Die Ninox-Datenbank ist das digitale Erbe des Vorstandes - und ein guter Einstieg für Nachfolger.
Thomas Schmitz
Vorstandsvorsitzender
Energie & Versorgung
Verwaltung einer Energiegenossenschaft
Bürgerinitiierte Energiegenossenschaften leisten einen wichtigen Beitrag zum Energiewandel. Die Verwaltungsarbeit erfolgt zu einem großen Teil ehrenamtlich. Die „BürgerEnergie Rhein-Sieg eG“ entwickelte deshalb mit Ninox eine eigene Management-Lösung, die viel Zeit spart.
Kundenprofil
Die „BürgerEnergie Rhein-Sieg eG“ wurde 2011 in Siegburg gegründet. Zu den Mitgliedern gehören neben Bürgerinnen und Bürgern auch mehrere Kommunen sowie verschiedene Vereine und Institutionen der Region. Die Genossenschaft plant, errichtet und betreibt Anlagen zur Nutzung regenerativer Energien sowie zukünftig auch zur Wärmeversorgung. Die erzeugte Energie wird von der Genossenschaft selbst vermarktet.
Herausforderung
Hohe Belastung durch vielfältige Aufgaben
Die Administration einer Genossenschaft wie der „BürgerEnergie Rhein-Sieg“ ist sehr aufwändig. Es sind Mitglieder, Anlagen, Verträge und Rechnungen zu verwalten, Geschäftsanteile und Dividendenzahlungen zu berechnen, Steuerbescheinigungen auszustellen und Projekte zu entwickeln. Außerdem muss die Arbeit der Organe koordiniert und bei Aufsichtsratssitzungen oder Mitgliederversammlungen von der Einladung über die Beschlusskontrolle bis zu Niederschriften auf rechtskonforme Abwicklung geachtet werden. All dies stellt den ehrenamtlich tätigen Vorstand zeitlich und organisatorisch vor große Herausforderungen. Deshalb musste eine effiziente Softwarelösung gefunden werden.
Lösung
Große Zeitersparnis durch eigene Low-Code-Lösung
Die Vielfalt und Individualität der Aufgaben machte schnell klar, dass eine Standardsoftware nicht in Frage kam. Deshalb entschied man sich für eine Eigenentwicklung mit Ninox. Sie umfasst alle wichtigen Bereiche von der Stammdatenverwaltung der Mitglieder, Anlagen und Projekte mit direkter Zuordnung von Abrechnungen, Verträgen und Korrespondenz bis zur Organisation von Sitzungen mit rechtskonformer Dokumentation von Entscheidungsprozessen. Die CRM-Funktionalität sorgt für Transparenz bei den Aktivitäten der Projektbeteiligten und bringt wichtige Erkenntnisse zur Nutzung der Energie- und Carsharing-Angebote. Alle wichtigen Daten sind quasi auf Knopfdruck abrufbar, auch mobil bei Vor-Ort-Terminen auf Baustellen oder Anlagen, und helfen dem Vorstand bei der Bewertung laufender sowie der Planung und Realisierung neuer Projekte.
Schlüsselfunktionen
- Kontaktverwaltung
- Projektmanagement
- Dokumentation
Vorteile
Der Zeitaufwand für die Entwicklung der Ninox-Lösung hat sich für den Vorstand der „BürgerEnergie Rhein-Sieg“ schnell bezahlt gemacht. Die vielfältigen Aufgaben lassen sich nun sehr viel effizienter bewältigen, die Gefahr einer Überlastung und daraus resultierender Fehler wurde deutlich reduziert. Gleichzeitig haben sich die Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit der Daten stark erhöht. Ob Geschäftsstelle, Home-Office oder Vor-Ort-Termin: Dank der zentralen Speicherung können alle Informationen jederzeit von überall abgerufen, aktualisiert und ergänzt werden. Mit Ninox sieht sich die Genossenschaft auch für die Zukunft gut aufgestellt. Die Transparenz und Effizienz der Organisations-Lösung nehmen der Aufgabenvielfalt ihren Schrecken und erleichtern potenziellen Nachfolgern des ehrenamtlichen Vorstands die Einarbeitung.
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