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Arbeitszeiterfassung im Außen­dienst: Das gilt es zu beachten

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Inhaltsverzeichnis

Die Arbeitszeiterfassung spielt in Deutschland eine große Rolle, aber auch in spezifischen Branchen wie dem Außendienst kann sie den Unterschied machen. Nicht nur ist die Zeiterfassung Pflicht in Deutschland; sie kann auch ein starkes Instrument zur Effizienzsteigerung von Unternehmen sein.

In diesem Blogartikel wollen wir Ihnen mehr zur Arbeitszeiterfassung im Außendienst erklären. Sie erfahren, welche Methoden es gibt, welche die Beste ist und wie Sie die Zeiterfassung im Außendienst optimieren können.

Vorteile der zentralen Arbeitszeit­erfassung im Außendienst

Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht in Deutschland. Mehr dazu lesen Sie im verlinkten Artikel. Damit ist ein Vorteil, die Zeiterfassung für Ihre Außendienstmitarbeiter einzuführen, dass Sie den gesetzlichen Bestimmungen Folge leisten.

Ein Geschäftsmann und eine Ärztin schütteln sich die Hände in einem modernen Büro, vielleicht nach einer Besprechung zur Arbeitszeiterfassung im Außendienst. Im Hintergrund arbeiten weitere Ärzte zusammen, während Dokumente auf dem Tisch liegen.
Die Arbeitszeiterfassung im Außendienst hat viele Vorteile für Sie und Ihre Mitarbeiter.

Aber eine geeignete Software zur Erfassung der Zeit hat noch mehr Vorteile:

  • Genauigkeit und Transparenz: Durch eine (digitale) Arbeitszeiterfassung im Außendienst werden Arbeitszeiten präzise erfasst und sind für alle Beteiligten transparent. Dies vermeidet Missverständnisse und Streitigkeiten über Arbeitszeiten und Überstunden.
  • Effizienzsteigerung: Eine effektive Zeiterfassung ermöglicht es Unternehmen, die Arbeitszeiten ihrer Außendienstmitarbeiter effizient zu verwalten. Dies kann zur Optimierung von Routen und Terminplanung beitragen, was wiederum Zeit und Kosten spart.
  • Compliance mit gesetzlichen Vorgaben: Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren und die gesetzlichen Arbeitszeitregelungen einzuhalten. Eine ordnungsgemäße Zeiterfassung im Außendienst hilft, diese Vorgaben zu erfüllen und rechtliche Risiken zu minimieren.
  • Korrekte Abrechnung: Durch die exakte Erfassung von Arbeitszeiten können Gehaltsabrechnungen präzise erstellt werden. Dies ist insbesondere wichtig, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter korrekt bezahlt werden und keine Entlohnungsprobleme entstehen.
  • Analyse und Optimierung: Durch die Aufzeichnung und Analyse von Arbeitszeiten können Unternehmen Muster erkennen, Trends identifizieren und Prozesse optimieren. Dies kann helfen, die Produktivität zu steigern und Engpässe zu minimieren.
  • Flexibilität und Mobilität: Moderne Zeiterfassungssysteme für den Außendienst ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten mobil zu erfassen, z.B. über mobile Apps. Dies erhöht die Flexibilität und erleichtert die Integration von Home-Office oder flexiblen Arbeitszeitmodellen.
  • Verbesserung des Arbeitsklimas: Transparente und faire Arbeitszeiterfassung im Außendienst kann das Vertrauen der Mitarbeiter stärken und ein positives Arbeitsumfeld fördern, indem sie klare Regeln und gerechte Entlohnung gewährleistet.

Aber natürlich hat die Arbeitszeiterfassung im Außendienst nicht nur Vorteile. Es gibt auch Herausforderungen, denen sich Unternehmen stellen müssen.

Herausforderungen für den Außendienst mit keiner passenden Zeiterfassung

Ohne eine richtige Zeiterfassungsmethode werden Sie früher oder später, vor allem mit wachsender Mitarbeiterzahl, an Ihre Grenzen stoßen. Diskussionen über Überstunden und Fahrtzeiten werden sich häufen und Ihre Personalabteilung beschäftigt halten.  

Das ist insofern schwierig, weil Personaler oftmals viel wichtigere Projekte und Aufgaben auf dem Tisch haben.

Im Außendienst ist es jedoch gar nicht so einfach, eine geeignete Zeiterfassung zu finden. Besonders mobile Arbeitsplätze, flexible Arbeitszeiten und die Notwendigkeit einer lückenlosen Dokumentation machen eine korrekte Arbeitszeiterfassung in jedem Unternehmen wichtig, aber erschweren auch den Prozess der Implementierung.  

