Die „Vogt Calderón von Fragstein Rechtsanwälte Partnerschaftsgesellschaft mbB“, kurz VCvF.legal, ist eine auf Wirtschaftsrecht spezialisierte Kanzlei in Düsseldorf. Die neun Anwältinnen und Anwälte sind international aufgestellt und bieten Beratung in sieben verschiedenen Sprachen. Fachliche Schwerpunkte sind Gesellschafts-, Arbeits- und Vertriebsrecht, Datenschutz, Mergers & Acquisitions sowie Finanzierung & Insolvenzen.

Einschränkungen durch Branchenlösungen vermeiden

Bei der Neugründung der Kanzlei wollten die Partner von VCvF.legal auch neue Wege bei der Organisation gehen und sich nur ungern den Zwängen komplexer Branchenlösungen unterwerfen. Sie wünschten sich eine schlanke, einfach bedienbare Software, mit der sich alle wichtigen administrativen Vorgänge effizient erledigen ließen, ohne sich durch umfangreiche Menüs klicken zu müssen. Mandanten, Ansprechpartner und Akten sollten schnell anzulegen sein, Zeiten und Auslagen effektiv erfasst werden können, um daraus automatisch Honorarnoten zu generieren. Durch persönliche Kontakte wurde man auf Ninox aufmerksam und beschloss, damit eine individuelle Lösung zu entwickeln.

Schlanke Software mit intelligenten Funktionen

Mit Hilfe der Ninox- und Digitalisierungsexperten von q23 wurde eine Lösung entwickelt, welche exakt auf die Bedürfnisse einer Kanzlei wie VCvF.legal zugeschnitten ist. Dem Wunsch nach einfacher Bedienung wurde mit einer symbolgestützen, kontextorientierte Navigation entsprochen, welche direkten Zugriff auf jeweils relevante Funktionen ermöglicht, gleichzeitig aber auch Status-Informationen anzeigt. Bei neuen Mandanten oder Akten wird automatisch geprüft, ob ein Interessenkonflikt oder eine Relevanz nach dem Geldwäschegesetz (GWG) vorliegt. Die wichtige Erfassung von Zeiten und Auslagen kann sowohl direkt aus dem Dashboard als auch aus der betreffenden Akte vorgenommen werden. Auf dieser Grundlage lassen sich später quasi auf Knopfdruck formal und inhaltlich korrekte Honorarnoten für Mandanten und Abrechnungen für Associated Partner erstellen.

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Schlüsselfunktionen

• Aktenverwaltung

• Zeiterfassung

• Fakturierung

Alle Anwältinnen und Anwälte bei VCvF.legal arbeiten täglich mit der Ninox-Lösung. Zeitaufwändige Schulungen waren dazu nicht erforderlich. Die attraktive, weitgehend selbsterklärende Benutzeroberfläche lenkt die Nutzer*innen kontextorientiert auf kurzen Wegen zu den jeweils relevanten Funktionen. Das „Ampelsystem“ zeigt sofort, welche Punkte erledigt, wo noch Informationen fehlen oder Fragen zu klären sind. Zeiten und Auslagen lassen sich einfach erfassen und dem betreffenden Kostenträger zuordnen, was auch die Rechnungsstellung deutlich erleichtert. Das alles spart nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern verringert auch die Fehlerquote erheblich. Dank des Low-Code-Konzeptes von Ninox konnten und können auch in Zukunft individuelle Wünsche bei der Entwickung zeitnah und kostengünstig umgesetzt werden.