Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
20.8.24
Best Practice
Welche Vorteile hat die digitale Personalakte für mittelständische Unternehmen?
6
min
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine digitale Personalakte?
- Wie funktioniert eine digitale Personalakte?
- Checkliste: Was gehört in eine digitale Personalakte?
- Die Vorteile einer digitalen Personalakte
- Ist es Pflicht, eine digitale Personalakte zu führen?
- Fazit: Vorteile der digitalen Personalakte schafft mehr Effizienz und Sicherheit im Mittelstand
- Entdecken Sie Ninox HR: Die smarte Lösung für Ihr Personalmanagement
Die Einführung einer digitalen Personalakte bietet zahlreiche Vorteile. Sie verbessert nicht nur die Organisation und Effizienz, sondern senkt gleichzeitig Kosten und gewährleistet die Sicherheit sensibler Mitarbeiterdaten. Im Unterschied zum verstaubten Aktenschrank kann auf die digitale Personalakte von überall aus zugegriffen werden.
In diesem Blogpost zeigen wir Ihnen die vielfältigen Vorteile einer elektronischen Personalakte und geben Ihnen eine Checkliste mit an die Hand.
Was ist eine digitale Personalakte?
Bevor wir uns den Vorteilen zuwenden, ist es wichtig zu verstehen, was eine digitale Personalakte eigentlich ist. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierakten, die physische Dokumente enthalten, werden bei einer digitalen Personalakte alle Informationen elektronisch gespeichert und verwaltet. Dies bedeutet, dass sämtliche Daten, von persönlichen Informationen bis hin zu Gehaltsdokumenten, in einem digitalen Format vorliegen und leicht zugänglich sind.
Wie funktioniert eine digitale Personalakte?
Um eine digitale Personalakte anzulegen, eignet sich eine spezielle HR-Software oder HR-Datenbank. Diese Softwarelösungen bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche, über die Personaler und autorisierte Mitarbeiter auf die Daten zugreifen können. Die elektronischen Dokumente werden in der Regel in einer sicheren Cloud-Umgebung gespeichert, was den Zugriff von verschiedenen Standorten aus erleichtert.
Laden Sie sich jetzt unsere kostenlose Checkliste zum Onboarding neuer Mitarbeiter herunter!
Durch die Implementierung von Zugriffsrechten können Unternehmen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf die Personaldaten zugreifen können. Das erhöht die Datenschutzkonformität. Die meisten elektronischen Personalakten bieten zudem Funktionen wie eine automatische Archivierung, die Erstellung von Berichten und die Integration mit anderen HR-Systemen, um die Effizienz der Personalverwaltung weiter zu maximieren.
Checkliste: Was gehört in eine digitale Personalakte?
Um sicherzustellen, dass Ihre digitalen Personalakten alle relevanten Informationen enthalten, ist eine sorgfältige Organisation erforderlich. Definieren Sie zunächst, welche Daten Sie in der Personalakte führen wollen – und dürfen.
Diese Checkliste enthält die wichtigsten Punkte, die Sie in einer digitalen Personalakte aufnehmen sollten:
- Persönliche Daten wie:
- Kontaktdaten
- Bewerbungsunterlagen
- Polizeiliches Führungszeugnis
- Dokumente zum Arbeitsverhältnis wie:
- Stellenbeschreibung
- Arbeitsvertrag
- Änderungsvereinbarungen
- Weiterbildungsmaßnahmen
- Zertifikate oder Zeugnisse
- Eventuelle Abmahnungen
- Gehalts- /Lohnunterlagen wie:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Bonus, Prämien, Sondervereinbarungen
- Verträge zur betrieblichen Altersvorsorge
- Unterlagen zu Abwesenheiten wie:
- Krankmeldungen
- Urlaubsanträge
- Elternzeitvereinbarungen
- Lohnsteuer-Dokumente
- Sozialversicherungsunterlagen
Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel zum Aufbau einer digitalen Personalakte.
Die Vorteile einer digitalen Personalakte
Die Digitalisierung schreitet in weiten Teilen der Unternehmensorganisation voran. Daher ist es nicht verwunderlich, dass auch im Personalbereich auf digitale Alternativen gesetzt wird. Welche Vorteile eine elektronische Personalakte gegenüber analogen Datenblättern bietet, erfahren Sie nachfolgend:
Zentrales Organisationssystem
Eine digitale Personalakte ermöglicht es, alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort zu speichern und zu organisieren. Ausschließlich autorisierte Personen erhalten Zugriff auf die Datenbank, was das Risiko von Datenverlust oder -missbrauch minimiert.
Zwar lässt sich auch ein Aktenschrank abschließen und vor dem Zugriff Dritter schützen, jedoch sind digitale Zugriffsrechte komplexer und robuster als physische.
Mehr Platz, weniger Kosten
Durch den Verzicht auf physische Akten sparen mittelständische Unternehmen nicht nur Platz in ihren Büros, sondern reduzieren auch die Kosten für die Lagerung und Verwaltung von Papierdokumenten. Das sind gleich zwei Vorteile für die digitale Personalakte und hat den positiven Nebeneffekt, dass nachhaltige Ziele besser verfolgt werden können.
Abteilungsübergreifendes Arbeiten
Autorisierte Mitarbeiter können von überall und zu jeder Zeit auf die benötigten Informationen in der digitalen Personalakte zugreifen. In Zeiten von Remote Work und Home-Office schafft das Flexibilität für Personaler.
Der digitale Zugriff ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit innerhalb des Teams sowie zwischen verschiedenen Abteilungen. Ganz gleich, ob sich ein Teil des Teams auf Dienstreise befindet und der andere Teil im Büro sitzt: Dank der Software-Brücke hat jede Person die gleiche Einsicht in die Personaldokumente.
