Victoria Scholz
Senior Content Marketing Managerin
Zuletzt aktualisiert am
22.8.24
Best Practice
Wie Sie mit einer flexiblen ERP-Software für die Medizintechnik ungeahnte Potenziale entfesseln können
11
min
Inhaltsverzeichnis
In einem hoch regulierten Markt kann es zur Herausforderung werden, eine geeignete ERP-Software zu finden. Besonders für die Medizintechnik birgt eine passende Lösung unzählige Potenziale, die Suche danach aber endlose Probleme.
Dennoch sollten Sie sich frühzeitig über eine ERP-Software Gedanken machen. Zwar gibt es viele Regularien in der Medizintechnik, die die Suche verkomplizieren, doch die Vorteile überwiegen deutlich.
Wie Sie ein passendes ERP-System für Ihr Unternehmen in der Medizintechnik finden, worauf Sie achten sollten und wie eine erfolgreiche Einführung gelingt, lesen Sie nachfolgend.
Die Herausforderungen sind zahlreich
Qualität ist in der Medizintechnikbranche nicht nur ein Wort. Vielmehr bestimmt es jeden Prozess – von der Einarbeitung neuer Mitarbeiter bis hin zum Management des Lagers. Aus diesem Grund muss jede Software bestimmten Richtlinien entsprechen und diese Qualität abbilden.
Deshalb ist es für eine Standard-ERP-Software gar nicht so einfach, den Anforderungen in der Medizintechnik gerecht zu werden. Die Herausforderungen sind zahlreich:
- Datenschutz- und Regelkonformität: Datenschutz, Sicherheit und Qualitätsmanagement sind wichtige Bausteine, die es in der Medizintechnik zu beachten gilt. Natürlich muss die Software Hand in Hand mit diesen Regularien gehen. Soll die Software zum Beispiel in das Qualitätsmanagementsystem eingebunden sein, so muss sie auch validiert werden können. Im besten Fall ist sie auch dafür geeignet, zukünftige Trends und Neuerungen zeitnah abbilden zu können.
- Insellösungen: Diese Herausforderung zieht sich durch jede Unternehmensgröße. Ein Großteil der in der Medizintechnik ansässigen Firmen arbeitet mit zahlreichen Lösungen. Das führt vor allem zu dem Problem, dass die verschiedenen Softwares nicht oder nicht richtig kommunizieren und Daten austauschen können. Die Folge: Die Daten müssen entweder händisch eingetragen werden, was wiederum zu Fehlern führen kann oder werden schlicht falsch vom System übernommen, was wieder von einem Menschen korrigiert werden muss. Beide Optionen kosten wertvolle Zeit.
- Nicht geeignete Software: Besonders weil die Medizintechnik so eine spezialisierte Branche ist, sollten Sie auf eine geeignete Software setzen. Dennoch nutzen viele kleine, aber auch große medizinische Unternehmen Excel-Tabellen. Natürlich ist das Tabellenkalkulationsprogramm keine schlechte Wahl – es ist nur schlichtweg ungeeignet für die Einsatzmöglichkeiten, die Unternehmen in der Medizintechnik adressieren wollen. Nur um ein Beispiel zu nennen, gibt es in Excel kein Rollen- und Nutzermanagement. Es ist schwierig, Mitarbeiter von Daten fernzuhalten, die sie nicht sehen oder bearbeiten sollen. Aus diesem und vielen weiteren Gründen sollten Sie über eine Alternative zu Excel nachdenken.
- Ständige Veränderung: Als ob die Komplexität in der Medizintechnik nicht schon genug wäre, verändert sich der Markt und die Regularien ständig. Ist Ihre ERP-Software nicht flexibel, kann das Sie und Ihren Erfolg ausbremsen.
- Komplexität von Standard-Software: Nicht jede Standard-Software ist für jedes Unternehmen in der Medizintechnik geeignet. Oft ist die Lösung zu komplex und es scheitert bereits an der Einrichtung oder Anpassung an Ihre Bedürfnisse. Wenn dann noch teure Zusatzgebühren für den Support oder schlechte Erreichbarkeit des Services dazukommen, ist die Software nicht mehr praktikabel.
