Wir machen mit Ninox nichts anderes als vorher. Wir machen es nur schneller, flexibler und komfortabler.
Bernd Wilmink
Geschäftsführer
Bildung & Öffentlicher Sektor
Effizientes Social Management mit Ninox
In sozialen Einrichtungen entfällt ein nicht unerheblicher Teil der Arbeitszeit auf bürokratische Vorgänge. Mit Standardsoftware lassen sich die oft sehr speziellen Prozesse nur unzureichend abbilden. Deshalb entwickelte die Wilfried-Jeurink-Stiftung mit Ninox eine eigene Lösung.
Kundenprofil
Die gemeinnützige Wilfried-Jeurink-Stiftung ist ein Dienstleister für Menschen mit Behinderung im Landkreis Grafschaft Bentheim. Mit ihrer Tochterfirma Grafschafter Inklusions Gesellschaft gGmbH bietet sie ihren Klient*innen individuelle Assistenzleistungen und Wohnraum sowie inklusive Arbeits- und Beschäftigungsmöglichkeiten. Aktuell kümmern sich etwa 50 Teil- und Vollzeitbeschäftigte um rund 100 Klient*nnen.
Herausforderung
Standardisierte Software für individuelle Prozesse
Im Bereich Soziale Dienstleistungen müssen nahezu alle Tätigkeiten der Mitarbeiter*innen dokumentiert werden. Zwar gibt es Branchenlösungen für soziale Einrichtungen, aber keine unterstützt sämtliche Arbeitsbereiche und die zum Teil sehr speziellen Abläufe vollständig. Für den Bereich „Wohnen und Teilhabe“ wurde deshalb eine namhafte Branchensoftware genutzt, alles andere mit Office-Dokumenten abgebildet. Die Verantwortlichen wollten jedoch gerne eine zentrale Lösung, die eine einheitliche Benutzeroberfläche bot und sich den dynamischen Prozessen anpassen ließ. Bei der Suche nach einer kostengünstigen, flexiblen Alternative zu Excel & Co. stieß man auf Ninox.
Lösung
Bedarfsgerechte Lösung für das Social-Management
Unterstützt durch die Firma PariData aus Bremen entstand innerhalb weniger Wochen bei der Wilfried-Jeurink-Stiftung mit Ninox eine individuelle Lösung, die bereits jetzt alle wichtigen Kernprozesse der alltäglichen Arbeit abbildet. Von der Stammdatenverwaltung zu Klienten, Betreuern, Ärzten und Kostenträgern über Maßnahme- und Bedarfspläne bis hin zur Dokumentation mit Berichten und Protokollen. Alle Informationen sind in der zentralen Datenbank gespeichert und können von allen Beteiligten mit entsprechender Berechtigung jederzeit abgerufen und ggf. aktualisiert werden. Genutzt wird die cloudbasierte Lösung von den Mitarbeiter*innen derzeit an verschiedenen stationären PCs. Der Testbetrieb verlief erfolgreich und steht kurz vor dem Abschluss. Es gibt bereits konkrete Ideen zur Erweiterung des Funktionsumfangs.
Schlüsselfunktionen
- Sozialwirtschaft
- Sozialmanagement
- Dokumentation
Vorteile
Die Verantwortlichen der Wilfried-Jeurink-Stiftung hatten hohe Anforderungen an ihre Lösung. Sie sollte die tägliche Arbeit erleichtern, alle wichtigen Funktionen unter einer benutzerfreundlichen Oberfläche zusammenfassen und dadurch vor allem das umständliche Hantieren mit verschiedenen Software-Tools und Einzeldateien beenden. Außerdem sollte es möglich sein, die Lösung selbst weiterentwickeln und veränderten Aufgaben und Abläufen anpassen zu können, ohne dabei zwingend auf externe Entwickler angewiesen zu sein. Kurzum: Man wollte die umfangreichen Verwaltungs- und Dokumentationstätigkeiten deutlich effizienter bewältigen, um mehr Zeit für die eigentliche Arbeit mit den Klienten zu haben. Ninox hat diese Erwartungen bereits jetzt voll erfüllt - und sogar neue Perspektiven eröffnet. Weitere Funktionen und Integrationen sind in Planung.
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