Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
10.1.25
Best Practice
Revisionssichere Archivierung mit der richtigen Software: Infos für Unternehmen
6
min
Inhaltsverzeichnis
- Wann ist eine Archivierungssoftware revisionssicher?
- Vorteile einer revisionssicheren Archivierung-Software für Unternehmen
- Die wichtigsten Funktionen einer revisionssicheren Software im Überblick
- Schritt-für-Schritt-Anleitung: So implementieren Sie eine GoBD-konforme Archivierung-Software
- Fazit: Warum sich revisionssichere Archivierung langfristig auszahlt
Eine revisionssichere Archivierungssoftware bietet Unternehmen eine zuverlässige Lösung, um steuerrelevante Dokumente rechtssicher und digital zu speichern. Mit einer solchen Softwarelösung sparen Sie Zeit und reduzieren gleichzeitig den Verwaltungsaufwand, da wichtige Unterlagen manipulationssicher und auditgerecht abgelegt sind. Schweißausbrüche vor Steuerprüfungen gehören somit der Vergangenheit an.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie von einer revisionssicheren Archivierungssoftware profitieren und welche Funktionen für die rechtssichere Speicherung unerlässlich sind.
Wann ist eine Archivierungssoftware revisionssicher?
Damit eine Archivierungssoftware als revisionssicher gilt, müssen bestimmte Standards erfüllt sein. Der Begriff „Revision“ leitet sich vom lateinischen „revidere“ ab, was „wiedersehen“ bedeutet – und steht für Überprüfung und Nachvollziehbarkeit. Eine revisionssichere Archivierung schützt Ihre Dokumente also vor nachträglichen Änderungen und sichert ihre Integrität.
In Deutschland ist die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) maßgeblich. Diese Richtlinien legen fest, dass steuerrechtliche Dokumente in einer unveränderbaren und nachvollziehbaren Form archiviert werden müssen. Wichtig ist dabei der „Code of Practice“, die folgenden Prinzipien umfasst:
- Unveränderbarkeit: Dokumente dürfen nach der Ablage nicht verändert werden.
- Nachvollziehbarkeit: Jede Aktion sollte dokumentiert und nachvollziehbar sein.
- Vollständigkeit: Alle relevanten Daten müssen erfasst sein.
- Verfügbarkeit: Die Daten müssen jederzeit abrufbar sein.
Vorteile einer revisionssicheren Archivierung-Software für Unternehmen
Die Implementierung einer revisionssicheren Archivierung-Software bietet Unternehmen diverse Vorteile. Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie von einem solchen System profitieren können.
Sie sichern Dokumente rechtssicher und digital
Mit einer revisionssicheren Archivierungssoftware können Sie Dokumente revisionssicher und digital ablegen. Sie bietet eine Versionskontrolle, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wann und durch wen Änderungen vorgenommen wurden. Das erleichtert nicht nur Audits, sondern stärkt auch das Vertrauen in die Dokumentensicherheit.
Revisionssichere Archivierung-Software schützt vor Datenverlust
Datensicherheit ist eine zentrale Herausforderung für Unternehmen. Eine professionelle Archivierungssoftware speichert Dokumente nicht nur sicher, sondern schützt sie auch vor versehentlichem Verlust. Durch automatische Backups und Sicherungsprotokolle sind Ihre Daten jederzeit verfügbar, selbst im Fall eines Systemausfalls.
Sie profitieren von digitalen Workflows
Revisionssichere Archivierungssoftware optimiert Ihre Workflows. Durch intuitive Benutzeroberflächen und Schnittstellen zu CRM- oder ERP-Systemen können Sie Dokumente direkt in die Software einspeisen und müssen sie nicht umständlich kopieren, einscannen und abheften. Die automatische Synchronisation mit anderen Systemen spart wertvolle Zeit und reduziert Fehler.
Archivierungssoftware spart Geld, Platz und Zeit
Statt physischer Aktenschränke nutzen Sie eine digitale Datenbank mit einer flexiblen Suche, die Ihnen das schnelle Auffinden von Dokumenten ermöglicht. Zusätzlich senken Sie Kosten für Papier, Druck und Lagerung, was sich langfristig positiv auf Ihr Budget auswirkt.
Dokumente sind zentral und standortunabhängig gespeichert
Cloud-basierte Archivierungslösungen erlauben Ihnen den standortunabhängigen Zugriff auf Ihre Dokumente. Die langfristige Verfügbarkeit der Daten und der sichere Zugriff über das Internet bieten Ihnen maximale Flexibilität und ermöglichen es Ihnen, auch unterwegs auf wichtige Informationen zuzugreifen.
Die wichtigsten Funktionen einer revisionssicheren Software im Überblick
Eine revisionssichere Archivierungssoftware unterstützt Sie nicht nur bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben unterstützen, sondern sorgt auch für eine zuverlässige Datenverwaltung und Sicherheitsstruktur sorgen.
Wir haben Ihnen nachfolgend die wichtigsten Funktionen eines revisionssicheren Dokumente-Management-Systems zusammenfasst:
- Unveränderbarkeit und Versionierung: Die Software stellt sicher, dass einmal abgelegte Dokumente nicht nachträglich verändert werden können. Jede Änderung und jeder Zugriff werden protokolliert und dokumentiert, sodass jederzeit nachvollziehbar bleibt, wer wann welche Dokumente aufgerufen oder bearbeitet hat. Die Versionskontrolle dient als Nachweis für Revisionssicherheit und schützt vor Manipulation.
