Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
27.11.24
Best Practice
Rechnungen revisionssicher archivieren: Das müssen Sie wissen
8
min
Inhaltsverzeichnis
- Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
- Warum ist revisionssichere Archivierung für Unternehmen wichtig?
- Anforderungen an die revisionssichere Archivierung
- Schritt-für-Schritt-Anleitung zur revisionssicheren Archivierung
- Vorteile und Herausforderungen der revisionssicheren Archivierung
- Best Practices für eine erfolgreiche revisionssichere Archivierung
- Fazit: Die Zukunft der Archivierung ist digital und sicher
Die revisionssichere Archivierung von Rechnungen ist ein wesentlicher Bestandteil einer gesetzeskonformen Buchführung. Sie stellt sicher, dass Unternehmen ihre Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar verwalten.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Rechnungen revisionssicher archivieren und speichern können, welche Anforderungen Sie erfüllen müssen und wie Sie die revisionssichere Archivierung in Ihrem Unternehmen praktisch umsetzen können.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass elektronische Dokumente – insbesondere Rechnungen – so gespeichert werden, dass sie nicht verändert werden können. Diese Vorgabe ist gesetzlich verankert und basiert auf den Grundsätzen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form), des HGB (Handelsgesetzbuches) sowie der Abgabenordnung (AO).
Damit Rechnungen als revisionssicher gelten, müssen sie mehrere wichtige Kriterien erfüllen:
- Unveränderbarkeit: Einmal archivierte Rechnungen dürfen nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
- Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung und jeder Zugriff müssen vollständig dokumentiert werden.
- Verfügbarkeit: Dokumente müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum von mindestens 10 Jahren abrufbar sein.
- Vollständigkeit: Alle Rechnungen müssen vollständig archiviert werden. Es darf nichts fehlen, was für die Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung entscheidend ist.
- Ordnungsmäßigkeit: Die Archivierung muss den rechtlichen Vorschriften entsprechen.
- Sicherheit: Revisionssichere archivierte Rechnungen müssen vor unbefugtem Zugriff, Manipulation oder Verlust geschützt werden.
- Zugriffsschutz: Nur autorisierte Personen dürfen Zugang zu den archivierten Rechnungen haben. Zugriffsrechte und Berechtigungen müssen klar geregelt und dokumentiert sein.
Warum ist revisionssichere Archivierung für Unternehmen wichtig?
Unternehmen müssen sicherstellen, dass Rechnungen ordnungsgemäß archiviert werden, um bei Prüfungen durch das Finanzamt oder Wirtschaftsprüfer keine Probleme zu bekommen.
Zu den wichtigsten Gründen, warum Unternehmen Rechnungen revisionssicher speichern sollten, gehören:
- Rechtssicherheit: Eine revisionssichere Archivierung gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und schützt vor Strafen.
- Schutz vor Bußgeldern: Verstöße gegen die GoBD können zu erheblichen Strafen führen.
- Effizienzsteigerung: Eine digitale Archivierung spart Zeit, da Rechnungen schneller gefunden und bearbeitet werden können.
Anforderungen an die revisionssichere Archivierung
Damit die Archivierung von Rechnungen wirklich revisionssicher ist, müssen einige technische Voraussetzungen erfüllt sein. Denken Sie dabei an das Fundament eines gut gebauten Hauses – es sorgt für Stabilität und Sicherheit, auch in stürmischen Zeiten.
Technische Anforderungen
- Unveränderbare Speicherung der Daten: Stellen Sie sich vor, Ihre Rechnungen werden in einem digitalen Safe abgelegt – und zwar so, dass sie niemand nachträglich bearbeiten kann. Dokumente müssen in einem Format wie PDF/A gespeichert werden, das Änderungen unmöglich macht. Auf diese Weise bleiben alle wichtigen Informationen, egal ob Rechnungsnummer oder Betrag, genau so erhalten, wie sie ursprünglich festgelegt wurden.
- Zugriffskontrolle: Nicht jeder sollte einfach so in den „digitalen Safe“ schauen können. Die Zugriffsrechte müssen klar definiert sein, damit nur befugte Mitarbeiter auf die archivierten Rechnungen zugreifen können.
- Sicheres Speichersystem: Ihre Daten sollen nicht nur heute sicher sein, sondern auch in 10 Jahren noch geschützt und abrufbar bleiben. Dazu ist ein stabiles und sicheres Speichersystem notwendig, das auch modernen Datenschutzanforderungen entspricht.
Die technische Seite ist wichtig, aber die Organisation ist das Herzstück jeder revisionssicheren Archivierung. Sie sorgt dafür, dass alles reibungslos abläuft und jede Rechnung dort landet, wo sie hingehört – in einem strukturierten und nachvollziehbaren System.
Organisatorische Anforderungen
- Dokumentationspflichten: Jeder Schritt im Archivierungsprozess – von der Erstellung bis zur Ablage – muss sorgfältig dokumentiert werden. Diese Nachvollziehbarkeit ist entscheidend, um bei späteren Prüfungen durch das Finanzamt oder Wirtschaftsprüfer zeigen zu können, dass alles ordnungsgemäß erfolgt ist.
