Gewohnte Arbeitsweisen zu verändern, ist ja immer heikel. Aber mit Ninox kamen die Mitarbeiter*innen von Anfang an sehr gut zurecht.
Toni Mietzner
IT-Berater
Bau & Immobilien
Effizientes Management von Architekturprojekten
Mit rudimentären Möglichkeiten zur Individualisierung einfacher Abläufe waren Groupware-Lösungen wie Lotus Notes quasi die Vorgänger moderner Low-Code-Systeme. Um die komplexer gewordenen Prozesse abzubilden, entschied sich ein Architekturbüro für einen Neustart mit Ninox.
Kundenprofil
Die NOKERA Planning GmbH in Leipzig ging aus dem 1994 gegründeten Architekturbüro Gregor Fuchshuber & Partner hervor, das sich mit komplexen Umnutzungs- und Sanierungsprojekten einen Namen gemacht hatte. Inzwischen auf 110 Mitarbeiter gewachsen, liegt der aktuelle Schwerpunkt von NOKERA auf anspruchsvollen Neubauprojekten für Wohnen und Gewerbe.
Herausforderung
Veraltete, unflexible Software, hohe Lizenzkosten
Das Projektmanagement mit Stammdatenverwaltung und Zeiterfassung erfolgte bei NOKERA seit vielen Jahren mit einer auf Lotus Notes basierenden Lösung. Die listenorientierte, manchmal etwas schwerfällige Anwendung erschien jedoch nicht mehr zeitgemäß, so dass nach dem Ablauf der Lizenz die Entscheidung getroffen wurde, nicht noch einmal einen fünfstelligen Betrag in die Erneuerung der Lizenzen zu investieren, sondern statt dessen nach einer neuen, zukunftsfähigen Lösung zu suchen. Ein Mitarbeiter von NOKERA nutzte Ninox bereits bei der IT-Verwaltung und schlug deshalb vor, damit eine eigene, individuelle Anwendung mit der Low-Code-Plattform Ninox zu entwickeln.
Lösung
Zukunftsfähige Ninox-Lösung mit Mehrwert
Die in relativ kurzer Zeit mit Ninox entwickelte Lösung bildet nicht nur die Arbeitsbereiche der vorherigen Software ab, sondern bietet darüber hinaus mit weiteren Funktionen einen deutlichen Mehrwert. Sämtliche Projekt- und Stammdaten sind jederzeit überall verfügbar und können mit bedarfsgerechten Ansichten für verschiedene Nutzergruppen aufbereitet werden. Suchvorgänge gehen deutlich schneller, sensible Daten aus dem Personalbereich lassen sich vor unbefugtem Zugriff schützen. Teamfunktionen unterstützen die Projektplanung und die Zeiterfassung ermöglicht das automatisierte Erstellen projektbasierter Abrechnungen. Der Geschäftsleitung stehen zudem verschiedene Prognose- und Kontrollfunktionen zur Verfügung, mit denen sich beispielsweise Projekt- und Abrechnungsstände im Blick behalten und Auswertungen für Auftraggeber erstellen lassen.
Schlüsselfunktionen
- Projektmanagement
- Auftragsmanagement
- Kostenkalkulation
Vorteile
NOKERA nutzt Ninox als cloudbasierte Plattform mit allen 110 Mitarbeiter*innen. Dank der einfachen, den Abläufen angepassten Benutzeroberfläche erwies sich die Umstellung als unproblematisch und wurde sogar begrüßt.
Die Vorteile der Lösung sind im Arbeitsalltag deutlich spürbar. Das umständliche Hantieren mit Listen und Word-Dateien entfällt, alle relevanten Daten sind zentral gespeichert, benötigte Dokumente lassen sich bedarfsgerecht zusammenstellen. Die Zusammenarbeit in Teams ist sehr viel effektiver und dank des Rechtemanagements von Ninox ist auch der Datenschutz gewährleistet. Größter Vorteil ist jedoch, dass die Anwendung jederzeit dem Bedarf angepasst und erweitert werden kann. Ideen dazu ergeben sich regelmäßig aus der Praxis und sollen in weiteren Schritten umgesetzt werden.
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