Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
3.6.25
Best Practice
Geschäftsprozessmodellierung als Schlüssel zur digitalen Transformation für KMU
9
min
Inhaltsverzeichnis
- Definition: Was ist Geschäftsprozessmodellierung?
- Ziele der Geschäftsprozessmodellierung
- Warum ist Geschäftsprozessmodellierung für KMU so wichtig?
- Fünf Schritte zur erfolgreichen Geschäftsprozessmodellierung – so geht’s
- Sechs praktische Tipps zur Umsetzung
- So unterstützt Ninox die Geschäftsprozessmodellierung
- Fazit: Geschäftsprozesse optimieren und die digitale Transformation vorantreiben
Die digitale Transformation stellt viele kleine und mittlere Unternehmen vor große Herausforderungen. Prozesse, die bislang analog abliefen, sollen künftig digital und effizient funktionieren. Doch wo anfangen? Die Antwort lautet: bei den Prozessen selbst. Wer seine Abläufe versteht, kann sie gezielt verbessern und automatisieren. Genau hier setzt die Geschäftsprozessmodellierung an.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worum es sich bei dem Begriff Geschäftsprozessmodellierung handelt, welche Ziele die Methode verfolgt und wie Sie sie effektiv intern umsetzen.
Definition: Was ist Geschäftsprozessmodellierung?
Geschäftsprozessmodellierung beschreibt die strukturierte Darstellung von Unternehmensprozessen. Genutzt werden dazu Diagramme, Roadmaps und andere visuelle Modelle. Ziel ist es, Abläufe transparent zu machen, Zusammenhänge zu erkennen und Potenziale für Optimierung und Automatisierung aufzudecken.
Dabei unterscheidet man zwischen dem Ist-Zustand (wie läuft es aktuell?) und dem Soll-Zustand (wie soll es künftig laufen?). Durch diesen Vergleich werden Schwachstellen sichtbar. Die Geschäftsprozessmodellierung dient damit als Übersetzer zwischen Fachabteilungen, IT und Management, denn komplexe Prozesse werden so für alle verständlich dokumentiert.
Ziele der Geschäftsprozessmodellierung
Die Modellierung von Geschäftsprozessen verfolgt mehrere zentrale Ziele. Prozesse verständlich machen steht dabei an erster Stelle: Komplexe Abläufe werden klar strukturiert und grafisch dargestellt, sodass jeder Beteiligte auf einen Blick erkennt, was wann passiert.
Gleichzeitig hilft die Modellierung, Optimierungspotenziale aufzudecken, indem sie Engpässe, doppelte Arbeitsschritte oder ineffiziente Übergaben sichtbar macht. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, eine Basis für Automatisierung zu schaffen – denn nur wer seine Prozesse genau kennt, kann sie auch digital abbilden und automatisieren. Zudem trägt die Geschäftsprozessmodellierung dazu bei, die Kommunikation zu verbessern, da ein einheitliches Prozessverständnis die Abstimmung zwischen Abteilungen und Teams erheblich erleichtert.
Die gängigsten Modellierungsmethoden
Zur Darstellung von Prozessen gibt es verschiedene Prozessmodellierungssprachen. Je nach Ziel und Komplexität kommen zum Einsatz:
BPMN (Business Process Model and Notation)
BPMN ist die bekannteste Prozessmodellierungssprache. Mit dieser Methode können Sie nicht nur Abläufe abbilden, sondern auch Rollen, Entscheidungen und eingesetzte Systeme übersichtlich integrieren. Dazu werden hauptsächlich Flussdiagramme-ähnliche Darstellungen verwendet. Der große Vorteil: BPMN-Modelle sind sowohl für Fachabteilungen als auch für IT-Teams verständlich und schaffen damit eine wichtige Brücke zwischen Business und Technik.
EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette)
Die ereignisgesteuerte Prozesskette gehört zu den klassischen Methoden im deutschsprachigen Raum. Sie eignet sich besonders gut, um klar strukturierte, lineare Abläufe wie etwa Produktions- oder Verwaltungsprozesse abzubilden. Mit EPK lassen sich Prozesse einfach nachvollziehen und Engpässe schnell erkennen – ideal für KMU, die erste Schritte in Richtung Digitalisierung gehen möchten.
UML (Unified Modeling Language)
UML stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung, wird heute aber auch zur Modellierung komplexer Geschäftsprozesse eingesetzt. Die Sprache hilft dabei, Systeme, Abläufe und Zusammenhänge strukturiert zu visualisieren, besonders dann, wenn Geschäftsprozesse stark mit IT-Systemen verknüpft sind oder neue digitale Lösungen entwickelt werden sollen.
Für KMU reicht oft eine einfache BPMN-Darstellung oder eine reduzierte Form der EPK. Wichtig ist, dass die Methode verständlich ist und zum Unternehmen passt.
Warum ist Geschäftsprozessmodellierung für KMU so wichtig?
Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen fehlen oft dokumentierte Prozesse. Viel Wissen steckt in den Köpfen einzelner Mitarbeitender. Kommt es zu Ausfällen, Fluktuation oder Wachstum, entstehen schnell Reibungsverluste. Die Geschäftsprozessmodellierung kann hier Abhilfe schaffen und dient als Grundlage für jede nachhaltige digitale Transformation.
Die Geschäftsprozessmodellierung schafft für KMU unzählige Vorteile:
- Mehr Effizienz: Prozesse werden schlanker, klarer und schneller.
- Höherer Return on Investment: Optimierte Abläufe sparen Zeit und Geld. Das ist gerade bei wachsender Digitalisierung ein entscheidender Faktor.
- Skalierbarkeit: Prozesse, die klar strukturiert sind, lassen sich leichter auf neue Teams, Standorte oder Systeme übertragen.
- Bessere Entscheidungsgrundlage: Durch Prozessdaten können Sie fundierter planen und steuern.
- Automatisierung wird möglich: Nur wer seine Prozesse kennt, kann sie auch digitalisieren.
Fünf Schritte zur erfolgreichen Geschäftsprozessmodellierung – so geht’s
Damit die Geschäftsprozessmodellierung in Ihrem Unternehmen nicht nur Theorie bleibt, sondern messbare Verbesserungen bringt, braucht es ein strukturiertes Vorgehen. Die folgenden fünf Schritte helfen Ihnen dabei, Prozesse systematisch zu analysieren, verständlich zu dokumentieren und kontinuierlich zu optimieren.
Schritt 1: Relevante Prozesse identifizieren und priorisieren
Starten Sie mit Prozessen, die häufig genutzt werden oder besonders fehleranfällig sind – etwa in der Angebotserstellung, im Kundenservice oder in der Rechnungsbearbeitung. Fragen Sie sich: Wo entstehen unnötige Aufwände? Wo ist Transparenz nötig? Wählen Sie bewusst ein erstes Pilotprojekt mit klar erkennbarem Nutzen.
Schritt 2: Beteiligte und Verantwortliche einbeziehen
Kein Prozess funktioniert ohne Menschen. Beziehen Sie frühzeitig die Mitarbeitenden ein, die in den jeweiligen Abläufen arbeiten. Sie kennen Schwachstellen und Sonderfälle aus der Praxis. Legen Sie zudem fest, wer für die Modellierung und spätere Pflege der Prozesse verantwortlich ist.
Schritt 3: Prozessstruktur erfassen und visualisieren
Skizzieren Sie den Ablauf: Wer macht was, wann und womit? Nutzen Sie einfache Tools oder Notationen wie BPMN oder EPK, je nachdem, was für Ihr Team verständlich ist. Halten Sie Rollen, Aufgaben, Systeme und Entscheidungspunkte fest – idealerweise gemeinsam in einem Workshop.
