Als Full-Service-Partner der deutschen Telekommunikationsbranche unterstützt die HKT GmbH Netzbetreiber und Systemlieferanten bundesweit bei der Entwicklung, dem Aufbau und Betrieb technischer Infrastrukturen für Mobilfunk, Festnetz und Elektromobilität. Das Unternehmen wurde 1974 in Bochum gegründet und beschäftigt rund 300 MitarbeiterInnen an insgesamt acht Standorten in Deutschland.

Keine Standard-Prozesse, zig verschiedene Tools

Das Leistungsspektrum von HKT umfasst den gesamten Lebenszyklus von Netzwerken. Entsprechend komplex stellt sich die Verwaltung der Arbeitsaufträge und die Koordination der Techniker-Einsätze dar. Die Prozesse waren lange Zeit nicht standardisiert, jeder Disponent hatte seinen eigenen Workflow und nutzte verschiedene Tools zur Kommunikation mit den Außendienst-Teams. Alle Maßnahmen wurden in einer großen Excel-Tabelle gepflegt, Arbeitsaufträge manuell per E-Mail versandt und die Rückmeldungen der Techniker erfolgten auf verschiedenen Kanälen. Die Folge waren Datenverluste und redundante, zum Teil nicht mehr aktuelle Informationen, die einen hohen Aufwand verursachten.

Effiziente Workflows mit zentraler Ninox-Datenbank

Eine geeignete Standard-Software zu finden, die sich den sehr speziellen Abläufen bei HKT anpassen ließ, erwies sich als außerordentlich schwierig. Die getesteten Lösungen waren entweder zu unflexibel oder hätten großen Aufwand bei der Implementierung bedeutet. Deshalb entschied man sich bei HKT für eine Eigenentwicklung mit Ninox. Mit Unterstützung des Ninox-Partners Markus Wulff entstand in mehreren Phasen eine zentrale Datenbank, die sämtliche Informationen und Funktionen komfortabel an einer Stelle zusammenführt. Alle an einem Projekt beteiligten MitarbeiterInnen haben jederzeit an jedem Ort Zugriff auf die Daten, mit mobilen Endgeräten auch an den Einsatzorten. Die Projektleitung hat über ein Dashboard jederzeit alle relevanten Informationen im Blick und kann „auf Knopfdruck“ entsprechende Reports generieren.

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Schlüsselfunktionen

• Projektmanagement

• Auftragsverwaltung

• Disposition

Ninox hat das Projektmanagement bei HKT deutlich verbessert und effizienter gemacht. Alle Teammitglieder haben jetzt denselben, aktuellen Informationsstand, können Aufträge einsehen und bearbeiten. Rückmeldungen von den Einsatzorten werden von den Technikern über Mobilgeräte strukturiert in die Datenbank eingepflegt. Es gibt individuelle Aufgabenlisten mit integriertem Benachrichtigungssystem und über vordefinierte Ansichten lassen sich sämtliche Vorgänge, Ereignisse und Zeitvorgaben jederzeit unkompliziert nachvollziehen. Ein „Live-Tracking“ aller relevanten Meilensteine sorgt für Übersicht und schnelle Reaktionszeiten. Auch die Dokumentation der Baumaßnahmen erfolgt über Ninox. HKT nutzt Ninox Cloud und zusätzlich auf Android-Tablets. Die Lösung wird aus der Praxis heraus ständig optimiert und bedarfsgerecht erweitert.