Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
12.9.24
Best Practice
Datenschutz in der Personalabteilung: Was gilt es zu beachten?
8
min
Inhaltsverzeichnis
- Wieso ist der Datenschutz in der Personalabteilung wichtig?
- DSGVO und deutsche Gesetze: Relevante Rechtsvorschriften und ihre Anforderungen
- Diese Grundprinzipien müssen im Datenschutz für HR-Daten beachtet werden
- Datenschutz in der HR: Rechte und Pflichten
- Dürfen Personaldaten in einer HR-Software gespeichert werden?
- Fazit: Schützen Sie Personaldaten effektiv und verantwortungsbewusst
Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter einstellt, erhält eine Fülle sensibler Informationen: Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Sozialversicherungsdaten. Der Datenschutz in der Personalabteilung ist nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern auch eine moralische Verantwortung. Er schützt die Privatsphäre der Mitarbeiter und stärkt somit die Integrität des Unternehmens stärkt.
In diesem Blogpost beleuchten wir die Bedeutung des Datenschutzes in der Personalabteilung und grundlegende Prinzipien, die dabei beachtet werden müssen.
Wieso ist der Datenschutz in der Personalabteilung wichtig?
Personaldaten umfassen eine Vielzahl von Informationen, die von Kontaktdaten über Sozialversicherungsnummern bis hin zu Gesundheitsinformationen reichen. Der Schutz dieser Daten ist essenziell, um die Privatsphäre der Mitarbeiter und Bewerber zu wahren und sie vor möglichen Missbrauchsfällen zu schützen.
Ein unzureichender Datenschutz kann nicht nur zu rechtlichen Konsequenzen führen, sondern auch das Vertrauen und die Moral der Belegschaft negativ beeinflussen.
Auch bei der Arbeitszeiterfassung gibt es Themen rund um den Datenschutz zu beachten. Lesen Sie im verlinkten Artikel mehr dazu.
Diese Personaldaten müssen Sie schützen:
Zu den Personaldaten eines Mitarbeiters oder Bewerbers gehören sämtliche personenbezogenen Daten, die Sie als Unternehmen speichern und verarbeiten. Dazu zählen beispielsweise:
- Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Zertifikate
- Personenstammdaten: Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontaktinformationen
- Arbeitsvertragsdaten: Vertragsbeginn, Vertragsdauer, Arbeitszeit, Gehalt, Arbeitsbedingungen
- Sozialversicherungsdaten: Sozialversicherungsnummer, Krankenversicherung, Rentenversicherungsdaten
- Finanzdaten: Bankverbindung, Steueridentifikationsnummer, Lohnabrechnungen
- Leistungsdaten: Beurteilungen, Zielvereinbarungen, Beförderungen
- Abwesenheitsdaten: Krankmeldungen, Urlaubstage, Elternzeit
- Gesundheitsdaten: Ärztliche Bescheinigungen, Informationen über Schwerbehinderung
- Kommunikationsdaten: E-Mail-Verkehr, interne Mitteilungen
- Zugangsdaten: Benutzerkonten, Passwörter, Zugriffsrechte
DSGVO und deutsche Gesetze: Relevante Rechtsvorschriften und ihre Anforderungen
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bildet die Grundlage für den Datenschutz in der Europäischen Union und hat weitreichende Auswirkungen auf die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Personalabteilung. Ergänzt wird die DSGVO durch nationale Gesetze, wie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Deutschland, die spezifischen Anforderungen an den Umgang mit Personaldaten stellen.
Diese Vorschriften verlangen unter anderem die Rechtmäßigkeit, Zweckbindung und Transparenz bei der Datenverarbeitung sowie Maßnahmen zur Sicherstellung der Datensicherheit und zur Wahrung der Betroffenenrechte.
Weitere Gesetze, die im Zusammenhang mit dem Datenschutz im Personalwesen stehen, sind:
- Telekommunikationsgesetz (TKG): Regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Telekommunikation.
- Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV): Regelt Maßnahmen, um den unbefugten Zugriff auf sensible Daten zu verhindern und sicherzustellen, dass sie nur für die vorgesehenen Zwecke genutzt werden.
- Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG): Regelt die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats, einschließlich der Überwachung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen im Betrieb.
Diese Grundprinzipien müssen im Datenschutz für HR-Daten beachtet werden
Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erhoben und verarbeitet werden. Mitarbeiter und Bewerber müssen transparent über die Datenverarbeitung informiert werden, einschließlich des Zwecks und der Rechtsgrundlage der Verarbeitung. Diese Prinzipien sind in Artikel 5 DSGVO fest verankert und bilden die Basis für den rechtmäßigen Umgang mit personenbezogenen Daten.
Für den Umgang mit Personaldaten ergibt sich aus Artikel 5 DSGVO die folgende Checkliste:
- Datenminimierung
Es sollten nur so viele Daten erhoben werden, wie für den jeweiligen Zweck unbedingt erforderlich sind. Diese Minimalanforderung hilft dabei, das Risiko von Datenschutzverletzungen zu reduzieren und die Datenintegrität zu wahren.
