Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
13.12.24
Best Practice
Revisionssichere Archivierung in der Cloud: Was Unternehmen beachten müssen
7
min
Inhaltsverzeichnis
- Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
- Vorteile der Cloud-basierten revisionssicheren Archivierung
- Rechtliche Anforderungen: Diese Standards müssen erfüllt sein
- 5 Tipps für die Auswahl des richtigen Cloud-Anbieters
- Fazit: Wie Sie Ihre Unternehmensdokumente sicher und gesetzeskonform archivieren
Die Digitalisierung verändert, wie Unternehmen Daten speichern und verwalten. Insbesondere die revisionssichere Archivierung ist ein zentraler Bestandteil moderner Geschäftsprozesse. Cloud-Lösungen spielen dabei eine immer größere Rolle, da sie Unternehmen Flexibilität, Skalierbarkeit und Kostenvorteile bieten.
Doch nicht jede Cloud-Lösung eignet sich für die revisionssichere Archivierung. Gesetzliche Anforderungen wie die GoBD oder die DSGVO müssen erfüllt sein, und die technische Infrastruktur muss höchsten Sicherheitsstandards entsprechen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Vorteile Cloud-Archivierung bietet, welche rechtlichen und technischen Aspekte zu beachten sind und wie Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen finden.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Unter revisionssicherer Archivierung wird eine digitale Ablage verstanden, die gewährleistet, dass geschäftsrelevante Dokumente unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden, sodass sie auch nach Jahren rechtlich gültig als Beweismittel genutzt werden können. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) definieren hierfür klare Vorgaben:
- Dokumente müssen vollständig und unveränderbar sein.
- Alle Bearbeitungsschritte müssen dokumentiert werden.
- Die Archivierung muss so erfolgen, dass Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist (in der Regel sechs bis zehn Jahre) abrufbar sind.
Neben steuerrechtlichen Anforderungen spielt die revisionssichere Archivierung auch für die Einhaltung anderer Compliance-Vorgaben, wie der DSGVO, eine wichtige Rolle. Unternehmen tragen die Verantwortung dafür, dass sensible, personenbezogene Daten geschützt und rechtskonform gespeichert werden.
Vorteile der Cloud-basierten revisionssicheren Archivierung
Mit der Digitalisierung hat sich auch die Ablage von Dokumenten verändert. Immer häufiger werden Sie auf Servern gespeichert. Als besonders praktikabel haben sich hierfür sogenannte Cloud-Services erwiesen.
Cloud-Lösungen bieten eine moderne Alternative zu lokalen Archivierungssystemen und überzeugen durch zahlreiche Vorteile. Die Daten befinden sich hier an einem sicheren und zentralen Ort, der jederzeit und von überall aus zugänglich ist.
Cloud-Lösungen sind digitale Speicher- und Verwaltungssysteme, die Daten auf entfernten Servern statt auf lokalen Geräten speichern. Diese Server befinden sich in Rechenzentren, die weltweit verteilt sein können und über fortschrittliche Sicherheitsmechanismen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen verfügen. Nutzer greifen über das Internet auf ihre Daten zu, was eine ortsunabhängige Nutzung ermöglicht.
Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen kann der Umstieg auf eine revisionssichere Archivierung in der Cloud eine sinnvolle Investition sein. Sie profitieren dabei von den folgenden Vorteilen:
- Flexibilität: Daten sind jederzeit und von jedem Ort aus zugänglich – ideal für mobile Teams oder hybride Arbeitsmodelle.
- Kostenersparnis: Wartung, Hardware und Updates werden vom Anbieter übernommen. Das reduziert IT-Aufwände erheblich.
- Skalierbarkeit: Der Speicherplatz wächst mit Ihren Anforderungen. Sie zahlen nur für die Ressourcen, die Sie tatsächlich nutzen.
- Automatisierung: Viele Cloud-Dienste bieten automatisierte Backups, Versionierung und Sicherheitsupdates.
- Sicherheit: Professionelle Anbieter verfügen über zertifizierte Rechenzentren, die weit höhere Standards erfüllen als viele interne IT-Abteilungen.
Durch diese Vorteile ermöglicht die Cloud-Archivierung nicht nur eine bessere Dokumentenverwaltung, sondern auch langfristige Einsparungen und mehr Effizienz in Ihren Geschäftsprozessen.
Rechtliche Anforderungen: Diese Standards müssen erfüllt sein
Die Nutzung von Cloud-Lösungen für die revisionssichere Archivierung setzt voraus, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Zu den wichtigsten Standards gehören:
- GoBD: Die GoBD regeln, wie digitale Dokumente manipulationssicher und nachvollziehbar aufbewahrt werden müssen.
- DSGVO: Der Schutz personenbezogener Daten ist essenziell, insbesondere wenn Dokumente sensible Informationen enthalten.
- Handels- und Steuerrecht: Geschäftsunterlagen wie Rechnungen, Bilanzen oder Verträge unterliegen je nach Art einer Aufbewahrungsfrist von sechs bis zehn Jahren.
Ein Anbieter, der diese Standards nicht erfüllt, stellt ein Risiko für Ihr Unternehmen dar. Prüfen Sie deshalb sorgfältig, welche Zertifikate und Nachweise Ihr Cloud-Dienstleister vorlegen kann.
Darüber hinaus ergeben sich jedoch auch technische und organisatorische Aspekte, die eine Cloud-Lösung für die revisionssichere Archivierung erfüllen sollte:
Technische Grundlagen für eine revisionssichere Cloud-Archivierung
Damit eine Cloud-Lösung als revisionssicher gilt, müssen bestimmte technische Anforderungen erfüllt sein. Dazu zählen:
- Unveränderbarkeit: Dokumente werden nach der Speicherung gesperrt, Änderungen sind nur über spezielle Versionierungssysteme möglich.
