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eAU: Wo und wie Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abrufen können
Best Practice

eAU: Wo und wie Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abrufen können

6
min
Hände tippen auf einer Laptop-Tastatur – eine Szene, die zeigt, wie man die eAU digital, etwa über das Mitarbeiterportal, wie gewohnt abrufen kann.

Krankmeldungen gehören zum Arbeitsalltag in jedem Unternehmen. Bisher bedeutete das für viele Personalabteilungen: Warten auf den „gelben Zettel“, Scannen, Ablegen, Archivieren. Seit Anfang 2023 hat sich dieser Prozess grundlegend verändert. Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) läuft die Krankmeldung nun vollständig digital ab. Doch wie funktioniert der Abruf der eAU konkret? Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Und was ist bei der Einführung zu beachten?

In diesem Beitrag erfahren Sie, wo und wie Sie als Arbeitgeber die eAU abrufen können, welche Regelungen gelten und welche Tipps Ihnen die Umstellung erleichtern.

Was ist die eAU und warum wurde sie eingeführt?

Ist ein Arbeitnehmer krank, muss er seinem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen, dass er arbeitsunfähig ist. Bis Ende 2022 geschah dies in der Regel mit dem bekannten „gelben Zettel“ – der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU), die der Arbeitnehmer selbst beim Arzt abholen und beim Arbeitgeber einreichen musste. Für viele war das unpraktisch: Mitten in der Genesung mussten sie sich um Bürokratie kümmern, Dokumente abholen und einreichen – oft persönlich oder per Post.

Seit dem 1. Januar 2023 gehört dieses Verfahren der Vergangenheit an. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt die Papierform vollständig. Ärzte übermitteln die Krankmeldung seitdem digital an die Krankenkasse. Arbeitgeber rufen diese Informationen dann selbstständig auf elektronischem Weg bei der Krankenkasse ab. Die Pflicht des Mitarbeiters, sich krankzumelden, bleibt aber bestehen.

Aber Vorsicht: Arbeitgeber erhalten die eAU nicht automatisch. Stattdessen müssen sie den Abruf aktiv anstoßen. Das funktioniert entweder über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder über das SV-Meldeportal.

Die eAU bringt viele Vorteile mit sich: Entlastung für Mitarbeiter, schnellere und sichere Datenübertragung, Automatisierung in der Personalabteilung und weniger Papier und damit weniger Fehler.

Welche Arbeitgeber sind zur eAU-Abfrage verpflichtet?

Grundsätzlich sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die eAU für gesetzlich krankenversicherte Mitarbeitende digital abzurufen – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.

Diese Verpflichtung ergibt sich aus § 109 SGB IV. Auch Minijobber, Teilzeitkräfte oder Werkstudenten fallen unter diese Regelung, insofern sie gesetzlich krankenversichert sind.

Für privat versicherte Beschäftigte oder bei bestimmten Sonderfällen bleibt jedoch weiterhin das papiergebundene Verfahren bestehen.

Eine Frau sitzt konzentriert vor ihrem Bildschirm und fragt sich, wie sich die eAU schnell und unkompliziert wie gewohnt abfragen lässt.
Grundsätzlich müssen alle Arbeitgeber die eAU selbst abfragen

Digitale Krankmeldung: Wie funktioniert das?

Die Einführung der eAU hat den Informationsfluss verändert. Während früher der Mitarbeitende die Bescheinigung an den Arbeitgeber übergab, gilt jetzt das sogenannte Pull-Prinzip: Sie als Arbeitgeber müssen die eAU-Daten aktiv bei der Krankenkasse abrufen.

Wie Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abrufen, zeigt Ihnen dieser Ablauf:

  • Schritt 1: Der Arbeitnehmer meldet sich bei Ihnen krank.
  • Schritt 2: Der behandelnde Arzt übermittelt die AU-Daten elektronisch an die zuständige Krankenkasse.
  • Schritt 3: Nach spätestens einem Werktag stellt die Krankenkasse die eAU zur Abfrage bereit.
  • Schritt 4: Sie senden eine Abfrage über Ihre HR-Software oder das SV-Meldeportal an die Krankenkasse.
  • Schritt 5: Die Krankenkasse übermittelt die eAU-Daten an Sie zurück.

Wichtig: Es gibt keine automatische Zustellung. Sie müssen die eAU aktiv anfordern – idealerweise am Folgetag der Krankmeldung.

Ein krank wirkender Mann sitzt eingewickelt in eine Decke vor einem Tablet und fragt sich, ob er die eAU eigentlich auch digital und wenn ja, wo genau abfragen kann.
Ein Arbeitnehmer muss nur zum Arzt gehen - um die eAU muss er sich nicht kümmern, auch nicht, wo er sie abrufen kann.

Die eAU ist abrufbar bei:

  • Krankheit
  • stationären Krankenhausaufenthalten
  • Arbeitsunfällen
  • Berufskrankheiten

Ausgenommen von der digitalen Krankmeldung sind:

  • Reha- und Kuraufenthalte
  • Erkrankungen von Kindern
  • Privatversicherte Mitarbeiter

In diesen Fällen müssen Arbeitnehmer weiterhin eine papierhafte Bescheinigung vorlegen.

