Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
13.12.24
Best Practice
So setzen Unternehmen die GoBD-konforme Archivierung richtig um
7
min
Inhaltsverzeichnis
- Definition: Was ist eine GoBD-konforme Archivierung?
- Welche Dokumente betreffen die GoBD?
- Datenschutz und GoBD: Was gibt es zu beachten?
- Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung der GoBD-konformen Archivierung?
- Fünf Schritte zur GoBD-konformen Archivierung
- Wie Sie häufige Fehler bei der GoBD-konformen Archivierung vermeiden
- Fazit: GoBD-konforme Archivierung richtig umsetzen und Risiken vermeiden
Die GoBD stellen sicher, dass Unternehmen ihre digitalen Aufzeichnungen und Dokumente im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen aufbewahren. Eine GoBD-konforme Archivierung ist unerlässlich, um rechtlichen und steuerlichen Anforderungen zu genügen und zugleich die Integrität und Verfügbarkeit von wichtigen Unternehmensdaten zu gewährleisten.
In diesem Artikel erfahren Sie, warum die GoBD-Archivierung so wichtig ist, und wie Sie die Anforderungen für eine GoBD revisionssichere Archivierung erfolgreich umsetzen können.
Definition: Was ist eine GoBD-konforme Archivierung?
Eine GoBD-konforme Archivierung bedeutet, dass alle relevanten Geschäftsdokumente und Aufzeichnungen in einer Weise aufbewahrt werden, die sowohl rechtlich anerkannt als auch für steuerliche Prüfungen nachvollziehbar sind. Die Archivierung nach GoBD ist für alle digitalen sowie Papierdokumente entscheidend.
Wofür steht die Abkürzung GoBD? GoBD steht für "Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form". Sie enthalten die Grundsätze zur Archivierung von Büchern von Unternehmen, damit diese von den Finanzbehörden anerkannt werden. Was Unternehmen zur revisionssicheren Archivierung wissen müssen, lesen Sie an anderer Stelle.
Für wen gelten die GoBD und warum sind sie wichtig?
Die GoBD gelten für alle Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler, die steuerlich relevante Dokumente aufbewahren müssen – sowohl in Papierform als auch digital. Dies betrifft insbesondere die ordnungsgemäße Archivierung von Rechnungen, Belegen und anderen steuerrelevanten Unterlagen, die eine Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit gewährleisten müssen.
Bei einer Prüfung durch die Finanzbehörden kann es zu Nachforderungen, aber auch zu Bußgeldern kommen, wenn die Dokumente nicht den Anforderungen der GoBD-Archivierungspflicht entsprechen. Das ist insbesondere für KMU sowie Selbstständige und Freiberufler brenzlich, da sie oft keine so großen Rücklagen haben.
Was sind die wichtigsten Grundsätze der GoBD?
Die GoBD beschreiben sechs wesentliche Grundsätze, die bei der Archivierung von Dokumenten und Aufzeichnungen beachtet werden müssen:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Alle Dokumente müssen lückenlos nachvollziehbar und prüfbar sein, sodass sie im Falle einer Steuerprüfung jederzeit verifiziert werden können. In der Verfahrensdokumentation darf keine Buchung ohne Beleg erfolgen.
- Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung (10-Tage-Regel): Aufzeichnungen und Buchungen müssen innerhalb von 10 Tagen nach Entstehung vorgenommen werden, sodass Manipulationen verhindert werden. Für Bargeldeinnahmen sowie -ausgaben gilt eine tagesaktuelle Erfassung.
- Richtigkeit: Die Dokumente müssen korrekt und vollständig sein. Dazu gehört auch, dass sie rechtliche Vorschriften einhalten und richtig kontiert sind.
- Unveränderbarkeit: Einmal gespeicherte Daten dürfen nicht mehr verändert werden. Müssen Rechnungen oder Belege doch im Nachhinein noch angepasst werden, muss die Anpassung – durch beispielsweise eine Storno-Rechnung – klar ersichtlich sein. Der Verweis auf den Originalbeleg ist hierbei unerlässlich.
- Vollständigkeit: Alle relevanten Dokumente müssen vollständig erfasst und aufbewahrt werden. Für einen Beleg müssen folgende Angaben archiviert werden: Belegnummer, Datum, Menge und Betrag, Name des Vertragspartners. Zur Vollständigkeit gehört ebenso die rechtliche Einhaltung der Aufbewahrungsfristen.
- Ordnung: Die Belege müssen strukturiert und geordnet abgelegt werden. Folgende Regeln müssen für eine GOBD-konforme Archivierung zwangsläufig eingehalten werden: Systematische Buchung von Belegen. Geschäftsvorfälle müssen leicht nachvollziehbar sein. Bareinnahmen müssen von bargeldlosen Transaktionen getrennt geführt werden. Rechnungsnummern dürfen nur einmalig vergeben werden. Die Buchführung ist für Dritte nachvollziehbar.
Welche Dokumente betreffen die GoBD?
Die GoBD betreffen vor allem digitale Rechnungen, Buchungsbelege, Verträge, E-Mails und andere Geschäftsdokumente, die für die Steuererklärung oder für betriebliche Zwecke relevant sind. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Dokumente in Papierform oder elektronisch vorliegen – entscheidend ist die korrekte Archivierung und Aufbewahrung.
Wie Sie Rechnungen revisionssicher archivieren können, lesen Sie an anderer Stelle in unserem Blog.