Eine zentrale Zeiterfassung ist aber auch dann besonders kompliziert, wenn Ihre Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten. Wenn Sie noch dazu eine manuelle oder papierbasierte Erfassung nutzen, können Ihnen die hohe Fehleranfälligkeit und der erhebliche Zeitaufwand die Arbeit erschweren.

Bauarbeiter auf einer Baustelle diskutieren die Zeiterfassung im Außendienst. Im Vordergrund stehen zwei Arbeiter mit Helmen und Westen, während andere im Hintergrund arbeiten.
Besonders auf Baustellen ist die Zeiterfassung im Außendienst mit Herausforderungen behaftet.

Methoden zur Zeiterfassung Ihrer Außendienstmitarbeiter

Über die Jahre haben sich einige Arbeitszeiterfassungssysteme etabliert. Für den Außendienst sind jedoch nicht alle geeignet. Wir stellen Ihnen die beliebtesten Systeme zur Zeiterfassung für den Außendienst vor.

Mobile Apps

Immer beliebter werden mobile Apps, die Ihre Außendienstmitarbeiter auf dem Tablet und/oder dem Smartphone installiert haben.  

Pro Contra
- Einfache und schnelle Erfassung - Flexibilität bei der Nutzung - Echtzeitdaten für sofortige Analyse - Abhängigkeit von der Akkulaufzeit des Geräts - Datenschutzbedenken bei der Standortverfolgung - Erfordert Schulung der Mitarbeiter für die Nutzung

GPS-Tracking

Mit dieser Methode der Zeiterfassung für den Außendienst kommen Sie der Herausforderung mehrerer Standorte entgegen. Das GPS befindet sich entweder auf dem eigenen Smartphone oder Sie kaufen ein dediziertes GPS-Gerät, das Ihre Mitarbeiter mitführen.

Pro Contra
- Automatische Erfassung von Standorten und Arbeitszeiten - Vermeidung von Betrug durch falsche Standortangaben - Effiziente Routenplanung und Zeiterfassung - Datenschutzrechtliche Bedenken - Mögliche technische Probleme wie GPS-Signalverlust - Mitarbeiter könnten Privatsphärebedenken haben

RFID-Technologie bzw. Terminals

Mittels einer Karte oder sogenannter Tags, die an ein Terminal gelegt werden, können Mitarbeiter ein- bzw. auschecken. Sie müssen Sie Geräte allerdings anschaffen und sich vorher überlegen, welches am besten für Sie geeignet ist.

Pro Contra
- Automatische und berührungslose Zeiterfassung - Geringer Schulungsaufwand für Mitarbeiter - Präzise Daten ohne manuelle Eingabe - Hohe Anfangsinvestitionen für Hardware - Begrenzte Reichweite der RFID-Scanner - Mögliche Störungen durch metallische Umgebungen

Biometrische Lösungen

Hierbei sind Fingerabdruck- bzw. Gesichtserkennungssysteme gemeint, die vor allem dann interessant sind, wenn Sie mit hochsensiblen Daten arbeiten. Hier gelten jedoch besondere Bestimmungen zum Datenschutz.

Pro Contra
- Hohe Sicherheit durch eindeutige Identifizierung - Verhinderung von Zeiterfassungsbetrug - Schnelle und genaue Zeiterfassung - Möglicher Widerstand der Mitarbeiter gegen biometrische Systeme - Technische Komplexität bei der Implementierung - Datenschutzbedenken in Bezug auf biometrische Daten
Eine Person tippt auf ein elektronisches Zeiterfassungssystem. Dieses System kann auch im Außendienst zur Zeiterfassung verwendet werden.
Für den Außendienst gibt es verschiedene Lösungen zur Zeiterfassung. Bei diesem Terminal müssen Mitarbeiter ihren Fingerabdruck scannen.

Cloud-basierte Systeme

Die Zeiterfassung in der Cloud wird immer beliebter. Ihre Außendienstmitarbeiter greifen von jedem Standort auf die Zeiterfassung zu. Sie sollten jedoch eine geeignete Software aussuchen, die zu Ihrem Unternehmen passt, um Ihre Mitarbeiter nicht mit unnötigen Funktionen zu überfordern.

