Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
11.10.24
Best Practice
Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen: Was Sie wissen müssen
7
min
Inhaltsverzeichnis
- Ist es verpflichtend, die digitale Personalakte aufzubewahren?
- Gesetzliche Grundlagen für die Aufbewahrungspflichten von Personalunterlagen
- Übersicht der Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen
- Gibt es eine Löschfrist für Personalunterlagen?
- Praktische Umsetzung der Aufbewahrungsfristen
- Herausforderungen und Lösungen bei der Aufbewahrung von Personalunterlagen
- Fazit: Setzen Sie die Aufbewahrungsfristen dank HR-Software erfolgreich um
Die korrekte Umsetzung von Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen ist ein essenzieller Bestandteil einer verantwortungsvollen Unternehmensführung. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dokumente über festgelegte Zeiträume hinweg aufzubewahren. Diese Vorschriften dienen nicht nur dem Schutz der Arbeitnehmerrechte, sondern auch der Absicherung des Unternehmens im Falle rechtlicher Auseinandersetzungen.
In diesem Artikel geben wir Ihnen einen umfassenden Überblick über die wesentlichen Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflichten für Personalunterlagen und zeigen Ihnen, wie Sie diese in der Praxis effektiv umsetzen.
Ist es verpflichtend, die digitale Personalakte aufzubewahren?
Verlässt ein Angestellter das Unternehmen – ganz gleich ob freiwillig oder unfreiwillig – besteht keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung der digitalen Personalakte. Doch aufgepasst: Einzelne Dokumente, die sich in der Personalakte befinden, müssen aufbewahrt werden. Dazu gehören mitunter Lohnsteuerkarten, Gehaltsabrechnungen oder Lohnsteuerbescheinigungen.
Außerdem ist die Aufbewahrung nach dem Ausscheiden oder der Kündigung eines Angestellten von entscheidender Bedeutung, um arbeitsrechtliche Konflikte im Nachgang zu verhindern. Spätere Forderungen von Seiten eines Angestellten können im äußersten Fall vor Gericht landen. Wenn Ihnen die Dokumente fehlen, kann das für Ihr Unternehmen schwere Folgen haben.
Gesetzliche Grundlagen für die Aufbewahrungspflichten von Personalunterlagen
Die Dokumente in der Personalakte sichern die Rechte und Pflichten von Arbeitnehmer und Arbeitgeber während der gesamten Dauer des Arbeitsverhältnisses. Doch auch nach dem Arbeitsverhältnis können Angestellte Forderungen stellen. Arbeitszeugnisse oder Schadenersatz können selbst drei Jahre nach Arbeitsaustritt noch geltend gemacht werden. Deshalb ist es für Unternehmen im eigenen Interesse, die Personalakte für mindestens drei Jahre aufzubewahren – dann sind nämlich die Ausschluss- und Verjährungsfristen abgelaufen.
Achtung: Beachten Sie, dass die Ausschlussfrist am 31. Dezember des dritten Jahres nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses endet.
Die Aufbewahrungspflichten für Personalunterlagen sind in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen verankert. Zu den wichtigsten zählen:
- Handelsgesetzbuch (HGB): Regelt insbesondere die Aufbewahrungspflichten für kaufmännische Unterlagen, die auch bestimmte Personalunterlagen einschließen.
- Abgabenordnung (AO): Hier sind die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten festgelegt, die insbesondere Lohn- und Gehaltsabrechnungen betreffen.
- Sozialgesetzbuch (SGB): Regelt die Aufbewahrungspflichten in Bezug auf Sozialversicherungsunterlagen.
Übersicht der Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen
In der Personalakte befinden sich also eine Reihe von Informationen. Während die generelle Aufbewahrungsempfehlung der Personalakte bei drei Jahren liegt, gibt es spezielle Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Rechtsbereiche.
Nachfolgend haben wir Ihnen eine Übersicht mit den wichtigsten Aufbewahrungsfristen zusammengestellt:
Gibt es eine Löschfrist für Personalunterlagen?
Personaldaten haben nicht nur eine Aufbewahrungsfrist, sondern auch eine Löschfrist, die die Einhaltung von Datenschutzgrundsätzen wahrt. Arbeitgeber sind nämlich grundsätzlich dazu angehalten, personenbezogenen Informationen ihrer Angestellten nur so lange aufzubewahren, wie eine Notwendigkeit (berechtigtes Interesse) besteht.
Vor allem sensible Krankheitsdaten sollten deshalb nach der vergebenen Dauer gelöscht werden. Daten zu Krankheiten sind zwölf Monate nach der Erkrankung zu löschen. Eine Ausnahme besteht, wenn die Krankheitsdauer sechs Wochen im Jahr übersteigt. Hier können die Daten bis zu vier Jahre lang aufbewahrt werden.