Wichtig zu wissen: Die GoBD selbst regeln nicht die Aufbewahrungsdauer und definieren auch nicht, welche Dokumente aufbewahrt werden müssen. Diese Gesetzestexte finden Sie in anderen Rechtsvorschriften wie dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder anderen Steuergesetzen.
Datenschutz und GoBD: Was gibt es zu beachten?
Neben den steuerlichen Anforderungen ist auch der Datenschutz ein wichtiger Aspekt bei der GoBD-konformen Archivierung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten, die in den Dokumenten enthalten sind, gemäß der DSGVO behandelt werden. Das bedeutet, dass Unternehmen geeignete Maßnahmen ergreifen müssen, um die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, etwa durch Verschlüsselung oder regelmäßige Backups.
Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung der GoBD-konformen Archivierung?
Unternehmen, die die GoBD-Vorgaben missachten, riskieren nicht nur steuerliche Nachforderungen, sondern auch Strafen von den Finanzbehörden. Besonders für KMU können die Konsequenzen dramatisch sein, da sie unter Umständen nicht nur Steuern nachzahlen müssen, sondern auch hohe Geldbußen drohen. In schweren Fällen kann es sogar zu einer Ablehnung der steuerlichen Anerkennung der Buchführung kommen, was gravierende Folgen für die Geschäftstätigkeit hat.
Fünf Schritte zur GoBD-konformen Archivierung
Die Umsetzung der GoBD-Archivierung erfordert mehr als nur die Auswahl eines geeigneten Systems. Es geht darum, klare Prozesse zu etablieren, die sowohl die rechtlichen Anforderungen erfüllen als auch die Sicherheit und Integrität der archivierten Daten gewährleisten.
In den folgenden fünf Schritten zeigen wir, wie Sie die GoBD-konforme Archivierung effizient und nachhaltig umsetzen:
1. Auswahl der richtigen Archivierungssoftware
Die Wahl der richtigen Softwarelösung ist entscheidend für die GoBD-Konformität. Eine gute Archivierungssoftware muss revisionssicher sein und darf keine Änderungen an bereits gespeicherten Dokumenten zulassen. Das sind wesentliche Bestandteile der GoBD revisionssicheren Archivierung. Sie sollte außerdem die Möglichkeit bieten, Dokumente zu exportieren und zu importieren sowie über Zugriffskontrollen und Protokollierung verfügen.
2. Einrichtung interner Prozesse
Um eine GoBD-konforme Archivierung zu gewährleisten, müssen Unternehmen interne Prozesse definieren. Eine klare Verfahrensdokumentation ist notwendig, die alle Schritte der Archivierung beschreibt. Das hilft Ihren Mitarbeitern dabei, die Vorgaben einzuhalten und die Dokumente ordnungsgemäß zu archivieren.
3. Sicherstellung der Datenintegrität und -sicherheit
Die Sicherheit und Integrität der archivierten Daten muss gewährleistet sein. Erstellen Sie regelmäßig Backups und verschlüsseln Sie Ihre Daten, um einen unbefugten Zugriff zu verhindern. Eine klare Zugriffssteuerung hilft außerdem, sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf die archivierten Dokumente zugreifen können.
4. Schulung von Mitarbeitern
Eine wichtige Maßnahme zur Einhaltung der GoBD ist auch die Schulung Ihrer eigenen Mitarbeiter. Sie müssen im Umgang mit der Archivierungssoftware und den internen Prozessen geschult werden, um Fehler und Verstöße gegen die GoBD zu vermeiden. So garantieren Sie, dass alle Angestellten mit den aktuellen Anforderungen vertraut sind.
5. Regelmäßige Überprüfungen und Audits
Prüfen Sie Ihre Archivierungsprozesse regelmäßig durch interne oder externe Audits. Experten helfen Ihnen dabei, rechtliche Konsequenzen zu verhindern. Verlassen Sie sich nicht auf Ihre Bauchgefühl und gefährliches Halbwissen. Nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor, wenn sich gesetzliche Anforderungen oder interne Abläufe ändern.
Wie Sie häufige Fehler bei der GoBD-konformen Archivierung vermeiden
Auch bei der sorgfältigsten Umsetzung der GoBD-konformen Archivierung können leicht Fehler auftreten, die zu rechtlichen und finanziellen Problemen führen können. Um diese Risiken zu minimieren, ist es wichtig, häufige Stolpersteine zu erkennen und zu vermeiden:
- Fehler bei der Verfahrensdokumentation: Eine unvollständige oder fehlerhafte Dokumentation der Archivierungsprozesse kann zu Problemen führen. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Schritte genau dokumentiert sind.
- Nicht revisionssichere Software verwenden: Die Nutzung von nicht zertifizierten Archivierungstools kann gravierende rechtliche Konsequenzen haben. Achten Sie darauf, dass die Software alle GoBD-Vorgaben erfüllt.
- Unzureichende Backup-Strategien: Führen Sie regelmäßige Backups durch und achten Sie auf eine sichere Speicherung. Fehlende oder unzureichende Backups können im Falle eines Datenverlusts zu erheblichen Problemen führen.
Fazit: GoBD-konforme Archivierung richtig umsetzen und Risiken vermeiden
Die GoBD-konforme Archivierung ist eine wichtige Voraussetzung, um steuerliche und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Unternehmen, die diese Vorgaben beachten, können sicherstellen, dass ihre Dokumente und Aufzeichnungen bei einer Prüfung anerkannt werden. Mit den richtigen Maßnahmen können Sie die GoBD-Vorgaben problemlos einhalten und Ihre Daten sicher und nachvollziehbar archivieren.
