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Arbeitszeiterfassung: Alles zur Pflicht und Tipps

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Inhaltsverzeichnis

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist ein Thema von großer Bedeutung in der heutigen Arbeitswelt. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen die Arbeitszeit korrekt erfassen, um gesetzliche Bestimmungen einzuhalten und mögliche Konflikte zu vermeiden. Doch was genau besagen die Vorschriften und welche Ausnahmen gibt es?  

In diesem Blogpost werden wir uns eingehend mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung befassen, rechtliche Aspekte beleuchten und Ihnen wertvolle Tipps zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen geben.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Das steht im Gesetz

Das Arbeitszeitgesetz ist die Grundlage für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland. Gemäß §16 ArbZG sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Dies dient vor allem dazu, die Einhaltung der maximal zulässigen Arbeitszeit sowie der Ruhepausen sicherzustellen. Eine minutengenaue Zeiterfassung ist dabei nicht ausdrücklich vorgeschrieben, jedoch müssen die Arbeitsstunden in angemessener Form festgehalten werden.

Nahaufnahme eines Richterhammers und einer Waage auf einem Schreibtisch, während im Hintergrund ein Mann in einem Anzug in einem Buch zur Arbeitszeiterfassung-Pflicht blättert.
Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht in Deutschland.

Wen betrifft die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betrifft alle Arbeitgeber in Deutschland, unabhängig von der Größe des Unternehmens oder der Branche. Die genaue Erfassung der Arbeitszeit ermöglicht es, Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz zu erkennen und dagegen vorzugehen. Dabei sollten Arbeitgeber darauf achten, dass die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter transparent und nachvollziehbar dokumentiert wird.

Eine HR-Software kann besonders kleinen und mittelständischen Unternehmen die Zeiterfassung vereinfachen. Wie das geht, lesen Sie an anderer Stelle.

Zeiterfassung und Pflicht: Das sind die Ausnahmen

Trotz der allgemeinen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gibt es einige Ausnahmen. Vor allem für leitende Angestellte und Mitarbeiter im Vertrauensarbeitszeitmodell gelten häufig Sonderregelungen.

Ein Team von fünf Personen sitzt um einen Konferenztisch und schaut eine stehende Frau an, die Dokumente hält. Sie scheinen in einer Besprechung über Zeiterfassung und ihrer Pflicht zu sein.
Die Zeiterfassung ist keine Pflicht für leitenden Angestellte.

In diesen Fällen kann es ausreichen, wenn die Arbeitszeit im Rahmen einer Vertrauensarbeitszeit erfasst wird, ohne dass jede Stunde minutengenau festgehalten werden muss. Dennoch sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass auch in solchen Fällen die Arbeitszeit angemessen dokumentiert wird, um mögliche Konflikte zu vermeiden.

Gesetzliche Bestimmungen und Rechtsprechung  

Das Thema Arbeitszeiterfassung und Pflicht wurde auch vor Gericht vielfach diskutiert. Sowohl der Europäische Gerichtshof (EuGH) als auch das Bundesarbeitsgericht haben sich mit Fragen zur Arbeitszeiterfassung und deren rechtlicher Ausgestaltung beschäftigt.

EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung

Ein wegweisendes Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom Mai 2019 stärkte die Rechte der Arbeitnehmer in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung. Demnach sind die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union dazu verpflichtet, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen, um die Einhaltung der maximal zulässigen Arbeitszeit sicherzustellen. Dieses Urteil hatte auch Auswirkungen auf die deutsche Gesetzgebung und verdeutlichte die Wichtigkeit einer lückenlosen Arbeitszeiterfassung.

Bundesarbeitsgericht und Arbeitszeiterfassung

Auch das deutsche Bundesarbeitsgericht hat sich wiederholt mit Fragen zur Arbeitszeiterfassung und ihrer Pflicht befasst. Es hat klargestellt, dass eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeit erforderlich ist, um mögliche Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz zu verhindern. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um eine feste Arbeitszeit oder Vertrauensarbeitszeit handelt.

Ein Richterhammer, eine Waage und ein gelber Schutzhelm stehen auf einem Schreibtisch mit Papieren und einem Stift im Vordergrund. Diese Symbole repräsentieren die Pflicht zur Zeiterfassung.
Die Pflicht zur Zeiterfassung kann empfindliche Strafen nach sich ziehen, wenn Sie sich nicht an diese halten.

Zuvor waren bereits das Bau- und Gaststättengewerbe verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Angestellten zu dokumentieren. Seit dem 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht jedoch alle Unternehmen dazu verpflichtet.