Employee Self Service
Ein implementiertes Self-Service-Portal ermöglicht Mitarbeitern, selbständig auf ihre persönlichen Daten zugreifen. Somit können sie Aufgaben – wie Urlaubsanträge einreichen oder Arbeitszeiten eintragen – eigenständig übernehmen.
Das entlastet die Arbeitsbelastung der HR-Abteilung. Gleichzeitig bekommen Mitarbeiter mehr Autonomie. Arbeitgeber stärken bei ihren Angestellten somit das Gefühl, dass sie ihren Arbeitsalltag aktiv mitgestalten.
Nutzen Sie eine digitale Personalakte sollten Sie solche Vorteile nicht unterschätzen. Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung sind in Zeiten des Personalmangels wichtige Begrifflichkeiten, die Sie auch schon mit einer geeigneten HR-Software steigern können.
Datenschutzkonformes HR-Management
In einer digitalen Personalakte befindet sich personenbezogene Daten, die aufgrund der Datenschutzgrundverordnung einer erhöhten Sicherheit bedürfen. Indem Sie auf eine DSGVO-konforme Software setzen, müssen Sie sich nicht vor rechtlichen Konsequenzen fürchten.
Zugriffsrechte, eine datenschutzkonforme Datenspeicherung und automatisierte Datenaufbewahrung machen es leicht, die Sicherheit von sensiblen Mitarbeiterdaten zu überwachen.
Einfache Bedienung für Personaler und Mitarbeiter
In puncto Benutzerfreundlichkeit trennt sich die Spreu vom Weizen. Moderne HR-Software deckt nicht nur alle Funktionsbereiche des Personalmanagements ab, sondern ist zudem intuitiv und benutzerfreundlich zu bedienen.
Ein selbsterklärendes Interface, interaktive Touren sowie unterstützender Support untermauern den richtigen Einsatz der Software und erhöhen die Adaption bei den Mitarbeitern. Eine digitale Personalakte hat aber nicht nur Vorteile für Ihre Mitarbeiter. Auch Sie werden durch Automatismen weniger manuelle Handgriffe machen müssen.
Effizientere Personal-Prozesse
Das wichtigste Ziel für mittelständische Unternehmen, um mit der Konkurrenz mitzuhalten, sind effiziente Prozesse. Vor allem in administrativen Bereichen wie dem Personalmanagement geht schnell wertvolle Zeit verloren.
Durch Automatisierungsfunktionen in der HR-Software lässt sich die digitale Personalakte mit Prozessen wie der Onboarding-Dokumentation, Urlaubsverwaltung oder Gehaltsabrechnung verknüpfen. Die Daten müssen nicht immer wieder von Hand eingegeben werden, sondern werden automatisch übertragen. Das verschlankt den Arbeitsalltag und setzt mehr Zeit für die personelle Betreuung frei.
Tipps zur Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse lesen Sie an anderer Stelle in unserem Blog.
Ist es Pflicht, eine digitale Personalakte zu führen?
Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen, eine digitale Personalakte zu führen. Allerdings kann die Einführung einer digitalen Personalakte dazu beitragen, gesetzliche Anforderungen im Hinblick auf Datenschutz und Dokumentationspflichten besser zu erfüllen.
Fazit: Vorteile der digitalen Personalakte schafft mehr Effizienz und Sicherheit im Mittelstand
Die Einführung einer elektronischen Personalakte bietet gerade mittelständischen Unternehmen zahlreiche Vorteile. Dazu gehören eine verbesserte Organisation, Kostenersparnis, erhöhte Sicherheit sowie Effizienzsteigerung.
Durch die Nutzung moderner Technologien können Unternehmen ihre HR-Prozesse optimieren und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Personaler verbringen weniger Zeit mit Routineaufgaben und können gezielter auf die Bedürfnisse der eigenen Mitarbeiter eingehen.
Entdecken Sie Ninox HR: Die smarte Lösung für Ihr Personalmanagement
Machen Sie sich das Leben leichter mit Ninox HR, der umfassenden und benutzerfreundlichen HR-Software, die Ihr Personalwesen digitalisiert und optimiert. Unsere Plattform bietet Ihnen eine Vielzahl an Funktionen, die Ihren Arbeitsalltag vereinfachen und die Effizienz Ihres Teams steigern. Mit der digitalen Personalakte haben Sie jederzeit und von überall Zugriff auf alle relevanten Mitarbeiterdaten und können diese sicher verwalten. Die Abwesenheitsverwaltung sorgt dafür, dass Sie Urlaubs- und Krankmeldungen im Handumdrehen organisieren können, während die Zeiterfassung es Ihnen ermöglicht, Arbeitszeiten präzise und unkompliziert zu erfassen. Auch die vorbereitende Lohnbuchhaltung wird zum Kinderspiel: Erstellen Sie Gehaltsabrechnungen schnell und fehlerfrei mit nur wenigen Klicks.
Unsere intuitive Benutzeroberfläche ist speziell darauf ausgelegt, auch ohne technische Vorkenntnisse einfach zu bedienen zu sein. Dies bedeutet, dass Sie und Ihr Team weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen und sich mehr auf das konzentrieren können, was wirklich zählt – Ihre Mitarbeiter.
Profitieren Sie von der Möglichkeit, Ihre HR-Prozesse vollständig zu digitalisieren und erleben Sie, wie Ninox HR Ihnen hilft, Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern und Ihre HR-Abteilung in die Zukunft zu führen. Interessiert? Auf unserer Produktseite für Ninox HR finden Sie alle weiteren Informationen und können sich noch detaillierter über unsere Features und Vorteile informieren. Probieren Sie Ninox HR aus und erleben Sie den Unterschied – denn modernes Personalmanagement war noch nie so einfach.
