ZUGFeRD vs XRechnung: Welches Format passt zu Ihrem Unternehmen?

E-Rechnungen gewinnen an Bedeutung, da sie Kosten senken, Prozesse beschleunigen und umweltfreundlich sind – und seit 2025 zunehmend zum rechtlichen Standard für B2B-Betriebe werden. In Deutschland stehen Unternehmen vor der Wahl zwischen den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Doch welches Format passt zu Ihrem Unternehmen?

In diesem Beitrag erfahren Sie, was die beiden Formate auszeichnet, worin sie sich unterscheiden und welches besser zu Ihren Anforderungen passt.

Die Vor- und Nachteile von XRechnung

Die Wahl eines Rechnungsformats ist oft eine strategische Entscheidung. Bevor Sie sich für XRechnung entscheiden, sollten Sie die Vor- und Nachteile im Detail betrachten. Insbesondere für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, ist XRechnung ein wichtiges Werkzeug.

Vorteile

• Pflichtformat: XRechnung ist für alle Unternehmen obligatorisch, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland stellen. Der Standard sorgt für Rechtssicherheit und klare Vorgaben.

• Effiziente Prozesse: Das rein maschinenlesbare XML-Format ermöglicht eine direkte Integration in ERP-Systeme und spart manuelle Arbeitsschritte.

• Standardisierung: Die einheitliche Struktur sorgt dafür, dass Rechnungen überall gleich verarbeitet werden können, was besonders für größere Organisationen ein Vorteil ist.

• Nachvollziehbarkeit: XRechnung erfüllt strenge Anforderungen an die Datenqualität und sorgt so für eine transparente und sichere Verarbeitung.

• Automatisierte Abläufe: Die Nutzung fördert den Übergang zu vollständig digitalen Workflows, wodurch Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen können.

Nachteile

• Hohe Anforderungen an IT-Ressourcen: Die Implementierung von XRechnung erfordert spezialisierte Software und häufig auch Schulungen, was insbesondere für kleinere Unternehmen eine Herausforderung darstellen kann.

• Keine menschliche Lesbarkeit: Da es sich um ein reines XML-Format handelt, sind die Inhalte nicht direkt lesbar. Das kann den manuellen Abgleich und die Kontrolle für Unternehmen erschweren.

• Kostenintensiv: Neben der Software können auch Anpassungen bestehender Systeme und die Schulung von Mitarbeitern zu zusätzlichen Kosten führen.

• Eingeschränkte Flexibilität: XRechnung ist speziell auf den öffentlichen Sektor zugeschnitten und weniger anpassungsfähig für branchenübergreifende Anwendungen oder gemischte Prozesse.

Die Vor- und Nachteile von ZUGFeRD

ZUGFeRD bietet eine vielseitige Lösung für Unternehmen, die flexibel bleiben möchten. Bevor Sie sich für dieses Format entscheiden, lohnt sich auch hier ein Blick auf die spezifischen Stärken und Schwächen. Besonders im Kontext internationaler Geschäftsbeziehungen oder gemischter Prozesse ist ZUGFeRD eine Überlegung wert.

Vorteile

• Flexibel und universell: ZUGFeRD kombiniert maschinen- und menschenlesbare Elemente in einem Hybridformat, was es für unterschiedlichste Unternehmensgrößen und Branchen attraktiv macht. Es ist ideal, wenn Ihre Geschäftspartner unterschiedlich digitalisiert sind, da es sowohl manuelle als auch automatisierte Prozesse unterstützt.

• Einfache Implementierung: Unternehmen ohne umfangreiche IT-Ressourcen profitieren von der unkomplizierten Nutzung des Formats. Bereits bestehende Rechnungsprozesse müssen oft nicht komplett umgestellt werden.

• Breite Akzeptanz: In der Privatwirtschaft und für internationale Geschäftsbeziehungen ist ZUGFeRD durch seine Anpassungsfähigkeit und Standardisierung nach EN 16931 weit verbreitet.

• Versionen für verschiedene Anforderungen: Mit den Varianten BASIC, COMFORT und EXTENDED bietet ZUGFeRD flexible Optionen für einfache bis komplexe Rechnungsstrukturen.

• Kosteneffizient: Die Einführung ist oft günstiger, da weniger technischer Aufwand erforderlich ist.

Nachteile

• Begrenzte Automatisierung: In den einfacheren Versionen (BASIC) sind die Möglichkeiten zur vollständigen Prozessautomatisierung eingeschränkt. Für Unternehmen mit hochdigitalisierten Abläufen kann dies eine Herausforderung darstellen.

• Kein Pflichtformat: Für Rechnungen an den öffentlichen Sektor ist ZUGFeRD nicht verpflichtend, was seine Nutzung in bestimmten Szenarien einschränkt. Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, müssen auf XRechnung umsteigen.

• Kompatibilität: Nicht alle ERP-Systeme unterstützen das Hybridformat problemlos. Das kann zu zusätzlichem Anpassungsbedarf oder Kompatibilitätsproblemen führen.

• Komplexität bei verschiedenen Versionen: Die unterschiedlichen ZUGFeRD-Versionen können zu Missverständnissen oder Fehlern führen, wenn Unternehmen oder Partner auf unterschiedlichen Standards arbeiten.