Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
20.8.24
Best Practice
Wie Auftragsmanagement-Software Ihre Betriebseffizienz erhöht
5
min
Inhaltsverzeichnis
Effiziente Abläufe bedeuten nicht nur Kosteneinsparungen, sondern auch eine schnellere und zuverlässigere Bedienung der Kunden. Ohne automatisierte Lösungen müssen Unternehmen jede Menge Zeit und Ressourcen für die Auftragsabwicklung aufwenden. Eine wichtige Rolle spielt deshalb die Auftragsmanagement-Software, die als Werkzeug zur Verbesserung der Betriebseffizienz dient.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine Auftragsmanagement-Software ist und an welchen Punkten sie die Effizienz Ihrer Prozesse maßgeblich optimiert.
Eine Auftragsmanagement-Software (auch: Order Management System, OMS) bildet die gesamte Verwaltung und Steuerung der Auftragsabwicklung ab. Die Software enthält Informationen rund um den Bestand, Vertrieb sowie Kundendaten.
Der Prozess wird vom Angebot über die Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnungsstellung durch die Software unterstützt. Auftragsmanagement-Software findet in unterschiedlichen Branchen Anwendung. Das Ziel eines OMS ist es, eine Bestellung entsprechend den Kundenbedürfnissen durchzuführen und die Ware oder Dienstleistung fristgerecht auszuliefern.
Kernfunktionen eines Order-Management-Systems
Eine Auftrags-Software unterstützt bei der Automatisierung von Prozessen und deckt folgende Funktionen ab:
- Auftragseingang: Automatische Erfassung von Bestellungen aus verschiedenen Kanälen (Online-Shop, Telefon, E-Mail).
- Überprüfung von Bestellungen: Sicherstellung, dass alle erforderlichen Daten und Bestände vorhanden sind.
- Auftragsbestätigung: Automatische Bestätigung an den Kunden, dass seine Bestellung eingegangen ist.
- Versandbestätigung: Information an den Kunden, wenn die Bestellung versendet wurde.
- Auftragsbearbeitung: Effiziente Verwaltung der Bestellungen durch alle notwendigen Schritte.
- Auftrags- und Bestandssteuerung: Echtzeit-Überblick über Lagerbestände und Bestellungen.
- Rechnungsstellung: Automatische Erstellung und Versendung von Rechnungen.
- Kundenkommunikation: Zentralisierte Verwaltung aller Kundenkontakte und -informationen.
- Vertriebsautomatisierung: Unterstützung des Vertriebs durch Automatisierung von Routineaufgaben.
- Reporting: Erstellung detaillierter Berichte zur Analyse und Optimierung der Geschäftsprozesse.
Durch diese umfassenden Funktionen kann eine Auftragsmanagement-Software je nach Ausführung und Funktionsumfang folgende Systeme auf einen Schlag abbilden:
- Warenwirtschaft
- CRM (Customer Relationship Management)
- ERP (Enterprise Resource Planning)
- Rechnungswesen
- Produktionsplanung
- Lohnbuchhaltung
Wie beeinflusst eine Auftragsmanagement-Software die Betriebseffizienz?
Eine Auftragsmanagement-Software schafft eine effiziente und schnelle Auftragsabwicklung. Der gesamte Fulfillment-Prozess kann zentral verwaltet und abgebildet werden. Jede betroffene Abteilung hat Zugriff auf das System, was die Zusammenarbeit vereinfacht, und eine konsistente Kundenkommunikation ermöglicht.
Durch den Einsatz einer Auftragsmanagement-Software profitieren Sie von folgenden Vorteilen:
Verbesserung der Datenzugänglichkeit und -genauigkeit
Bestände von Produkten oder Services werden in der Auftragsmanagement-Software genauestens festgehalten. Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass der Lagerbestand immer aktuell ist und sich mit jeder neuen Bestellung aktualisiert.
Ein automatisiertes Supply-Chain-Management sorgt dafür, dass geringfügige Lagerbestände direkt aufgefüllt werden. Ebenso lassen sich Lieferungen und Wareneingänge in Echtzeit verfolgen. Das erleichtert es, schnell in den Prozess einzugreifen, sollte etwas nicht der Norm entsprechen. Fehlende Waren oder verspätete Lieferungen sowie verärgerte Kunden lassen sich somit umgehen.