Pro Contra
- Zugriff von überall und jederzeit - Automatische Datensicherung und -aktualisierung - Skalierbarkeit und Integration mit anderen Systemen - Abhängigkeit von zuverlässiger Internetverbindung - Potenzielle Sicherheitsrisiken bei der Datenübertragung - Mögliche Kosten für Speicherplatz und Datenübertragung

Tipps zur Auswahl und Implementierung der besten Arbeitszeiterfassung für Außendienstler

Die Zeiterfassung für Außendienstmitarbeiter hat mehrere Vorteile; die Implementierung kann jedoch herausfordernd sein. Wichtig ist, dass Sie sich im Vorfeld Gedanken machen, was Ihnen wichtig ist.

Schauen Sie sich alle Prozesse im Unternehmen an und analysieren Sie, was Sie genau benötigen und was Ihre Ziele mit dem neuen Tool sind. Wollen Sie nur eine Software für Zeiterfassung oder benötigen Sie eine umfassende HR-Software, die auch Abwesenheiten und Mitarbeiterstammdaten organisieren kann? Stellen Sie sich diese Fragen und schreiben Sie alles auf, was Sie benötigen.

Mit diesen Informationen können Sie auf die Suche nach der perfekten Arbeitszeiterfassung für Ihren Außendienst gehen.

Natürlich sind auch manuelle Zeiterfassungssysteme gesetzeskonform. Dennoch bietet Ihnen eine digitale Variante viel mehr Vorteile – vor allem für Außendienstmitarbeiter. Greifen Sie auf Echtzeitdaten zu, die jederzeit aktuell sind. Zudem minimieren Sie manuelle Tippfehler und sind damit effizienter.

Hier sind 10 Tipps für die Auswahl einer Software und der anschließenden Implementierung:

  1. Bedarfsanalyse durchführen: Ermitteln Sie die spezifischen Anforderungen Ihrer Außendienstmitarbeiter in Bezug auf die Zeiterfassung. Berücksichtigen Sie Arbeitsumgebungen, Mobilitätsanforderungen und erforderliche Funktionen wie GPS-Tracking oder mobile Zugriffsmöglichkeiten.
  1. Marktforschung betreiben: Vergleichen Sie verschiedene Zeiterfassungssoftware-Lösungen auf dem Markt. Achten Sie auf Funktionen wie Benutzerfreundlichkeit, Integration mit bestehenden Systemen, Berichtsfunktionen, Datenschutz und Sicherheit.
  1. Flexibilität und Skalierbarkeit prüfen: Wählen Sie eine Software für die Arbeitszeiterfassung für den Außendienst, die flexibel genug ist, um mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und der Anzahl der Außendienstmitarbeiter skalieren zu können. Berücksichtigen Sie auch zukünftige Anpassungen und Upgrades.
  1. Integration mit bestehenden Systemen: Stellen Sie sicher, dass die ausgewählte Software nahtlos mit anderen verwendeten Unternehmenssystemen wie HR-Software oder Abrechnungssystemen integriert werden kann.
  1. Benutzerfreundlichkeit und Schulung: Entscheiden Sie sich für eine benutzerfreundliche Software, die leicht verstanden und von Ihren Mitarbeitern akzeptiert wird. Planen Sie Schulungen ein, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Software effektiv nutzen können.
  1. Datenschutz und Compliance: Überprüfen Sie sorgfältig die Datenschutzrichtlinien der Softwareanbieter und stellen Sie sicher, dass die Zeiterfassungslösung den geltenden Datenschutzbestimmungen und Arbeitsgesetzen entspricht.
  1. Testphase einplanen: Führen Sie eine Testphase mit einer kleinen Gruppe von Außendienstmitarbeitern durch, um die Software in einer realen Umgebung zu evaluieren. Sammeln Sie Feedback und optimieren Sie die Nutzungserfahrung.
  1. Feedback der Mitarbeiter einholen: Berücksichtigen Sie die Meinungen und Bedenken Ihrer Außendienstmitarbeiter während des Auswahlprozesses und der Implementierung. Ihre Akzeptanz und Zufriedenheit sind entscheidend für den Erfolg der Zeiterfassungslösung.
  1. Klare Richtlinien und Kommunikation: Entwickeln Sie klare Richtlinien und Verfahren für die Zeiterfassung und kommunizieren Sie diese deutlich an Ihre Mitarbeiter. Klären Sie Fragen und bieten Sie Unterstützung bei der Anwendung der neuen Software.
  1. Regelmäßige Überprüfung und Optimierung: Überwachen Sie die Nutzung der Zeiterfassungslösung kontinuierlich und optimieren Sie Prozesse bei Bedarf. Seien Sie bereit, Feedback anzunehmen und Verbesserungen vorzunehmen, um die Effizienz und Zufriedenheit zu maximieren.

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