu verbessern, bestand die größte Herausforderung deshalb darin, bestehende Prozesse zu analysieren und nach Möglichkeiten einer effizienteren Abwicklung zu suchen. Bei den Überlegungen zu einer geeigneten Software standen sich zunächst Desktop-Datenbanken wie Access und etablierte ERP-Systeme wie SAP gegenüber. Das eine erschien jedoch zu kompliziert, das andere zu teuer - und beides zu unflexibel. Deshalb entschied man sich dafür, mit Ninox eine individuelle Lösung zu entwickeln.

Flexible, effiziente Inhouse-Lösung per Low Code

Tibor Ambrus hatte zuvor bereits gute Erfahrungen mit der Ninox-App für das iPad gemacht und konnte seine Kenntnisse nun 1:1 auch auf die Cloud-Version übertragen. Er startete mit einer Lösung zur Fuhrparkverwaltung, wobei er nicht nur reine Fahrzeugdaten, sondern auch laufende Kosten und Fördermittel berücksichtigte. Der nächste große Schritt war die Erfassung der Mitarbeiter-Stammdaten und aktuellen Informationen zu An- und Abwesenheiten für eine verlässliche Personaleinsatzplanung. Auf dieser Grundlage wurde auch die Erfassung der Arbeitszeiten mit Ninox abgebildet, woraus sich wiederum Abrechnungstabellen generieren lassen, die an das Lohnbüro übermittelt werden. Neben weiteren Teillösungen zur Verwaltung von Fahrtenbüchern und Arbeitskleidung wird bei Albrecht inzwischen auch die gesamte Fakturierung über Ninox abgewickelt.

Schlüsselfunktionen

• Tourenplanung

• Personalverwaltung

• Rechnungserstellung

Die Entscheidung für Ninox als Werkzeug zur Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse hat sich für die Gebrüder Ambrus und ihre Mitarbeiter als Glücksfall erwiesen. In nur wenigen Monaten haben sie ohne zusätzliche Investitionen in die IT-Infrastruktur eine individuelle, teamfähige und mobil nutzbare Lösung entwickelt, die alle wichtigen Bereiche von der Fuhrparkverwaltung über die Personaleinsatzplanung bis zur Fakturierung abbildet. Das spart nicht nur viel Zeit bei bestimmten Abläufen, sondern verbessert vor allem auch die Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit der Daten deutlich. Ein wichtiger Aspekt dabei war, dass die Entwicklung Schritt für Schritt im eigenen Hause vorgenommen und im laufenden Betrieb immer weiter optimiert werden konnte. Genutzt wird die Ninox-Lösung an verschiedenen Orten mit Desktop-Computern, Notebooks und iPhones.