Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
15.1.25
Best Practice
E-Rechnung-Formate im Überblick: Welches passt zu Ihrem Unternehmen?
7
min
Inhaltsverzeichnis
E-Rechnungsformate sind ab 2025 für alle deutschen B2B-Unternehmen Pflicht. Damit sind sie nicht nur effizienter und ressourcenschonender als klassische Rechnungsformate, sondern auch unverzichtbar, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Doch die Vielzahl an Formaten sorgt oft für Verwirrung: Welches passt zu Ihrem Unternehmen und wann sollten Sie welches nutzen?
In diesem Artikel geben wir Ihnen einen klaren Überblick über die gängigsten E-Rechnungsformate und helfen Ihnen, die richtige Entscheidung zu treffen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine gewöhnliche PDF-Rechnung. Während eine PDF-Rechnung lediglich ein digitales Abbild einer Papierrechnung darstellt, enthält eine E-Rechnung strukturierte Daten. Diese Daten ermöglichen es, dass die Rechnung automatisch von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet wird.
Beispiel für strukturierte Daten: In einer E-Rechnung sind Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Zahlungsziel in einem maschinenlesbaren Format hinterlegt. Das macht die Verarbeitung schneller, fehlerfreier und kosteneffizienter.
Wichtig zu wissen: Seit dem 27. November 2020 müssen Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland zusammenarbeiten, Rechnungen in einem E-Rechnungsformat ausstellen, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Ab dem 1. Januar 2025 sind E-Rechnungsformate für alle deutschen B2B-Unternehmen verpflichtend.
Die Bedeutung der E-Rechnung
E-Rechnungen sind somit weitaus mehr als nur ein Digitalisierungstrend. Die deutsche Wirtschaft hat sich für ihre Verpflichtung entschieden. Nicht zuletzt, weil sie eine Vielzahl von Vorteilen bieten, die sich direkt auf die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen auswirken.
Zu den wichtigsten Vorteilen von E-Rechnungen gehören:
- Kostenersparnis: E-Rechnungen sparen Papier- und Druckkosten und reduzieren Portokosten durch die digitale Versendung.
- Zeitersparnis: Die automatische Datenverarbeitung beschleunigt die Buchhaltung und verkürzt Bearbeitungszeiten.
- Fehlerreduktion: Strukturierte Daten minimieren Übertragungsfehler.
- Gesetzeskonformität: E-Rechnungen erfüllen gesetzliche Vorgaben, insbesondere im B2G- und B2B-Bereich.
- Nachhaltigkeit: E-Rechnungsformate schonen die Umwelt durch den Verzicht auf Papierrechnungen.
Welche E-Rechnung-Formate gibt es?
Doch zu Recht stellen Sie sich jetzt die Frage: Welches E-Rechnung-Format ist das richtige?
Im Folgenden stellen wir Ihnen die vier gängigsten Formate vor. Jedes davon hat spezifische Stärken und Einsatzbereiche, die Sie je nach Geschäftsmodell berücksichtigen sollten.
Format 1: ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)
Das ZUGFeRD-Format ist besonders in Deutschland beliebt. Das Hybridformat kombiniert ein visuelles PDF/A-3-Dokument mit XML-Daten, die maschinell verarbeitet werden können. Es eignet sich für die B2B- und B2G-Kommunikation und wird in sechs verschiedenen Versionen angeboten. Die Basic-Versionen ist beispielweise für kleine Unternehmen mit einem geringem Rechnungsvolumen ausgelegt, wohingegen die Extended-Versionen für komplexe Anforderungen dient.
Vorteile:
- Benutzerfreundlich: Auch ohne spezielle Software kann die Rechnung als PDF betrachtet werden.
- Flexibel: Unterstützt verschiedene Datenstufen, von einfachen Rechnungen bis zu komplexen Transaktionen.
Für wen geeignet?
- Ideal für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine einfache und günstige Lösung suchen.