Natürlich greifen diese Herausforderungen auch ineinander und bedingen sich. Nutzen Unternehmen in der Medizintechnik als Software Excel, ist dieser Prozess oft nicht regelkonform. Gibt es viele Insellösungen in Ihrem Unternehmen verlieren Sie bei ständigen Veränderungen im Markt oder bei den regulatorischen Anforderungen Zeit, um diese in den Lösungen zu berücksichtigen - falls das überhaupt möglich ist. Eine integrierte Software kann Unternehmen in der Medizintechnik also helfen, gelassener auf zukünftige Veränderungen zu reagieren.
Das Unternehmen G. Heinemann Medizintechnik GmbH stand vor den gleichen Herausforderungen. Der Anbieter für HNO-Medizintechnik nutzte viele unterschiedliche Software-Anwendungen und eine Vielzahl an Excel-Tabellen.
Auf der Suche nach einem Tool für den Service-Innen- und Außendienst sowie das Qualitätsmanagement stießen sie auf Ninox.
"Ich habe schnell gemerkt, es gibt keine Grenzen bei Ninox. Wenn man einen Prozess abbilden möchte, findet man auch schnell einen optimalen und zielführenden Weg.” (Dipl. Ing. Jakob Hoffmann von Heinemann Medizintechnik GmbH)
Hoffmann und sein Team begannen zuerst mit der Entwicklung einer Anwendung. Doch schnell erkannten sie das Potenzial von Ninox.
Heute steuert das Medizintechnikunternehmen noch viel mehr Prozesse im Unternehmen mit Ninox. Die komplette Erfolgsgeschichte mit G. Heinemann Medizintechnik GmbH lesen Sie an anderer Stelle.
Was Ihnen eine gute ERP-Software für die Medizintechnik bringt
Im besten Fall löst Ihr zukünftiges ERP-System alle Herausforderungen, denen Sie gerade gegenüberstehen. Unternehmen in der Medizintechnik kennen die Dringlichkeit und die Vorteile der Digitalisierung, doch die Umsetzung ist oft das Problem.
Mit einem übergreifenden und auf Sie zugeschnittenen System können Sie vor allem alle Insellösungen loswerden und auf eine Software setzen. Aus diesem Grund gibt es auch ERP-Software, die gleichzeitig um Bereiche wie zum Beispiel das Projektmanagement in der Medizintechnik erweiterbar ist. Damit verhindern Sie mehrere Lösungen im Unternehmen, die schlimmstenfalls nicht miteinander kommunizieren können.
Natürlich macht Sie eine vollumfängliche ERP-Software in der Medizintechnik viel effizienter. Damit sparen Sie nicht nur Kosten, sondern vor allem Zeit, um sich auf andere Projekte konzentrieren zu können. Aber auch die Qualität der Produkte wird sich nach der Einführung eines ERP-Systems erheblich verbessern. Eine lückenlose Dokumentation und die Rückverfolgbarkeit in der Lieferkette können das gewährleisten.
Apropos Lieferkette: Eine der größeren Herausforderungen in Unternehmen ist es, wenn Fehler in einem Produkt auffallen und die gesamten Herstellungs- und Lieferprozesse überprüft werden müssen. Ein ERP hilft Ihnen dabei, besser nachvollziehen zu können, wo und wann der Fehler entstanden ist. So wird eine Aufgabe, die normalerweise viel Zeit kostet, zu einem Kinderspiel.
Aber auch Fehler, die durch manuelles Eintippen von Daten entstehen, werden minimiert, wenn Sie auf eine Software mit Automatisierungen und Prozessen, die nahtlos ineinandergreifen, setzen.