- Verschlüsselung: Daten müssen sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung gesichert sein.
- Protokollierung: Jeder Zugriff oder jede Bearbeitung wird automatisch aufgezeichnet.
- Backup-Systeme: Regelmäßige Backups schützen vor Datenverlust durch technische Fehler oder Cyberangriffe.
Technische Lösungen allein reichen jedoch nicht aus. Unternehmen müssen auch organisatorische Maßnahmen wie Zugriffsrechte und Schulungen für Mitarbeiter implementieren, um eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten.
Sicherheitsaspekte: So schützen Sie Ihre Daten vor Verlust und Missbrauch
Die Sicherheit Ihrer Daten steht bei der Cloud-Archivierung an erster Stelle. Moderne Cloud-Dienste setzen auf ein mehrstufiges Sicherheitskonzept, das potenzielle Risiken minimiert. Dazu gehören:
- Zwei-Faktor-Authentifizierung: Die Zwei-Faktor-Authentifizierung erschwert den unbefugten Zugriff erheblich. Wie der Name vermuten lässt, nutzt die Technik zwei verschiedenen Authentifizierungswege, um den Zugang eindeutig zuzuordnen.
- ISO-Zertifizierungen: Zertifikate wie ISO 27001 garantieren hohe Sicherheitsstandards. Die Norm-Standards sorgen für einheitliche Sicherheitskonzepte, die national anerkannt sind.
- Redundante Datenspeicherung: Daten werden in mehreren Rechenzentren gleichzeitig gesichert, wodurch Ausfälle um ein Vielfaches verhindert werden.
Als Nutzer sollten Sie regelmäßig prüfen, ob Ihr gewählter Cloud-Anbieter die aktuelle Sicherheitsvorgaben einhält. Prüfen Sie außerdem, wie das System auf potenzielle Bedrohungen reagiert.
Integration in bestehende Systeme: Worauf Sie achten sollten
Eine gut integrierte Lösung spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern durch manuelle Eingaben. Um eine nahtlose Integration Ihrer Archivierungslösung in bestehende Systeme wie ERP- oder CRM-Software zu gewährleisten, sollten Sie vor Ihrer Entscheidung wichtige Parameter bedenken. So können Sie Ihre Prozesse vereinfachen und effizienter zu gestalten. Achten Sie bei der Auswahl eines Cloud-Dienstes darauf, dass:
- das Cloud-System die notwendigen Schnittstellen (APIs) besitzt, um eine direkte Verbindung zu Ihrer Unternehmenssoftware zu ermöglichen.
- das Cloud-Archivierungssystem benutzerfreundlich ist, um eine intuitive Bedienung ohne massiven Schulungsaufwand zu gewährleisten und die Implementierung zu vereinfachen.
- das System Automatisierungen erlaubt, um Dokumente sollten automatisch aus anderen Systemen zu übernehmen und zu archivieren.
Kosten und Skalierbarkeit: Warum die Cloud für KMU attraktiv ist
Die Cloud ermöglicht KMU eine sinnvolle revisionssichere Archivierung, die mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen kann. Statt hoher Einmalinvestitionen zahlen Sie bei Cloud-Diensten meist monatliche Gebühren, die sich am tatsächlichen Bedarf orientieren.
Ein weiterer Vorteil ist die planbare Kostenstruktur: Sie müssen weder teure Server anschaffen noch IT-Mitarbeiter für Wartung und Updates einplanen. Das macht die Cloud zu einer attraktiven Option, gerade für Unternehmen mit begrenzten Ressourcen.
5 Tipps für die Auswahl des richtigen Cloud-Anbieters
Die Wahl des richtigen Cloud-Anbieters ist entscheidend, um von den Vorteilen der revisionssicheren Archivierung in der Cloud voll zu profitieren – sei es Flexibilität, Sicherheit oder Skalierbarkeit. Doch nicht jeder Anbieter passt zu den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens. Damit Sie die beste Entscheidung treffen, haben wir für Sie fünf praktische Tipps zusammengestellt, die Ihnen bei der Auswahl helfen.
- Prüfen Sie die Rechtskonformität: Der Anbieter sollte GoBD- und DSGVO-konforme Lösungen garantieren.
- Achten Sie auf Sicherheitsstandards: Zertifizierungen wie ISO 27001 sind ein gutes Indiz für hohe Sicherheitsstandards.
- Bewerten Sie die Skalierbarkeit: Die Lösung sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen können.
- Testen Sie den Support: Ein kompetenter Kundensupport kann bei Problemen entscheidend sein.
- Vergleichen Sie Preise und Leistungen: Nutzen Sie Testphasen, um die Funktionalität der Lösung zu prüfen.
Fazit: Wie Sie Ihre Unternehmensdokumente sicher und gesetzeskonform archivieren
Revisionssichere Archivierung in der Cloud ist eine zukunftsfähige Lösung, die Unternehmen Flexibilität und Sicherheit bietet. Mit der richtigen Cloud-Lösung können Sie nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch Ihre Prozesse optimieren und Kosten sparen. Entscheidend ist, dass Sie die rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen sorgfältig berücksichtigen und einen Anbieter wählen, der Ihren Bedürfnissen entspricht. So stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente jederzeit sicher und manipulationsfrei gespeichert sind.