- Perfekt für Unternehmen, die mit Geschäftspartnern zusammenarbeiten, die noch nicht vollständig digitalisiert sind.
Format 2: XRechnung
Die XRechnung ist seit 2020 der verpflichtende Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie basiert ausschließlich auf XML-Daten und ist daher rein maschinenlesbar.
Vorteile:
- EU-konform: Erfüllt alle Anforderungen der europäischen Richtlinie 2014/55/EU.
- Hohe Sicherheit: Daten sind klar strukturiert und standardisiert.
Für wen geeignet?
- Unternehmen, die regelmäßig mit Behörden oder öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten.
- Firmen, die hohe Anforderungen an die Compliance haben.
Format 3: EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport)
Das E-Rechnungsformat EDIFACT ist ein weltweit anerkannter Standard für den elektronischen Datenaustausch. Es wird vor allem in Branchen mit hohem Transaktionsvolumen eingesetzt, wie der globalen Logistik oder dem Großhandel.
Vorteile:
- International einsetzbar: Unterstützt viele Sprachen und Währungen.
- Effizient: Optimiert den Datenaustausch bei großen Mengen.
Für wen geeignet?
- Unternehmen, die international tätig sind.
- Branchen mit standardisierten und umfangreichen Datenflüssen.
Format 4: PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online)
PEPPOL steht für "Pan-European Public Procurement Online" und ist ein Netzwerk für den sicheren Austausch elektronischer Dokumente und E-Rechnungen. Es wird häufig im europäischen Handel genutzt, weitet sich jedoch zunehmend auch in den internationalen Handel aus.
Vorteile:
- Einheitliche Standards: Vereinfachung des grenzüberschreitenden Rechnungsverkehrs.
- Hohe Sicherheit: Daten werden verschlüsselt übertragen.
Für wen geeignet?
- Firmen, die europaweit tätig sind und mit internationalen Partnern zusammenarbeiten.
- Unternehmen, die an EU-weiten Ausschreibungen teilnehmen.
Wann sollten Sie welches E-Rechnungsformat wählen?
Die Wahl des richtigen Formats hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Die folgenden Kriterien helfen Ihnen bei der Entscheidung:
- Zielgruppe:
Arbeiten Sie mit öffentlichen Auftraggebern, führt kein Weg an der XRechnung vorbei. Für den Austausch mit internationalen Partnern sind EDIFACT oder PEPPOL die erste Wahl.
- Technische Ausstattung:
Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware die jeweiligen Formate unterstützt. Viele Systeme können mehrere Formate verarbeiten. Vor allem XRechnung und ZUGFeRD werden von den meisten Softwareanbietern gleichzeitig unterstützt.
- Branchenanforderungen:
In der Logistik und im Handel hat sich EDIFACT etabliert, während ZUGFeRD häufig von KMU genutzt wird.
- Kosten:
Berücksichtigen Sie Implementierungs- und Wartungskosten. ZUGFeRD ist oft kostengünstiger, während PEPPOL eine höhere Investition erfordert.
Die wichtigsten E-Rechnungsformate im Überblick
Wenn Sie noch immer nicht wissen, welches Format für Ihren speziellen Fall die richtige Wahl ist, dann werfen Sie einen Blick auf die nachfolgende Tabelle. Hier haben wir Ihnen die wichtigsten E-Rechnungsformate im Überblick zusammengestellt – mit Besonderheiten, Einsatzbereich, Vorteilen sowie Nachteilen.
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E-Rechnungsformate sind ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Unternehmensprozesse. Die Wahl des richtigen Formats hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen, Ihrer Branche und Ihren Geschäftspartnern ab. Egal, ob Sie auf ZUGFeRD für Flexibilität, XRechnung für den öffentlichen Sektor, EDIFACT für internationale Transaktionen oder PEPPOL für EU-weite Geschäfte setzen – die richtige Entscheidung spart Ihnen Zeit, Kosten und erhöht die Effizienz. Starten Sie jetzt und machen Sie Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft.
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