Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
7.1.25
Best Practice
Revisionssicheres DMS: So sichern Unternehmen ihre Dokumente langfristig
7
min
Inhaltsverzeichnis
- Was bedeutet revisionssicheres DMS?
- Vorteile eines revisionssicheren Dokumentenmanagementsystems
- Anforderungen, die die Revisionssicherheit eines DMS gewährleisten
- Schritt-für-Schritt-Anleitung: So führen Sie ein DMS revisionssicher ein
- 5 Tipps für eine revisionssichere Dokumentenablage
- Fazit: Mit einem revisionssicheren DMS auf der sicheren Seite
In der heutigen Geschäftswelt, in der immer mehr Prozesse digitalisiert werden, ist eine effiziente und rechtssichere Verwaltung von Dokumenten unerlässlich. Vor allem KMUs müssen sicherstellen, dass ihre Dokumente nicht nur einfach zugänglich sind, sondern auch den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Lösung? Ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Doch die Umsetzung eines solchen Systems kann eine Herausforderung darstellen: Welche Software ist geeignet? Welche rechtlichen Vorgaben müssen beachtet werden? Und wie sorgt man dafür, dass alle Mitarbeiter das System richtig nutzen?
In diesem Artikel erfahren Sie, warum ein revisionssicheres DMS für Ihr Unternehmen wichtig ist und wie Sie es Schritt für Schritt einführen können.
Was bedeutet revisionssicheres DMS?
Ein revisionssicheres DMS ist eine Softwarelösung, die dafür sorgt, dass Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und vollständig archiviert werden. Das ist besonders wichtig, um den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen, die für viele Dokumente im Geschäftsalltag bestehen.
Zum Beispiel müssen Rechnungen, Verträge oder steuerrelevante Unterlagen gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) revisionssicher aufbewahrt werden. Die Revisionssicherheit garantiert, dass ein Dokument nach der Archivierung nicht mehr verändert werden kann und jede Handlung lückenlos nachvollziehbar bleibt.
Ein revisionssicheres DMS bietet darüber hinaus den Vorteil, dass alle Dokumente jederzeit und unabhängig vom Standort zugänglich sind. Das steigert die Effizienz im Arbeitsalltag und schützt vor rechtlichen Problemen, die durch unsachgemäße Archivierung entstehen könnten.
Mehr Informationen zur revisionssicheren Archivierung und was Unternehmen beachten müssen, lesen Sie an anderer Stelle.
Vorteile eines revisionssicheren Dokumentenmanagementsystems
Ein revisionssicheres DMS bietet zahlreiche Vorteile, die über die bloße rechtliche Absicherung hinausgehen:
- Rechtliche Sicherheit: Ein revisionssicheres DMS hilft Ihnen, alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, wie etwa die GoBD und die DSGVO. So vermeiden Sie kostspielige rechtliche Auseinandersetzungen und Strafen.
- Effizienzsteigerung: Durch die Digitalisierung und strukturierte Ablage Ihrer Dokumente sparen Sie Zeit bei der Suche und Verwaltung. Sie können Dokumente schnell finden und bearbeiten, ohne auf physische Archive angewiesen zu sein.
- Kostenersparnis: Ein digitales DMS reduziert die Notwendigkeit für teure physische Lagerung von Papierdokumenten. Darüber hinaus sinken die Betriebskosten durch eine verbesserte Arbeitsweise und reduzierte Fehlerquellen.
- Nachhaltigkeit: Die papierlose Archivierung trägt zu einer umweltfreundlicheren Unternehmensführung bei und reduziert den ökologischen Fußabdruck.
- Zukunftssicherheit: Ein DMS ist flexibel und anpassbar an zukünftige gesetzliche Änderungen oder erweiterte Anforderungen. Damit ist es eine zukunftssichere Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wächst.
Anforderungen, die die Revisionssicherheit eines DMS gewährleisten
Ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem muss mehr leisten, als nur Dokumente zu speichern. Es geht darum, eine rechtlich einwandfreie, transparente und langfristige Verwaltung Ihrer Unterlagen sicherzustellen. Dabei spielen folgende Aspekte eine entscheidende Rolle:
- Unveränderbarkeit der Dokumente: Nach der Archivierung darf kein Dokument mehr bearbeitet oder verändert werden können. Jede Änderung muss vollständig nachvollziehbar sein.
- Langlebigkeit und Sicherheit: Dokumente müssen über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum hinaus sicher aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass die Daten nicht verloren gehen oder beschädigt werden dürfen.
- Nachvollziehbarkeit: Jede Handlung (Erstellen, Bearbeiten, Löschen) an einem Dokument muss dokumentiert und für alle Beteiligten transparent sein.
- Zugriffsrechte: Nur autorisierte Personen dürfen Dokumente einsehen oder bearbeiten. Eine detaillierte Benutzerverwaltung ist daher unerlässlich.