Praktische Umsetzung der Aufbewahrungsfristen
Um die Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen zuverlässig und effizient einzuhalten, sollten Unternehmen auf strukturierte Prozesse und moderne Technologien setzen. Dies umfasst nicht nur die Wahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems, sondern auch die Implementierung automatisierter Erinnerungsfunktionen und die Sicherstellung von Datenschutz und Zugriffsrechten.
Effektives Dokumentenmanagement: Strukturierte Ablage für Personalunterlagen und deren Aufbewahrungsfrist
Setzen Sie auf ein gut organisiertes Dokumentenmanagementsystem, um die Personalunterlagen und deren Aufbewahrungsfrist ohne Komplikationen einzuhalten. Dabei können Sie Personalunterlagen sowohl in physischer als auch in digitaler Form ablegen. Die digitale Personalakte bietet klare Vorteile: Sie spart Platz, senkt Kosten und ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Unterlagen.
Automatisierung der Fristenüberwachung: Rechtzeitige Erinnerung an Aufbewahrungsfristen für Personaldaten
Mit einer professionellen HR-Software können Sie sicherstellen, dass Dokumente strukturiert und übersichtlich archiviert werden. Viele dieser Systeme verfügen außerdem über integrierte Erinnerungsfunktionen, die Sie automatisch darauf hinweisen, wenn Aufbewahrungsfristen ablaufen. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Dokumente und vermeiden rechtliche Risiken.
Datensicherheit gewährleisten: Schutz sensibler Personalunterlagen vor unbefugtem Zugriff
Schützen Sie die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer Personalunterlagen, indem Sie sowohl digitale als auch physische Daten sicher aufbewahren. Für digitale Archive sollten Sie auf verschlüsselte Speichersysteme setzen, um sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Physische Dokumente sollten in sicheren, zugangsbeschränkten Bereichen gelagert werden.
Wie Sie Ihre Personalakten am besten digitalisieren können, verraten wir Ihnen an anderer Stelle.
Zugriffsrechte festlegen: Autorisierter Zugang zu sensiblen Mitarbeiterdaten
Regeln Sie klar, wer in Ihrem Unternehmen Zugang zu den Personalunterlagen hat. Nur autorisierte Personen sollten Zugriff auf sensible Dokumente haben, um die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter zu schützen und das Risiko von Datenmissbrauch zu minimieren. Mit einem gut strukturierten Rechte- und Rollenkonzept stellen Sie sicher, dass sensible Daten nur von denjenigen eingesehen werden können, die sie für ihre Arbeit tatsächlich benötigen. Dies trägt nicht nur zur Datensicherheit bei, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in den verantwortungsvollen Umgang mit ihren persönlichen Informationen.
Herausforderungen und Lösungen bei der Aufbewahrung von Personalunterlagen
Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen kann Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen stellen. Diese Schwierigkeiten reichen von rechtlichen Unsicherheiten über Platzmangel bis hin zu Datenschutzfragen. Eine proaktive Herangehensweise zur Bewältigung dieser Herausforderungen ist entscheidend für eine reibungslose Verwaltung der Personalunterlagen und die Vermeidung rechtlicher und organisatorischer Probleme.
Herausforderungen und Lösungen:
- Rechtliche Unsicherheiten: Um rechtliche Fallstricke zu vermeiden, holen Sie bei Unklarheiten rechtlichen Rat ein. Regelmäßige Überprüfungen Ihrer internen Richtlinien und Prozesse helfen, die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen.
- Platzmangel: Reduzieren Sie den Platzbedarf für die physische Aufbewahrung, indem Sie auf digitale Archivierungssysteme umsteigen. Diese bieten nicht nur Platzersparnis, sondern erleichtern auch die Organisation und Suche von Dokumenten.
- Datenschutz: Implementieren Sie datenschutzkonforme Verfahren zur Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig in den Datenschutzbestimmungen, um sicherzustellen, dass sensible Daten gemäß der DSGVO behandelt werden. Mehr zum Datenschutz in der Personalabteilung finden Sie im verlinkten Blogartikel.
Eine Kombination aus rechtlicher Beratung, moderner Technologie und strikten Datenschutzmaßnahmen bildet die Grundlage für ein effektives Management von Personalunterlagen. Durch diese Maßnahmen sichern Sie die ordnungsgemäße Verwaltung Ihrer Personalunterlagen und minimieren mögliche Risiken effektiv.
Fazit: Setzen Sie die Aufbewahrungsfristen dank HR-Software erfolgreich um
Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen ist ein unverzichtbarer Bestandteil einer rechtssicheren Unternehmensführung. Mit einem klaren Verständnis der gesetzlichen Anforderungen und einem gut strukturierten Dokumentenmanagementsystem können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Unterlagen ordnungsgemäß archiviert und fristgerecht gelöscht werden. Moderne HR-Software erleichtert diesen Prozess erheblich, indem sie die Verwaltung automatisiert, Fristen überwacht und den Datenschutz gewährleistet.
