Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
27.5.25
Best Practice
GoBD-konforme Aufbewahrungsfristen: Ein Leitfaden für Unternehmen
6
min
Inhaltsverzeichnis
- Was sind die GoBD und warum sind sie wichtig?
- Welche Dokumente unterliegen den GoBD-Aufbewahrungsfristen?
- GoBD Aufbewahrungsfristen: Wie lange müssen Unternehmen welche Unterlagen aufbewahren?
- Digitale Archivierung: Anforderungen und Best Practices
- Konsequenzen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflichten
- Fazit: GoBD-Aufbewahrung im Griff – mit digitaler Unterstützung
Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, steuerlich relevante Unterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren. Dabei gelten klare Regeln: die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung, kurz GoBD. Wer hier nicht aufpasst, riskiert Sanktionen bei Betriebsprüfungen.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen, was Sie bei der digitalen Archivierung beachten sollten und wie Sie Ihre Prozesse GoBD-konform gestalten.
Was sind die GoBD und warum sind sie wichtig?
Die GoBD wurden vom Bundesamt für Finanzen herausgegeben. Sie definieren die Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen.
Ziel der GoBD ist es, die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit aller Geschäftsvorgänge bei einer Prüfung durch das Finanzamt zu gewährleisten. Sie geben unter anderem vor:
- wie Unterlagen aufzubewahren sind (unveränderbar, vollständig, zeitgerecht, nachprüfbar, ordentlich und nachvollziehbar),
- wie Datenzugriffe bei einer Betriebsprüfung erfolgen müssen und
- wie Sie Belege digital erfassen und archivieren dürfen.
Für Sie bedeutet das: Sie müssen alle steuerlich relevanten Daten strukturiert, sicher und jederzeit abrufbar aufbewahren. Seit dem 01.01.2025 gilt für alle B2B-Unternehmen zudem die E-Rechnungspflicht. Die GoBD gilt ebenso für die digitale Buchhaltung.
Welche Dokumente unterliegen den GoBD-Aufbewahrungsfristen?
Nicht alle Unterlagen sind gleichermaßen relevant. Die GoBD beziehen sich auf steuerlich und buchhalterisch bedeutsame Dokumente. Dazu zählen Unterlagen wie:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Buchungsbelege (wie etwa Quittungen, Kontoauszüge)
- Handels- und Geschäftsbriefe
- Verträge und Vereinbarungen mit steuerlicher Relevanz
- Jahresabschlüsse und Lageberichte
- Inventarlisten
- Lohn- und Gehaltsunterlagen
- Steuerbescheide und Betriebsprüfungsberichte
Auch digitale Belege wie eingescanntes Papier, E-Rechnungen oder automatisch erstellte Reports aus ERP-Systemen unterliegen der Aufbewahrungspflicht – vorausgesetzt, sie betreffen steuerlich relevante Vorgänge.
Mehr Informationen zu den Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen lesen Sie an anderer Stelle in unserem Blog.
GoBD Aufbewahrungsfristen: Wie lange müssen Unternehmen welche Unterlagen aufbewahren?
Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus der Abgabenordnung (§ 147 AO) sowie dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB). Dabei wurde bisher in eine 10 und eine 6-Jahresdauer unterschieden. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde mit Wirkung ab dem 1. Januar 2025 die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege jedoch auf 8 Jahre herabgesetzt. Somit gelten folgende Aufbewahrungspflichten:
Folgende Dokumente müssen 10 Jahre aufbewahrt werden:
- Jahresabschlüsse
- Eröffnungsbilanzen
- Inventare
- Lageberichte
- Steuerbescheide
- Daten aus elektronischen Kassensystemen
Folgende Dokumente müssen 8 Jahre aufbewahrt werden:
- Rechnungen
- Quittungen
- Rechnungen
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Folgende Dokumente müssen 6 Jahre aufbewahrt werden:
- Geschäftsbriefe (auch E-Mails mit geschäftlichem Inhalt)
- Angebote
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine (insofern nicht Teil der Rechnung)
- sonstige Unterlagen mit steuerlichem Bezug
Wichtig: Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Eine Rechnung vom 15.06.2020 muss demnach bis zum 31.12.2030 aufbewahrt werden.