Der Gesetzesentwurf für eine elektronische Arbeitszeiterfassung ist bis dato noch nicht verabschiedet. Jedoch dürfte die Verabschiedung nicht mehr allzu lange auf sich warten lassen.  

Tipps zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen

Damit Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung problemlos erfüllen können, sind einige Tipps und Empfehlungen zu beachten.

1. Bieten Sie eine klare Richtlinie und Schulungen  

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter über die geltenden Arbeitszeitgesetze informiert sind und verstehen, wie sie ihre Arbeitszeit korrekt erfassen müssen. Bieten Sie bei Bedarf Schulungen an, um das Bewusstsein für die rechtlichen Anforderungen zu schärfen.

2. Verwenden Sie digitale Zeiterfassungssysteme

Implementieren Sie zuverlässige und genaue Zeiterfassungssysteme, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeitszeiten einfach und genau zu erfassen. Moderne Zeiterfassungssoftware kann dabei helfen, den Prozess zu automatisieren und Fehler zu minimieren.

Zwar können auch Excellisten für die Zeiterfassung und ihre Pflicht genutzt werden, jedoch sind diese fehleranfällig und nicht datenschutzkonform.

Sie suchen nach einer Alternative zu Excel? Im verlinkten Artikel lesen Sie mehr dazu.

3. Behalten Sie die Zeiterfassung im Blick

Überwachen Sie regelmäßig die Arbeitszeiterfassung, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden. Wenn Sie Verstöße feststellen, ergreifen Sie angemessene Maßnahmen, um sie zu korrigieren und zukünftige Verstöße zu verhindern.

Ein Mann lehnt sich entspannt in seinem Bürostuhl zurück und schaut auf seinen Computerbildschirm. Im Hintergrund sind ein Fenster und Büroausstattung zu sehen. Diese Szene symbolisiert das Arbeitszeiterfassung Gesetz.
Die Arbeitszeiterfassung ist im deutschen Gesetz verankert und sorgt für mehr Klarheit.

4. Definieren Sie klare Pausenregelungen

Legen Sie klare Richtlinien für Pausenzeiten fest und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter diese einhalten. Informieren Sie die Mitarbeiter darüber, wie lange Pausen sein müssen und wie sie korrekt erfasst werden müssen, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Mehr zur korrekten Arbeitszeiterfassung von Pausen lesen Sie an anderer Stelle in unserem Blog.

5. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Arbeitszeitrichtlinien und passen Sie sie bei Bedarf an neue gesetzliche Bestimmungen oder geänderte Arbeitsbedingungen an. Halten Sie sich über aktuelle Entwicklungen in Arbeitszeitfragen auf dem Laufenden und stellen Sie sicher, dass Ihre Praktiken stets den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Arbeitszeiterfassung: Ab wann ist sie Pflicht?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung beginnt in der Regel mit dem ersten Arbeitstag. Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass neue Mitarbeiter über die geltenden Regelungen informiert werden und die Arbeitszeit von Anfang an korrekt erfasst wird. Das trägt nicht nur zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen bei, sondern vermittelt auch Transparenz und Vertrauen gegenüber den Mitarbeitern.

Arbeitszeiterfassung und Datenschutz

Achten Sie bei der Zeiterfassung und ihrer Pflicht darauf, personenbezogener Daten zu wahren. Unternehmen sollten nur die für die Abrechnung und gesetzliche Einhaltung erforderlichen Daten erheben und transparent über den Zweck und die Verwendung informieren.  

Die Sicherheit der Daten muss gewährleistet sein, um unbefugten Zugriff und Missbrauch zu verhindern. Zudem sollten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten beachtet und die Datenschutzrechte der Mitarbeiter respektiert werden.  

Wichtig: Wenn es um die Einführung oder Änderung von modernen Zeiterfassungssystemen geht, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht. Schließen Sie idealerweise eine Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung ab.

Fazit: Rüsten Sie jetzt auf eine digitale Arbeitszeiterfassung um

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betrifft Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer gleichermaßen. Durch eine korrekte Erfassung der Arbeitszeit und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen können Konflikte vermieden und die Rechte der Arbeitnehmer geschützt werden.

Durch eine lückenlose und datenschutzkonforme Dokumentation schaffen Sie eine gute Grundlage für ein positives Arbeitsumfeld. Steigen Sie schon jetzt auf ein digitales Tool um und wappnen Sie sich für den Gesetzentwurf zur elektronischen Arbeitszeiterfassung.  

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