Der unabhängige Buchverlag Schwarzkopf & Schwarzkopf wurde 1994 in Berlin gegründet. Schwerpunkt des Verlagsprogramms sind Sachbücher zu den Themen Musik, Film, Sport und Reisen, darunter hochwertige Bildbände und zum Teil handsignierte Biographien namhafter Künstler wie Bud Spencer, Nina Hagen und Udo Lindenberg, Dieter Hallervorden, Die Toten Hosen und vielen anderen. Die Backlist umfasst aktuell über 500 Titel.

Viele Partner, komplexe Abläufe, hoher Aufwand

Das Verlagsgeschäft ist sehr komplex. Um auf allen wichtigen Vertriebskanälen des stationären und des Online-Buchhandels vertreten zu sein, bedarf es zahlreicher Partnerschaften mit Barsortimenten, Buchhandlungen und Druckereien, Logistik- und IT-Dienstleistern. Dabei sind unterschiedliche Abläufe, Konditionen und Datenformate zu berücksichtigen, die zu einem hohen Organisations-Aufwand mit zahlreichen Software-Insellösungen führten. Die Unzufriedenheit mit der Situation veranlasste den Verlag, sich neu zu organisieren und mit Ninox eine individuelle Softwarelösung zu entwickeln, die sich exakt auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden lässt.

Individuelle All-in-one-Lösung mit Ninox

Zunächst baute der Verlag außerhalb Berlins ein eigenes Auslieferungslager auf. Parallel dazu entwickelte er mit Ninox eine Verwaltungslösung und passte sie immer wieder den Gegebenheiten an. Mit Stammdatenverwaltung, Bestellabwicklung, Lagerwirtschaft und getrennter Fakturierung für Privat- und Handelskunden umfasst sie mittlerweile alle wichtigen Bereiche. Per API wurden auch Logistik-Partner und der verlagseigene Privatkunden-Webshop in die Lösung integriert. Bei limitierten Auflagen lassen sich auch die Nummern der einzelnen Exemplare verwalten. Der Kunde kann aus den verfügbaren Nummern die gewünschte wählen und bekommt genau dieses Exemplar, welches automatisch aus dem Bestand genommen wird. Automatisch generierte Pick- und Packlisten erleichtern die Zusammenstellung der Sendungen, Paketlabel werden ebenfalls automatisch generiert.

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Schlüsselfunktionen

• Lagerwirtschaft

• Bestellwesen

• Faktura
  

Die Ninox-Lösung wurde Schritt für Schritt weitgehend vom Verlag selbst erstellt und wird bei Bedarf auch intern weiterentwickelt. Lediglich für einige sehr spezielle  Aufgaben wie die API-Integrationen wurde punktuell ein externer Entwickler hinzugezogen. Die Software bildet den gesamten Prozess des Vertriebs an den Buchhandel und Privatkunden ab, vom Eingang der Bestellung bis zum Versand. Bei der Fakturierung werden automatisch individuelle Konditionen berücksichtigt, der Lagerbestand aller Titel ist stets aktuell und wird auch mit dem Webshop abgeglichen. Für den Versand werden auf Knopfdruck wege-optimierte Pick- und Packlisten sowie Versandetiketten gedruckt. Das alles spart nicht nur viel Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote deutlich. Schwarzkopf & Schwarzkopf nutzt Ninox Cloud, die Mac-App und im Lager iPads.