- Fristen und Aufbewahrungspflichten: Es gibt klare Regeln, wie lange Rechnungen aufbewahrt werden müssen – in der Regel mindestens 10 Jahre. Diese Fristen müssen im Archivierungsprozess strikt eingehalten werden.
- Datenwiederherstellung: Technik kann manchmal versagen. Deshalb ist es entscheidend, einen Plan für die Datenwiederherstellung zu haben. Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Feuerwehrplan für Ihr Unternehmen – im Falle eines Systemausfalls müssen elektronische Rechnungen revisionssicher archiviert werden. Regelmäßige Backups und ein klar definierter Prozess zur Wiederherstellung sorgen dafür, dass im Ernstfall keine wichtigen Informationen verloren gehen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur revisionssicheren Archivierung
Um Ihre Rechnungen revisionssicher zu archivieren, folgen Sie dieser klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung. So stellen Sie sicher, dass Sie alle Anforderungen erfüllen und Ihre Dokumente jederzeit sicher und zugänglich sind.
- Dokumente digitalisieren: Beginnen Sie mit der Digitalisierung Ihrer papierbasierten Rechnungen. Verwenden Sie einen hochwertigen Scanner, um klare und lesbare digitale Kopien zu erstellen. Achten Sie darauf, dass die Scans im PDF/A-Format gespeichert werden, damit sie unveränderbar sind.
- Daten ins Archivsystem einpflegen: Laden Sie die digitalisierten Rechnungen in Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Archivierungssystem hoch. Versehen Sie jede Rechnung mit den notwendigen Metadaten, wie Rechnungsnummer, Datum und Lieferant. Diese Informationen erleichtern die spätere Suche und die Nachvollziehbarkeit.
- Zugriff verwalten und sichern: Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf die archivierten Rechnungen zugreifen können. Richten Sie ein klar definiertes Berechtigungsmanagement ein und protokollieren Sie alle Zugriffe. So bleibt der Zugriff auf sensible Daten geschützt und nachvollziehbar.
- Dokumentationsprozess etablieren: Implementieren Sie einen systematischen Dokumentationsprozess für alle Schritte der Archivierung. Halten Sie fest, wann Dokumente digitalisiert, hochgeladen und von wem sie abgerufen wurden. Diese Aufzeichnungen sind entscheidend für die Revisionssicherheit.
- Regelmäßige Überprüfungen und Backups durchführen: Planen Sie regelmäßige Überprüfungen Ihres Archivierungssystems, um sicherzustellen, dass es den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Führen Sie zudem regelmäßige Backups durch, um Ihre Daten vor Verlust zu schützen. So sind Sie auf der sicheren Seite und können im Notfall schnell handeln.
Vorteile und Herausforderungen der revisionssicheren Archivierung
Die revisionssichere Archivierung von Rechnungen bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hinausgehen. Gleichzeitig sind jedoch auch Herausforderungen zu bewältigen, die eine sorgfältige Planung und Umsetzung erfordern. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Vorteile und Herausforderungen.
Die Balance zwischen den Vorteilen und Herausforderungen ist entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung der revisionssicheren Archivierung. Durch sorgfältige Planung und Schulung können Unternehmen die positiven Aspekte maximieren und gleichzeitig die Herausforderungen meistern.
Best Practices für eine erfolgreiche revisionssichere Archivierung
Damit Ihre revisionssichere Archivierung reibungslos funktioniert, sollten Sie einige bewährte Praktiken beachten:
- Regelmäßige Überprüfung der Prozesse: Es ist wichtig, regelmäßig sicherzustellen, dass die archivierten Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Überprüfen Sie die Systeme auch auf Updates und neue Sicherheitsanforderungen.
- Sicherheitsmaßnahmen umsetzen: Sorgen Sie für ausreichende Sicherheitsvorkehrungen, wie die Verschlüsselung Ihrer Daten und regelmäßige Backups, um im Notfall auf alle Dokumente zugreifen zu können.
- Langfristige Planung: Archivierung ist eine langfristige Aufgabe. Stellen Sie sicher, dass die Daten auch in zehn oder mehr Jahren noch zugänglich und lesbar sind. Regelmäßige Wartung und technische Updates sind hierfür essenziell.
Fazit: Die Zukunft der Archivierung ist digital und sicher
Die revisionssichere Archivierung von Rechnungen ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern bietet Unternehmen viele Vorteile. Sie sorgt für Rechtssicherheit, verbessert die Effizienz in der Buchhaltung und schützt vor hohen Strafen. Um erfolgreich zu sein, sollten Unternehmen sowohl die technischen als auch die organisatorischen Anforderungen erfüllen und geeignete Archivierungssysteme nutzen. Durch die regelmäßige Überprüfung der Prozesse und die Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Dokumente stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen auch langfristig revisionssicher archiviert sind.