Steigerung der Produktivität durch Automatisierung
Setzen Sie eine Auftragsmanagement-Software ein, so sparen Sie wertvolle Arbeitszeit und Ressourcen. Schauen wir uns das Ganze an einem Beispiel an:
Sie betreiben einen Onlineshop für Arbeitskleidung. Löst ein Kunde eine Bestellung in Ihrem Shop aus, so läuft diese automatisch in Ihr OMS ein. Mit dem Einlaufen der Bestätigung wird der Lagerbestand im Hintergrund geprüft, alle Kunden- und Bestelldaten erfasst und der Kunde erhält automatisch eine Auftragsbestätigung per Mail.
Nun geht die Bestellung an die Logistik über. Wurden alle Produkte der Bestellung kommissioniert, muss das Paket gepackt werden. Weil die Auftragsmanagement-Software alle Kundendaten erfasst hat, kann das Versandlabel automatisch erstellt werden. Auch die Rechnung wird automatisiert generiert und im Falle einer Beschwerde sind alle notwendigen Daten für den Kundensupport verfügbar.
Durch die Automatisierung dieser Prozesse werden manuelle Eingriffe minimiert und die Fehlerquote reduziert. Das führt zu einer schnelleren Abwicklung der Bestellungen und einer höheren Produktivität der Mitarbeiter.
Optimierung der Kundenbeziehungen
Nachgelagerte Abteilungen wie der Kundenservice haben durch eine Auftragsmanagement-Software Einblick in den gesamten Bestellprozess des jeweiligen Kunden. Auftragsmanagement-Systeme beinhalten in der Regel ein integriertes Customer-Relationship-Management, das alle wichtigen Daten zu den jeweiligen Kunden und ihren Bestellprozessen enthält.
Erreicht einen Kundensupport-Mitarbeiter eine Anfrage, so kann er durch die digitale Dokumentation genau nachvollziehen, wo es zu Schwierigkeiten im Prozess gekommen ist. Die Informationen helfen auch dabei, die Beschwerde des Kunden zu verifizieren oder aber zu widerlegen. Der Kunde steht mit einem OMS also eindeutig im Mittelpunkt. Das System hilft dabei, die Customer Experience von der Auftragsverwaltung bis zur Logistik reibungslos zu gestalten.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Kunde beschwert sich über eine verspätete Lieferung. Der Kundendienstmitarbeiter kann sofort im System nachsehen, wann die Bestellung eingegangen ist, wann sie bearbeitet und versendet wurde. So lassen sich Verzögerungen nachvollziehen und entsprechende Maßnahmen zur Verbesserung einleiten. Das führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und stärkt die Kundenbindung.
Einsparung von Kosten und Ressourcen
Wenn Sie Aufträge fristgerecht und qualitativ umsetzen wollen, so benötigen Sie sowohl personelle als auch materielle Ressourcen. Eine Auftragsmanagement-Software besitzt nicht nur ein integriertes CRM, sondern auch ein Enterprise Resource Planning (ERP).
Es verwaltet alle Lager- und Warenbestände und sorgt somit dafür, dass Prozesse nahtlos ablaufen. Es leitet die Aufgaben automatisch an das richtige Team weiter, sodass der Auftrag effizient abgearbeitet werden kann.
Durch die Automatisierung und Optimierung der Prozesse können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen. Ein Beispiel: Durch eine präzise Lagerverwaltung lassen sich Überbestände vermeiden und die Lagerhaltungskosten reduzieren. Gleichzeitig wird die Gefahr von Fehlbeständen minimiert, was zu einer höheren Lieferzuverlässigkeit führt.
Fazit: Auftragsmanagement-Software als Schlüssel zur Effizienzsteigerung
Eine Auftragsmanagement-Software bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die sich positiv auf die Betriebseffizienz auswirken. Sie verbessert die Datenzugänglichkeit und -genauigkeit, steigert die Produktivität durch Automatisierung, optimiert die Kundenbeziehungen und spart Kosten sowie Ressourcen. Indem sie den gesamten Fulfillment-Prozess zentralisiert und automatisiert, ermöglicht sie es Unternehmen, ihre Aufträge effizient und kundenorientiert abzuwickeln.
In der Zukunft wird die Bedeutung von Auftragssystemen stetig zunehmen, da Unternehmen in Zeiten der Digitalisierung weiterhin nach Wegen suchen, ihre Prozesse zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.
