Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
17.12.24
Best Practice
Wie Unternehmen mit E-Rechnung-Software Zeit und Kosten sparen
8
min
Inhaltsverzeichnis
Die Einführung der E-Rechnung bringt nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung für viele Unternehmen mit sich, sondern bietet auch zahlreiche Chancen zur Effizienzsteigerung. Eine leistungsfähige E-Rechnung-Software hilft Ihnen, den gesamten Rechnungsprozess zu automatisieren und deutlich zu vereinfachen. Doch welche Funktionen sollte eine solche Software bieten und worauf müssen Sie achten?
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit dem richtigen E-Rechnung-Programm Zeit und Kosten sparen können.
Was ist eine E-Rechnung?
Mit dem Wachstumschancengesetz sind B2B-Unternehmen seit dem 01.01.2025 dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnungen) zu erstellen, zu übermitteln und zu empfangen.
Eine E-Rechnung ist eine digital erstellte und übermittelte Rechnung in einem strukturierten Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland entsprechen die Formate der E-Rechnungen der europäischen Norm 2014/55/EU (EN 16931), wozu die Formate ZUGFeRD (.pdf) und XRechnung (.xml) zählen.
Ab 2025 sind PDF-Rechnungen nicht mehr ausreichend und gelten nur noch als "sonstige Rechnungen". Die E-Rechnung wird dann der klassischen Papierrechnung rechtlich gleichgestellt.
Bis E-Rechnungen vollständig Anwendung finden, gibt es jedoch einige Übergangsregelungen:
- Bis 2026: Der Einsatz von Papierrechnungen ist weiterhin zulässig.
- Bis 2027: Je nach Umsatz können "sonstige Rechnungen" oder EDI-Rechnungen weiterhin verwendet werden.
- Ab 2028: Die Nutzung von E-Rechnungen wird zur Pflicht.
Die wichtigsten Funktionen einer E-Rechnung-Software
Um E-Rechnungen erstellen, versenden und auch empfangen zu können, ist eine dezidierte Software notwendig. Die Wahl der richtigen Software ist entscheidend, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen und die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung weiter voranzutreiben.
Obwohl es eine Reihe von Lösungen gibt, ist nicht jede Software die richtige Wahl für Ihr Unternehmen. Wir haben Ihnen nachfolgend die wichtigsten Funktionen zusammengefasst, die ein E-Rechnung-Programm mitbringen sollte:
Automatisierung von Rechnungsprozessen
Die Automatisierung der Rechnungsstellung ist eine der größten Stärken einer E-Rechnung-Software. Sie ermöglicht die Erstellung von Rechnungen im richtigen Format (wie XRechnung oder ZUGFeRD) und sorgt für die automatische Validierung und Übertragung von Rechnungen. Manuelle Eingaben gehören somit der Vergangenheit an und auch die Fehleranfälligkeit wird erheblich reduziert.
Erstellung von EÜR und Bilanzen
Eine gute E-Rechnung-Software bietet auch Funktionen zur Erstellung von Einnahmenüberschussrechnungen (EÜR) und Bilanzen. Diese Funktionen erleichtern die Finanzbuchhaltung und bieten eine direkte Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens. Mit nur einem Klick lassen sich die Daten anschließend an Ihr Steuerbüro oder das Finanzamt übertragen – lose Protokolle brauchen Sie somit nicht mehr auszufüllen.
Elster- und DATEV-Schnittstelle
Die Integration mit Elster und DATEV ist ein weiterer wichtiger Pluspunkt, wenn Sie nach dem richtigen Programm für Ihre Rechnungen sind. Mit einer E-Rechnung-Software, die über diese Schnittstellen verfügt, können Sie Ihre Steuererklärungen und Buchhaltungsdaten direkt an das Finanzamt übermitteln, ohne zusätzliche Arbeitsschritte.
Integration in ERP- und Buchhaltungssysteme
Auch die nahtlose Anbindung der in bestehende ERP-, CRM- und Buchhaltungssysteme ist entscheidend für eine effiziente Datenverarbeitung. So können Rechnungen automatisch in Ihre Finanzsoftware übernommen und verarbeitet werden. Stellen Sie sich vor, dass jede Rechnung direkt dem Kundenkonto Ihrer Geschäftspartner im CRM-System zugeordnet wäre. Somit sparen Sie sich die Sucherei nach passenden Dokumenten und sorgen für einen effizienten Vertriebsprozess, von der Kontaktaufnahme bis zur Rechnungsstellung.
Compliance- und Steuerkonformität
Eine E-Rechnung-Software sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind. Software-Anbieter sind darauf angewiesen, steuerliche Vorschriften einzuhalten, um einen USP für Ihre Kunden zu gewährleisten. Zwar sollten Sie sich selbst auch über die Gesetzeslage informieren – mit einer GoBD-konformen E-Rechnung-Software können Sie sich jedoch sicher sein, dass Sie auf der sicheren Seite sind und potenzielle Strafen vermeiden.