- Sicherer Speicherort: Die Dokumente müssen an einem sicheren, vor unbefugtem Zugriff geschützten Ort gespeichert werden. Auch in Bezug auf Backups und Wiederherstellung muss das DMS höchste Standards erfüllen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So führen Sie ein DMS revisionssicher ein
Die Einführung eines revisionssicheren Dokumentenmanagementsystems mag zunächst komplex wirken, doch mit einem klaren Plan wird der Prozess überschaubar. Jeder Schritt bringt Sie näher an ein System, das Ihre Dokumente rechtssicher, transparent und effizient verwaltet. Im Folgenden erklären wir, wie Sie dabei vorgehen sollten:
Schritt 1: Analyse des Bedarfs: Welche Dokumente und Prozesse müssen verwaltet werden?
Bevor Sie sich für eine DMS-Software entscheiden, sollten Sie genau analysieren, welche Dokumente in Ihrem Unternehmen archiviert werden müssen. Dazu gehören nicht nur Rechnungen und Verträge, sondern auch interne Dokumente wie Protokolle, E-Mails und personalrelevante Unterlagen.
Überlegen Sie sich, welche Prozesse im Unternehmen durch das DMS optimiert werden können. Eine detaillierte Bedarfsanalyse hilft Ihnen, die richtige Softwarelösung auszuwählen.
Schritt 2: Anbieterauswahl: Welche Software eignet sich als DMS für die revisionssichere Archivierung?
Die Auswahl des richtigen DMS-Anbieters ist entscheidend. Achten Sie darauf, dass die Software die Anforderungen der GoBD erfüllt und sicherstellt, dass alle Dokumente revisionssicher gespeichert werden.
Weitere wichtige Kriterien sind die Benutzerfreundlichkeit, die Möglichkeit zur Integration mit anderen Systemen (beispielsweise ERP oder CRM) sowie die Flexibilität der Lösung. Prüfen Sie auch, ob der Anbieter regelmäßige Updates und Support bietet, um sicherzustellen, dass Ihr DMS immer auf dem neuesten Stand bleibt.
Wie Sie das richtige DMS für den Mittelstand finden, lesen Sie hier.
Schritt 3: Implementierung: Welche Daten müssen migriert werden?
Bei der Implementierung eines DMS müssen Sie entscheiden, welche bestehenden Dokumente in das neue System migriert werden. Dies kann eine größere Herausforderung darstellen, insbesondere wenn Sie eine Vielzahl von Papierdokumenten in digitale Formate umwandeln müssen. Achten Sie darauf, dass die Migration sicher und nachvollziehbar erfolgt, damit keine wichtigen Informationen verloren gehen und das DMS von Anfang an korrekt funktioniert.
Schritt 4: Richtiger Umgang: Welche Maßnahmen müssen intern durchgeführt werden?
Die Einführung eines DMS ist nur dann erfolgreich, wenn alle Mitarbeiter das System auch richtig nutzen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit sie die neuen Prozesse verstehen und anwenden können. Definieren Sie klare Regeln für die Dokumentenablage, damit alle Dokumente korrekt erfasst und archiviert werden. Darüber hinaus sollten regelmäßige Audits und Kontrollen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass das DMS weiterhin den rechtlichen Anforderungen entspricht.
5 Tipps für eine revisionssichere Dokumentenablage
Um die Effizienz und Sicherheit Ihrer Dokumentenablage weiter zu erhöhen, beachten Sie diese fünf Tipps:
- Definieren Sie klare Ablagestrukturen: Eine einheitliche und logische Struktur für die Ablage von Dokumenten erleichtert die Suche und Verwaltung.
- Automatisieren Sie Prozesse: Setzen Sie auf automatische Workflows, die Dokumente direkt an die richtigen Stellen im DMS weiterleiten und so Fehlerquellen minimieren.
- Regelmäßige Backups: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Dokumente regelmäßig gesichert werden, um Datenverluste zu verhindern. Eine Cloud-Lösung unterstützt Sie automatisch bei der regelmäßigen Wartung.
- Schützen Sie sensible Daten: Achten Sie darauf, dass sensible Dokumente mit zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen geschützt werden. Ein DSGVO-konformes DMS ist für europäische Unternehmen unerlässlich.
- Überwachen Sie den Zugriff: Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf vertrauliche Dokumente haben und überprüfen Sie regelmäßig die Zugriffsrechte. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgt dafür, dass nur befugte Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten.
Fazit: Mit einem revisionssicheren DMS auf der sicheren Seite
Die Einführung eines revisionssicheren DMS ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen, die ihre Dokumente rechtssicher und effizient verwalten möchten. Durch die richtige Software und eine gut geplante Implementierung können Sie nicht nur rechtlichen Risiken vorbeugen, sondern auch die Effizienz Ihres Unternehmens steigern. Ein revisionssicheres DMS bietet Ihnen nicht nur Sicherheit, sondern auch die Möglichkeit, Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und langfristig von einer digitalen und nachhaltigen Lösung zu profitieren.