Wie lange Sie die eAU abrufen können, lesen Sie an anderer Stelle bei uns.

Technische Voraussetzungen und Anbindung an HR-Software

Damit Sie als Arbeitgeber die eAU zuverlässig abrufen können, benötigen Sie eine geeignete technische Infrastruktur. Der Abruf erfolgt entweder über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder über das zertifizierte SV-Meldeportal. Viele moderne HR- oder Lohnabrechnungsprogramme – darunter Ninox HR, Personio, DATEV, Lexware oder Sage – bieten bereits eine automatisierte eAU-Funktion. Der Abrufprozess läuft dabei weitgehend im Hintergrund ab. Sie müssen lediglich die Anfrage rechtzeitig auslösen.

Ein besonderes Augenmerk liegt jedoch auf dem Datenschutz: Die sensiblen Gesundheitsdaten der Beschäftigten dürfen ausschließlich verschlüsselt übertragen werden. Alle beteiligten Systeme – vom Arzt über die Krankenkasse bis zu Ihrer Software – müssen die Vorgaben der DSGVO sowie die technischen Richtlinien erfüllen. Mit Ninox HR sind Sie für alle Anforderungen bewappnet. Mehr zum Thema Datenschutz in der Personalabteilung lesen Sie an anderer Stelle in unserem Blog.

Ein Computerbildschirm, der Ninox HR zeigt.
Mit Ninox HR haben Sie nicht nur eine zentrale Stelle für all Ihre Personaldaten - die eAU wird auch automatisch abgerufen.

Die wichtigsten technischen und organisatorischen Anforderungen im Überblick:

  • Zugang zu einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder dem SV-Meldeportal.
  • Sichere, verschlüsselte Datenübertragung via zertifizierter Kommunikationsserver.
  • Klare Rollen- und Zugriffsrechte: Nur autorisierte Personen im Unternehmen dürfen auf eAU-Daten zugreifen.
  • Datenspeicherung nach gesetzlichen Vorgaben: eAU-Daten dürfen nur für den gesetzlich vorgesehenen Zweck gespeichert und verarbeitet werden.

Tipp: Sprechen Sie mit Ihrem IT-Dienstleister oder Softwareanbieter und lassen Sie prüfen, ob Ihre aktuelle Lösung die eAU bereits unterstützt. Achten Sie dabei nicht nur auf die technische Anbindung, sondern auch auf die korrekte Rechtevergabe und sichere Ablage der sensiblen Informationen.

Herausforderungen und Tipps für eine reibungslose Nutzung

Die eAU bringt viele Vorteile mit sich – doch gerade in der Anfangsphase kann es zu Unsicherheiten kommen. Damit die digitale Krankmeldung reibungslos in Ihren Arbeitsalltag integriert wird, sollten Sie typische Stolpersteine kennen und gezielt vorbeugen.

Herausforderungen, die in der Praxis auftreten können:

  • Fehlende oder verspätete Datenübermittlung: Ärztliche Praxen oder Krankenkassen übermitteln die AU nicht immer sofort.
  • Unvollständige oder fehlerhafte Angaben: Falsche Angaben zur Krankenkasse oder zum Beschäftigten führen zu Abfragefehlern.
  • Technische Anbindungsprobleme: Veraltete Systeme oder fehlende Schnittstellen können den Abruf erschweren.
  • Unklare Zuständigkeiten: Ohne klar definierte Verantwortlichkeiten bleibt der Abruf liegen.

So sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf:

  • Definieren Sie klare Prozesse: Legen Sie fest, wer im Unternehmen für den Abruf der eAU verantwortlich ist und wann dieser erfolgen soll – idealerweise am Tag nach der Krankmeldung.
  • Nutzen Sie moderne HR-Software: Setzen Sie auf eine Lösung mit integrierter eAU-Funktion. So reduzieren Sie manuellen Aufwand und vermeiden Übertragungsfehler.
  • Schulen Sie Ihr Team: Stellen Sie sicher, dass Ihre Personalabteilung den Ablauf versteht und bei technischen Fragen reagieren kann.
  • Kommunizieren Sie intern klar: Erinnern Sie Mitarbeitende daran, dass sie sich weiterhin krankmelden müssen – auch wenn keine AU mehr eingereicht wird.
  • Behalten Sie Ausnahmen im Blick: Für privat versicherte Beschäftigte oder Sonderfälle gilt weiterhin das Papierverfahren. Achten Sie hier auf eine saubere Trennung.

Fazit: Gut vorbereitet für die digitale Krankmeldung

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung im Personalwesen. Für Arbeitgeber bedeutet sie mehr Effizienz, weniger Papierkram und eine schnellere Bearbeitung von Krankmeldungen.

Damit die Umstellung reibungslos funktioniert, brauchen Sie die richtigen technischen Voraussetzungen, eine klare interne Organisation und gegebenenfalls Unterstützung durch Ihre HR-Software. Nutzen Sie die eAU als Chance, Ihre Prozesse zu optimieren und profitieren Sie mit Ninox HR von mehr Übersicht, Transparenz und digitaler Sicherheit.

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