Weitere Vorteile sind:
- Transparenz und bessere Übersicht: Stellen Sie sich vor, Sie nutzen nur ein Tool im Unternehmen. Da alle Daten in diese Software einfließen, können alle Mitarbeiter in Echtzeit Informationen austauschen und sind zu jeder Zeit auf dem neuesten Stand. Mit einem cleveren Rollenkonzept sorgen Sie zudem für mehr Datensicherheit, da wirklich nur derjenige etwas sieht, der es auch sehen soll.
- Bessere Kommunikation nach außen: Sammeln Sie gebündelt alle Daten an einem Ort über Lieferanten, Kunden, Abnehmer usw., um so bei jedem Auftrag auf dem Laufenden zu sein und einen besseren Überblick über alle Vorgänge behalten zu können.
- Compliance und gesetzliche Vorschriften: Mit einer validierten Software für Ihre Prozesse in der Medizintechnik halten Sie alle Compliance-Anforderungen ein und müssen sich keine Sorgen mehr machen. Entscheiden Sie sich für ein flexibles ERP-System, können Ihrem Unternehmen auch künftige Änderungen in den gesetzlichen Vorschriften oder am Markt nichts mehr anhaben. Zudem fällt es Ihnen damit leichter, auf den Wettbewerb zu reagieren.
So wählen Sie beste Lösung für Ihr Unternehmen aus
Sie kennen jetzt die Vorteile einer ERP-Software für Unternehmen aus der Medizintechnik. Dennoch liegt das Schwerste noch vor Ihnen: die Suche nach einer geeigneten Lösung, die Sie am besten im Arbeitsalltag unterstützt.
Sie sollten sich alle Herausforderungen und Prozesse, die Sie digitalisieren wollen, aufschreiben, um daraus eine Art Checkliste für die Auswahl der perfekten Software erstellen zu können.
Was ist Ihnen wichtig? Wollen Sie eine Software, die lediglich als Lagerverwaltung dient? Oder möchten Sie auch Ihr Projektmanagement, den Vertrieb, das Kundenmanagement und mehr in der Software abbilden?
- Soll die Software beispielsweise auch in der Lage sein, das Risikomanagement nach ISO 14971 oder das Dokumentenmanagement abzubilden?
- Sollen zusätzlich Non-Conformances, CAPAs oder die Prozessvalidierung abgewickelt werden?
- Möchten Sie die MDR-Anforderungen sowie die Anforderungen der ISO 13485 sicher umsetzen können?
- Soll die Software zudem bei der Verwaltung Ihrer EUDAMED-Attribute helfen?
Notieren Sie alle Prozesse, die in der Software für Medizintechnik abgebildet werden sollen und welche Funktionen für Sie wichtig sind.
In der Medizintechnik haben Qualität und Sicherheit oberste Priorität. Prüfen Sie daher jede Software auf die Einhaltung DSGVO-konformer Standards, wie Serverstandorte in der EU oder bestimmte ISO-Zertifizierungen.
Wird Ihr Medizintechnikunternehmen wachsen? Dann suchen Sie nach einer Software, die sich leicht skalieren lässt.
Außerdem sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:
- Wie wichtig ist Ihnen der Kundensupport? Wie sollte er erreichbar sein?
- Welche Schnittstellen sind Ihnen wichtig? Brauchen Sie beispielsweise eine DATEV-Schnittstelle?
- Soll die Software auch auf mobilen Endgeräten funktionieren können?
- Wie sind die Rollen- und Nutzerrechte geregelt und wie einfach ist es, Nutzern Rechte wieder zu entziehen, sobald sie das Unternehmen verlassen?
Das Wichtigste ist allerdings, wie anpassungsfähig Ihre neue Software für die Medizintechnik sein soll. Mit einem flexiblen ERP-System können Sie gelassen auf Veränderungen in der Branche reagieren und arbeiten effizienter, da sich die Software Ihnen anpasst – und nicht andersherum.
Die Herausforderung hier ist jedoch, dass Standard-Software oftmals nicht richtig auf Ihre individuellen Prozesse und Bedürfnisse angepasst werden kann. Eine eigene Software zu entwickeln, kostet allerdings viel Zeit und Geld.