Digitale Archivierung: Anforderungen und Best Practices
Die Digitalisierung Ihrer Belege spart Platz, Zeit und reduziert manuelle Fehlerquellen. Damit Sie den Überblick behalten und Ihre Unterlagen jederzeit GoBD-konform vorhalten können, empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Ein DMS automatisiert die Ablage, strukturiert Ihre Dokumente, ermöglicht gezielte Zugriffsrechte und sorgt dafür, dass nichts verloren geht.
Damit Ihre digitale Archivierung GoBD-konform ist, sollten Sie zusätzlich folgende Anforderungen erfüllen:
Unveränderbarkeit gewährleisten
Nachträgliche Änderungen an Belegen sind unzulässig. Nutzen Sie daher revisionssichere Archivierungssysteme. Diese speichern jede Version und protokollieren Änderungen automatisch.
Vollständigkeit und Lesbarkeit sichern
Scannen oder digitalisieren Sie Belege vollständig, inklusive Rückseiten, Anlagen oder Anhänge. Sorgen Sie dafür, dass alle Dokumente lesbar und eindeutig zuordenbar sind.
Zeitgerechte Erfassung
Belege müssen zeitnah erfasst werden. Bei Barbelegen empfiehlt sich beispielsweise ein Mobile-Scan direkt nach Erhalt. Auch bei E-Mails mit Rechnungsanhang gilt: schnell archivieren.
Zugriff und Auswertbarkeit sicherstellen
Prüfer müssen auf Ihre archivierten Daten zugreifen können. Nutzen Sie daher Systeme mit strukturierter Ablage und Exportfunktion. Achten Sie auf maschinelle Auswertbarkeit.
Internes Kontrollsystem etablieren
Legen Sie klare Regeln und Prozesse zur digitalen Belegverarbeitung fest. Wer ist zuständig? Wer kontrolliert? Wie werden Belege abgelegt? Dokumentieren Sie Ihre Abläufe in einem Verfahrensverzeichnis.
Wie Sie die GoBD-konforme Archivierung richtig umsetzen, lesen Sie an anderer Stelle bei uns.
Besonders geeignet für kleine und mittlere Unternehmen ist Ninox. Unsere flexible Low-Code-Plattform lässt sich individuell an Ihre Prozesse anpassen – von der Belegerfassung über die Aufbewahrung bis hin zur Archivstruktur. Dank integrierter Filter-, Such- und Exportfunktionen behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Daten.
Das Beste daran: Mit Ninox erfüllen Sie nicht nur die aktuellen GoBD-Vorgaben, sondern sind auch langfristig auf der sicheren Seite. Denn das System unterstützt eine revisionssichere Langzeitarchivierung, sodass Ihre Unterlagen auch Jahre später noch vollständig, lesbar und unverändert abrufbar sind – ein Muss bei Betriebsprüfungen.
Konsequenzen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflichten
Archivieren Sie Ihre Unterlagen nicht gemäß den GoBD-Anforderungen, drohen ernsthafte Folgen – insbesondere bei Betriebsprüfungen.
Mögliche Konsequenzen:
- Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch das Finanzamt
- Hinzuschätzungen bei Einnahmen
- Versagung des Vorsteuerabzugs bei nicht ordnungsgemäßen Rechnungen
- Bußgelder oder Zwangsgelder
- strafrechtliche Ermittlungen bei Verdacht auf Steuerhinterziehung
Das kann teuer werden. Außerdem haben negative Betriebprüfungen auch einen Einfluss auf das Vertrauen in Ihr Unternehmen. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen unterschätzen oft die Bedeutung sauberer, revisionssicherer Archivierung. Prüfer bewerten nicht nur einzelne Belege, sondern das gesamte System.
Überprüfen Sie deshalb regelmäßig Ihre Archivierungsprozesse. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und investieren Sie in geeignete Softwarelösungen. Somit schützen Sie sich vor rechtlichen Konsequenzen.
Fazit: GoBD-Aufbewahrung im Griff – mit digitaler Unterstützung
GoBD-konforme Aufbewahrung ist kein Thema, das Sie auf die lange Bank schieben sollten. Sie schützt nicht nur vor Ärger mit dem Finanzamt, sondern schafft Transparenz und Rechtssicherheit in Ihrem Unternehmen. Prüfen Sie regelmäßig, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind und setzen Sie auf digitale Lösungen wie Ninox. So stellen Sie sicher, dass Sie allen Anforderungen gerecht werden und bei der nächsten Betriebsprüfung auf der sicheren Seite stehen.
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