- Speicherbegrenzung
Personaldaten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Zweck notwendig ist. Nach Ablauf dieser Frist müssen die Daten gelöscht oder anonymisiert werden, um die Privatsphäre der Betroffenen zu schützen.
- Richtigkeit
Die erhobenen Daten müssen korrekt und aktuell sein. Fehlerhafte Daten sind unverzüglich zu berichtigen, um die Genauigkeit der Verarbeitungsprozesse sicherzustellen und mögliche negative Folgen für die Betroffenen zu vermeiden.
- Integrität und Vertraulichkeit
Der Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff, Verarbeitung oder Zerstörung ist essenziell. Hierzu sind technische und organisatorische Maßnahmen erforderlich, wie etwa die Verschlüsselung sensibler Daten und der Einsatz sicherer IT-Infrastrukturen.
- Rechenschaftspflicht
Verantwortlichkeit bedeutet, dass Unternehmen nachweisen können müssen, dass sie die Datenschutzprinzipien einhalten. Dies erfordert eine sorgfältige Dokumentation aller Verarbeitungsaktivitäten und die Benennung eines Datenschutzbeauftragten, der die Einhaltung der Vorschriften überwacht.
Datenschutz in der HR: Rechte und Pflichten
Datenschutz in der HR ist ein komplexes Thema, das sowohl die Rechte und Pflichten der Personalabteilung als auch der Arbeitnehmer umfasst. Eine sorgfältige Umsetzung der Datenschutzvorschriften ist essenziell, um die Integrität und Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten.
Pflicht der Personalabteilung in puncto Datenschutz
Die Einhaltung der Datenschutzvorschriften liegt in der Verantwortung der Personalabteilung. Dies umfasst nicht nur die Implementierung technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Datenschutz, sondern auch die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Daten.
Eine klare Dokumentation und regelmäßige Überprüfung der Verarbeitungsprozesse sind unerlässlich, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
- Beweispflicht: Die Personalabteilung muss nachweisen können, dass alle Datenschutzvorschriften eingehalten werden. Dies ist besonders wichtig, da Verstöße erhebliche Bußgelder nach sich ziehen können, die die Existenz von KMUs bedrohen können.
- Datenlöschung bei Austritt: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, müssen seine personenbezogenen Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben gelöscht werden.
- Talent-Pool: Möchte das Unternehmen Bewerberdaten über den Bewerbungsprozess hinaus in einem Talent-Pool speichern, muss der Bewerber ausdrücklich zustimmen.
Pflicht der Arbeitnehmer
Auch die Arbeitnehmer haben spezifische Rechte und Pflichten in Bezug auf den Datenschutz.
- Geheimhaltungsvereinbarung: Arbeitnehmer sind oft verpflichtet, eine Geheimhaltungsvereinbarung zu unterzeichnen, um den vertraulichen Umgang mit Unternehmensdaten sicherzustellen.
- Auskunftspflicht: Gemäß Artikel 15 der DSGVO haben Arbeitnehmer das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen. Dies umfasst Informationen über den Zweck der Datenverarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten Daten und die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Daten offengelegt wurden.
- Informationspflicht bei Datenpannen: Im Falle eines Hackerangriffs oder einer Datenpanne müssen die betroffenen Arbeitnehmer innerhalb von 72 Stunden informiert werden. Somit wird gewährleistet, dass sie angemessene Maßnahmen zum Schutz ihrer persönlichen Daten ergreifen können.
Dürfen Personaldaten in einer HR-Software gespeichert werden?
Die Antwort: Ja. Personaldaten dürfen in einer HR-Software gespeichert werden, jedoch unterliegen sie strengen gesetzlichen Regelungen. Die maßgeblichen Vorschriften sind § 88 DSGVO (Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext) sowie § 26 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses).
Diese Gesetze legen fest, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten im Beschäftigungskontext rechtmäßig ist, wenn sie für die Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Um die Sicherheit der digitalen Personalakte zu gewährleisten, müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen werden. Dazu gehören insbesondere die Verschlüsselung der Daten, die Verwendung sicherer Passwörter sowie eine starke Authentifizierung.
Unabhängig von der verwendeten Software muss jedes Unternehmen mit mindestens zehn Angestellten einen Datenschutzbeauftragten benennen. Der Datenschutzbeauftragte überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und stellt sicher, dass die Datenverarbeitung im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen erfolgt.
Sie wollen Personalakten digitalisieren? Hier erfahren Sie, was Sie dabei beachten sollten.
Fazit: Schützen Sie Personaldaten effektiv und verantwortungsbewusst
Datenschutz in der Personalabteilung ist ein komplexes und vielschichtiges Thema, das eine sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und die Umsetzung der Datenschutzprinzipien sind dabei ebenso wichtig wie die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter.
Mit einem systematischen und verantwortungsvollen Ansatz kann die Personalabteilung einen wesentlichen Beitrag zum Schutz der personenbezogenen Daten und zur Schaffung eines vertrauensvollen Arbeitsumfelds leisten.