- Berechtigungsmanagement und Zugriffskontrolle: Durch die Verwaltung von Zugriffsrechten und Rollen verhindert die Software unbefugte Änderungen und schützt sensible Dokumente. Differenzierten Zugriffsebenen ermöglichen Ihnen, gezielt festzulegen, welche Mitarbeiter welche Dokumente einsehen oder bearbeiten dürfen. Das ist insbesondere bei vertraulichen Informationen von enormer Bedeutung.
- Automatisierte Dokumentenverwaltung und Aufbewahrungsfristen: Eine revisionssichere Archivierungssoftware hilft Ihnen, gesetzliche Aufbewahrungsfristen automatisch einzuhalten. Die Software kann Dokumente nach vordefinierten Regeln klassifizieren und die vorgeschriebenen Fristen überwachen. So werden Dokumente nur so lange aufbewahrt, wie es erforderlich ist.
- Audit-Trail und Nachvollziehbarkeit: Mit detaillierten Prüfpfaden (Audit-Trails) erfüllt das System die Revisionsanforderungen und ermöglicht es, alle Vorgänge rückwirkend zu überprüfen. Das ist nicht nur im Rahmen von Audits wertvoll, sondern auch, wenn interne Kontrollen notwendig sind.
- Compliance und Rechtskonformität: Die Software stellt sicher, dass alle Prozesse den DSGVO-Vorgaben und GoBD-Richtlinien entsprechen. Für die Archivierung steuerrechtlicher Dokumente sind zudem die Anforderungen des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung (AO) von Bedeutung.
- Volltextsuche und flexible Labeling-Optionen: Schnelle und flexible Suchfunktionen helfen Ihnen, Dokumente jederzeit anhand von Schlagwörtern zu finden. Das spart Zeit und erleichtert den Arbeitsalltag erheblich.
- Integrationen: Schnittstellen zu gängigen Systemen wie DATEV, CRM oder ERP-Systemen sorgen dafür, dass die Archivierungssoftware reibungslos mit bestehenden Unternehmenslösungen zusammenarbeitet. Die automatische Synchronisation Ihrer Daten vereinfacht den Dokumentenfluss und steigert die Effizienz.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So implementieren Sie eine GoBD-konforme Archivierung-Software
Die Implementierung einer revisionssicheren Archivierungssoftware erfordert eine strukturierte Vorgehensweise. In dieser Anleitung erfahren Sie, welche Schritte Sie befolgen sollten, um die Software erfolgreich in Ihre Prozesse zu integrieren.
Schritt 1: Führen Sie eine Bedarfsanalyse durch
Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, analysieren Sie Ihre spezifischen Anforderungen. Welche Art von Dokumenten müssen Sie archivieren? Welche Compliance-Vorgaben gelten für Ihr Unternehmen? Durch eine Bedarfsanalyse stellen Sie sicher, dass die gewählte Lösung Ihren Anforderungen entspricht.
Schritt 2: Wählen Sie eine Software nach Ihren Kriterien aus
Bei der Auswahl der Archivierungssoftware sollten Sie auf einige wesentliche Kriterien achten. Die Software sollte eine ordnungsgemäße Ablage der Dokumente gewährleisten und Schnittstellen zu DATEV sowie anderen relevanten Systemen bieten, um Dokumente bei Bedarf direkt ans Steuerbüro oder Finanzamt senden zu können.
Schritt 3: Erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation
Für eine GoBD-konforme Archivierung ist eine Verfahrensdokumentation essenziell. In dieser dokumentieren Sie alle Abläufe, die mit der Archivierung der Dokumente zusammenhängen. So gewährleisten Sie, dass die Prozesse nachvollziehbar sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Schritt 4: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang für eine revisionssichere Archivierung
Damit die Software effektiv genutzt wird, ist eine Mitarbeiterschulung notwendig. Vermitteln Sie Ihren Angestellten, welche Schritte zur revisionssicheren Archivierung nötig sind und wie die Software verwendet wird, um die Datenintegrität sicherzustellen. Eine geschulte Belegschaft stärkt die Compliance und senkt das Risiko von Fehlern.
Schritt 5: Führen Sie regelmäßige Audits durch
Durch regelmäßige Audits stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse und die Software weiterhin den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Überprüfen Sie, ob die Daten korrekt gespeichert und archiviert werden und passen Sie bei Bedarf die Abläufe an neue Compliance-Anforderungen an.
Fazit: Warum sich revisionssichere Archivierung langfristig auszahlt
Mit einer revisionssicheren Archivierungssoftware steigern Sie die Effizienz und Rechtssicherheit Ihres Unternehmens. Nutzen Sie die Vorteile digitaler Workflows, schützen Sie sich vor Datenverlust und sparen Sie Zeit, Geld und Platz. Durch die richtige Software und eine sorgfältige Implementierung schaffen Sie eine zuverlässige Grundlage für die langfristige Aufbewahrung Ihrer Dokumente und entlasten sich bei Steuerprüfungen.
