Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
17.2.26
Best Practice
Excel war gestern: Warum Ihr Unternehmen keine Tabellen, sondern Datenbanken braucht
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min
Inhaltsverzeichnis
Viele Unternehmen nutzen nach wie vor Excel – etwa für Kundenlisten, Projektpläne oder Lagerbestände. Am Anfang wirkt das praktisch. Daten lassen sich schnell erfassen. Berechnungen sind mit wenigen Klicks erledigt. Tabellen können unkompliziert geteilt werden. Doch schon bald entstehen Probleme. Dateien liegen auf unterschiedlichen Rechnern, Versionen werden hin- und hergeschickt und Ende ist unklar, welche Zahlen tatsächlich stimmen.
Spätestens, wenn die Arbeit unübersichtlich wird und sich Fehler einschleifen, zeigt sich, dass Excel allein nicht ausreicht. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, warum sich Datenbanken eher eignen, um die Anforderungen moderner Unternehmen zu erfüllen.
Excel – der Alleskönner mit Grenzen
Viele Unternehmen starten ihre Datenverwaltung mit Excel. Die Tabellenkalkulation ist einfach, überall verfügbar und scheinbar universell einsetzbar. Doch sobald mehrere Mitarbeiter gleichzeitig mit einer Datei arbeiten oder komplexe Geschäftsprozesse abgebildet werden sollen, zeigt Excel seine Grenzen.
Sie kennen das Szenario: Eine Excel-Datei liegt auf mehreren PCs, Tabellen werden hin- und hergeschickt, jeder ändert etwas und schließlich weiß niemand mehr, welche Datei die aktuelle ist. Dazu kommt, dass Berechnungen fehleranfällig sind. Eine kleine falsche Formel oder ein Zahlendreher kann weitreichende Konsequenzen haben – von ungenauen Reports bis hin zu falschen Entscheidungen im Vertrieb oder Einkauf.
Ein weiteres Problem ist, dass viele Unternehmen Excel zweckentfremden. Sie nutzen es als CRM, Projektmanagement oder organisieren sogar Lagerverwaltung damit. Doch für all diese Aufgaben ist Excel nicht vorgesehen. Immerhin handelt es sich um ein Tabellenkalkulationsprogramm und nicht um ein Datenbankmanagementsystem.
Diese zweckentfremdende Praxis führt zu Ineffizienzen und birgt Risiken: Daten werden nicht zentral gespeichert, Änderungen sind schwer nachzuvollziehen und die Zusammenarbeit mehrerer Teams ist kompliziert.
Warum eine Datenbank die bessere Wahl ist
Datenbanken sind für genau solche Szenarien gemacht. Sie bieten eine zentrale, strukturierte und sichere Möglichkeit, Informationen zu speichern, zu verknüpfen und Prozesse abzubilden. Anders als Excel, das Daten nur auflistet, ermöglichen Datenbanken die Verwaltung komplexer Zusammenhänge. Auch die Automatisierung von Abläufen und die Skalierung mit Ihrem Unternehmen gehören zum Funktionsumfang einer Datenbank.
Daten verknüpfen statt nur auflisten
Ein großer Vorteil von Datenbanken liegt in der Möglichkeit, Daten zu verknüpfen. Kundeninformationen, Bestellungen, Rechnungen – alles kann relational miteinander verbunden werden. Ändert sich ein Kundenname, wird die Änderung automatisch in allen verknüpften Datensätzen übernommen. Sie müssen keine Formeln bauen oder Daten manuell abgleichen.
Das spart Zeit, reduziert Fehler und macht Auswertungen deutlich präziser. Gerade wenn Ihr Unternehmen wächst, wird eine solche Verknüpfung essenziell: Sie schaffen Transparenz und vermeiden Doppelarbeiten.
Prozesse abbilden und automatisieren
Datenbanken können mehr als nur Informationen speichern. Sie können Geschäftsprozesse abbilden und wiederkehrende Aufgaben automatisieren. Bestellprozesse, Rechnungsstellung oder Inventarupdates lassen sich direkt in der Datenbank steuern.