Wir wollen Ihnen eine Lösung für dieses Dilemma vorstellen: Ninox. Diese Plattform nutzt moderne Low-Code-Technologie, mit der Sie keine große IT-Abteilung benötigen, um ein eigenes ERP-System zu entwickeln.
Ninox ist die flexible Software für die Medizintechnik
Ninox ist die Basis für eine perfekte maßgeschneiderte QM-Software für die Medizintechnik, die all Ihre Anforderungen erfüllt. Doch was heißt Low Code? Dabei handelt es sich um eine Technologie, bei der Sie mit nur wenig Programmierkenntnissen Ihre eigene Software entwickeln können.
Stellen Sie es sich am besten wie einen Baukasten vor. Mit wenigen Klicks und Elementen, die Sie einfach dorthin schieben, wo Sie sie benötigen, bauen Sie schnell Ihr eigenes, auf Ihre Prozesse angepasstes, ERP.
Doch Ninox kann noch mehr: Dank einer offenen Schnittstelle lässt sich die Low-Code-Plattform hervorragend in Ihre bestehenden Systeme integrieren.
Wir raten Ihnen, mit einem überschaubaren Anwendungsfall zu beginnen. Lernen Sie die Plattform kennen und entdecken Sie, was alles möglich ist. Nach und nach können Sie weitere Prozesse mithilfe von Ninox digital abbilden. Der Traum von einer Software für das gesamte Unternehmen kann mit Ninox wahr werden.
Und das Beste: Ihr Qualitätsmanagement muss nicht mehr in einem extra System gepflegt werden. Sie können es in Ninox integrieren, damit es zum täglichen Arbeitsablauf gehört. Daten, die ohnehin regelmäßig genutzt werden, fließen somit in das QMS ein und können ausgewertet werden. So sind Sie jederzeit bereit für das nächste Audit.
Smarte Automatismen verschlanken Ihre Prozesse und sorgen dafür, dass Daten nicht mehrmals manuell eingetippt werden müssen. Durch Verknüpfungen zieht sich Ninox die Daten selbst und fügt sie automatisch ein. Die Eingaben können zudem automatisch auf Plausibilität geprüft werden. Leere Eingabefelder und „GDP-Probleme“ gehören damit der Vergangenheit an.
Natürlich können Sie in Ninox auch Rechte an Nutzer vergeben und detailgenau definieren, wer an welcher Stelle Daten lesen, bearbeiten oder löschen darf.
Muss Ihre QM-Anwendung validiert werden und konform zur FDA 21 CFR Part 11 sein? Kein Problem mit Ninox! Egal ob Audit Trail, digitale Unterschrift oder Schutz der Aufzeichnungen - mit Ninox können Sie Ihren Software-Lebenszyklus-Prozess problemlos kontrollieren und dokumentieren.
Sie wollen sehen, was mit Ninox möglich ist? Sehen Sie sich die Webinaraufzeichnung von unserem Kunden G. Heinemann Medizintechnik GmbH an, um zu erfahren, wie dieses Unternehmen aus der Branche Ninox nutzt und damit effizienter arbeitet.
Testen Sie Ninox 30 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre eigene ERP-Software für die Medizintechnik. Lassen Sie sich am besten von unseren kostenlosen Vorlagen inspirieren.
Sie wollen mehr Unterstützung? Gemeinsam mit einem unserer über 100 Partner entwickeln Sie genau die Software, die Sie benötigen. Unser Netzwerk umfasst erfahrene Unternehmen aus über 50 Branchen. Sie erhalten nicht nur eine individuelle Lösung, sondern auch langfristige Betreuung und umfassende Beratung.
Der Ninox-Partner Tracion Solutions ist Ihr Experte in der MedTech-Branche mit mehr als 15 Jahren Erfahrung und hilft Ihnen zuverlässig, genau das zu entwickeln, was Sie benötigen.