Schritt 4: Informationsflüsse klären (Input/Output)
Welche Daten werden im Prozess benötigt? Welche entstehen neu? Dokumentieren Sie, welche Informationen von welchem Schritt zum nächsten übergeben werden und wo möglicherweise Medienbrüche oder doppelte Eingaben entstehen. Das hilft später bei der Automatisierung.
Schritt 5: Prozesse regelmäßig überprüfen und optimieren
Modellierung ist kein einmaliges Projekt. Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob der Prozess noch funktioniert, wo Anpassungen nötig sind oder sich neue Anforderungen ergeben. Planen Sie feste Review-Termine ein und nutzen Sie Feedback aus dem Arbeitsalltag.
Sechs praktische Tipps zur Umsetzung
Geschäftsprozessmodellierung muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass Sie pragmatisch vorgehen, sich auf das Wesentliche konzentrieren und Ihre Mitarbeitenden mitnehmen. Diese Tipps helfen Ihnen bei der Umsetzung im Alltag:
- Tipp 1: Starten Sie mit einfachen Prozessen, die sich schnell visualisieren und verbessern lassen.
- Tipp 2: Nutzen Sie klare, leicht verständliche Darstellungen statt überladener Diagramme.
- Tipp 3: Holen Sie frühzeitig Feedback von den Mitarbeitenden ein, die den Prozess täglich ausführen.
- Tipp 4: Überarbeiten Sie Ihre Modelle regelmäßig. Prozesse verändern sich, und Ihr Modell sollte Schritt halten.
- Tipp 5: Setzen Sie auf kleine, konkrete Verbesserungen statt auf die große Lösung von Anfang an.
- Tipp 6: Vergessen Sie nicht, Ihre Teams mit kurzen Schulungen und Erklärungen abzuholen.
So unterstützt Ninox die Geschäftsprozessmodellierung
Mit Ninox haben Sie ein flexibles Low-Code-Tool zur Hand, das Ihre Prozesse digital abbildet und gleichzeitig aktiv steuert. Die Plattform eignet sich ideal für KMU, weil sie individuell anpassbar und leicht bedienbar ist.
Vorteile auf einen Blick:
- Individuelle Prozess-Apps: Erstellen Sie maßgeschneiderte Anwendungen für Ihre Geschäftsprozesse ganz ohne Programmierkenntnisse. Ganz gleich, ob Projektmanagement, CRM, ERP oder HR-Prozesse: Mit Ninox können Sie all Ihre Workflows digital abbilden.
- Visualisierung und Automatisierung: Prozesse lassen sich grafisch darstellen und direkt automatisieren – beispielsweise durch automatische E-Mail-Benachrichtigungen oder Statuswechsel.
- Kollaboratives Arbeiten: Mitarbeiter können gleichzeitig am Prozess arbeiten, Informationen hinterlegen und Abläufe anstoßen. Die mobile App sorgt dafür, dass Mitarbeiter immer und überall auf die Daten zugreifen können.
- Praxisnah: Ob Angebotserstellung, Projektmanagement oder Auftragsabwicklung – Ninox unterstützt Sie bei alltäglichen Prozessen mit konkreten Vorlagen und einfachen Anpassungen. So sparen Sie Zeit, vermeiden Medienbrüche und schaffen eine Basis für effizientes Arbeiten.
Fazit: Geschäftsprozesse optimieren und die digitale Transformation vorantreiben
Die Geschäftsprozessmodellierung ist mehr als nur eine Pflichtaufgabe: Sie ist der Schlüssel zur digitalen Zukunft Ihres Unternehmens. Wer Prozesse kennt, kann sie optimieren, automatisieren und skalieren. Für KMU bedeutet das: weniger Reibungsverluste, mehr Effizienz, bessere Entscheidungen.
Nutzen Sie den Einstieg in die Modellierung als Chance. Mit Tools wie Ninox setzen Sie Ihre Ideen schnell und flexibel um. Starten Sie klein, bleiben Sie dran und entwickeln Sie Ihre Prozesse Schritt für Schritt weiter.
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