Automatisierungen reduzieren den manuellen Aufwand Ihrer Prozesskette und minimieren das Risiko menschlicher Fehler. Außerdem lassen sich Workflows genau auf Ihre Unternehmensprozesse anpassen. So wird aus einer reinen Datensammlung ein aktives Werkzeug für Ihr Tagesgeschäft.
Benutzerrechte und Zugriffskontrolle
In Excel gibt es nur eingeschränkte Möglichkeiten, unterschiedliche Zugriffsrechte zu vergeben. Sie können zwar einzelne Felder oder Tabellenblätter sperren, doch ein dezidiertes Rollenkonzept gibt es nicht. Eine Datenbank erlaubt, dass jeder Mitarbeiter genau die Daten sehen und bearbeiten kann, die für seine Rolle relevant sind.
Das erhöht die Datensicherheit und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Sensible Informationen bleiben geschützt, während Teams effizient zusammenarbeiten können. In großen oder wachsenden Unternehmen ist dies ein entscheidender Faktor.
Skalierbarkeit und API-Anbindung
Excel stößt schnell an seine Grenzen, wenn Datenmengen wachsen. Datenbanken hingegen sind skalierbar und können Millionen von Datensätzen effizient verarbeiten.
Zusätzlich ermöglichen moderne Datenbanken die Anbindung anderer Systeme über APIs.
So fließen Daten automatisch zwischen CRM, Buchhaltung oder Lagerverwaltung. Sie vermeiden doppelte Dateneingaben, sparen Zeit und stellen sicher, dass alle Abteilungen mit denselben aktuellen Informationen arbeiten.
Best Practice: mit Ninox Geschäftsprozesse professionalisieren
Auch kleine Unternehmen können von Datenbanken profitieren. Low-Code-Plattformen wie Ninox ermöglichen die Erstellung individueller Datenbanklösungen, ohne Programmierkenntnisse. Geschäftsprozesse werden digital abgebildet, Automatisierungen vereinfachen wiederkehrende Aufgaben und die Zusammenarbeit im Team wird effizienter.
Nachfolgend zeigen wir Ihnen einige Beispiele, wie Unternehmen Datenbanken gewinnbringend einsetzen:
Dogscan GmbH
Das Gesundheits-Startup Dogscan GmbH setzt Ninox als zentrales ERP-System ein. Patienteninformationen, Diagnosen und Behandlungspläne lassen sich damit an einem Ort verwalten. Viele manuelle Eingaben fallen weg, wodurch das Team spürbar Zeit gewinnt. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, und die Patientenverwaltung wird deutlich strukturierter.
Halo Companies
Das Bauunternehmen nutzt Ninox für Projektmanagement, Ressourcenplanung und Rechnungsstellung. Projektleiter sehen jederzeit, welche Materialien gebraucht werden, wie Arbeitszeiten verteilt sind und wie es um die Budgets steht. Die zentrale Datenhaltung macht Abläufe transparenter, und interne Abstimmungen dauern nur noch einen Bruchteil der Zeit.
Becatur
Das nachhaltige Bauunternehmen organisiert Bauprojekte, Lieferantenkontakte und Materialbestellungen mit Ninox. Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass Nachbestellungen rechtzeitig ausgelöst werden und alle Informationen aktuell bleiben. Das Team arbeitet dadurch effizienter und vermeidet Fehler, die früher im Alltag schnell passiert sind.
Diese Beispiele zeigen, dass auch kleine und mittlere Unternehmen komplexe Abläufe digitalisieren und Prozesse nachhaltig optimieren können.
Finden Sie noch mehr Erfolgsgeschichten unserer Kunden hier.
Fazit: Warum Sie Excel hinter sich lassen sollten
Excel eignet sich für einfache Aufgaben, doch für die Verwaltung komplexer Daten und Prozesse ist es nicht ausreichend. Datenbanken ermöglichen die zentrale Speicherung, Prozessautomatisierung, granulare Zugriffskontrolle und Skalierbarkeit.
Mit Low-Code-Lösungen wie Ninox können Unternehmen ihre Abläufe digitalisieren, Fehler reduzieren und die Effizienz deutlich steigern – und das ohne eigenes IT-Team. Wenn Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher aufstellen wollen, ist der Schritt von Excel zu einer Datenbank keine Frage des Luxus, sondern eine strategische Entscheidung.
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