Integrierter E-Mail-Versand
Sie können mit Ihrer E-Rechnung-Software Rechnungen erstellen und direkt versenden? Genau das wird durch einen integrierten E-Mail-Versand ermöglicht. Sie verschicken E-Rechnungen per Knopfdruck aus der Software heraus, ohne umständliches Exportieren und Einfügen in den E-Mail-Anhang. Zur Sicherheit bieten E-Rechnung-Software die Möglichkeit an, dass Sie eine Kopie der Rechnung an Ihr E-Mail-Postfach schicken. So können Sie sich sicher sein, dass Ihre Zahlungsaufforderungen beim Kunden angekommen sind.
Archivierung und revisionssichere Speicherung
Eine wesentliche Funktion ist auch die revisionssichere Archivierung. E-Rechnungen müssen gemäß den steuerrechtlichen Anforderungen sicher und unveränderbar aufbewahrt werden. Mit einem zuverlässigen Software-Anbieter stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben archiviert werden.
Vorteile im Überblick: Warum sollten Sie auf E-Rechnung-Software umsteigen?
Der Umstieg auf eine E-Rechnung-Software bringt zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen. Nachfolgende haben wie Ihnen die wichtigsten zusammengefasst:
- Reduzierung manueller Aufgaben: Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung entfällt die manuelle Eingabe, Prüfung und Archivierung von Rechnungen. Ihre Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
- Verbesserung der Genauigkeit und Compliance: Fehler werden durch die automatische Dateneingabe und -verarbeitung minimiert. Außerdem wird die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen (wie GoBD, HGB und AO) gewährleistet.
- Bessere Übersicht und Kontrolle: Mit einer zentralisierten Rechnungsverwaltung haben Sie jederzeit eine klare Übersicht über alle Transaktionen und Verbindlichkeiten. Suchfunktionen erleichtern Ihnen, Rechnungen per Schlagwortsuche schnell und unkompliziert zu finden.
- Zeitersparnis bei der Rechnungsbearbeitung: Dank automatisierter Workflows und der sofortigen digitalen Übertragung können Rechnungen schneller bearbeitet und freigegeben werden.
- Kostenreduktion durch Digitalisierung: Sie senken Ihre Druck- und Portokosten, da die Rechnungsstellung papierlos erfolgt.
- Bessere Cashflow-Planung: Durch effizientere Prozesse kommen Zahlungen schneller an. Sie können Skonti nutzen und Mahngebühren vermeiden.
So geht’s: E-Rechnung-Software erfolgreich einführen
Die Einführung einer E-Rechnung-Software erfordert einige Vorbereitungen. Beachten Sie folgende Schritte, um eine E-Rechnung-Software effizient in Ihre Buchhaltungsprozesse zu integrieren:
Schritt 1: Wählen Sie eine benutzerfreundliche Software
Achten Sie darauf, eine E-Rechnung-Software auszuwählen, die einfach zu bedienen ist und sich nahtlos in Ihre bestehenden Geschäftsprozesse integriert. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Software ohne großen Schulungsaufwand schnell nutzen können.
Schritt 2: Bestimmen Sie die passende Lösung für Ihre Unternehmensgröße
Entscheiden Sie sich für eine Software, die zu Ihrer Unternehmensgröße und Ihrem Rechnungsvolumen passt. Eine maßgeschneiderte Lösung sorgt dafür, dass Sie sowohl in kleinen als auch in großen Projekten effizient arbeiten können.
Schritt 3: Überprüfen Sie die Integration mit bestehenden Systemen
Vergewissern Sie sich, dass die Software mit Ihren bestehenden ERP- und Buchhaltungssystemen kompatibel ist. Idealerweise sollte die Software eine einfache API-Schnittstelle besitzen. Achten Sie auch darauf, dass die Software regelmäßig geupdatet wird, um nicht mit veralteten Gesetzesgrundlagen zu arbeiten.
Schritt 4: Setzen Sie auf Sicherheitsfunktionen
Wählen Sie eine E-Rechnung-Software, die über umfassende Sicherheitsfunktionen wie Datenverschlüsselung und Benutzerzugriffsrechte verfügt. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungsdaten geschützt sind und nur autorisierte Personen darauf zugreifen können.
Schritt 5: Achten Sie auf die DSGVO-Konformität
Stellen Sie sicher, dass die E-Rechnung-Software DSGVO-konform ist. Rechnungen enthalten eine Reihe von personenbezogenen Daten, die unbedingt geschützt werden müssen. Es empfiehlt sich, auf eine Lösung zu setzen, die Ihre Server in Deutschland oder der EU hat und nach den Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung arbeitet.
Schritt 6: Implementieren Sie die Software Schritt für Schritt
Führen Sie die E-Rechnung-Software schrittweise in Ihrem Unternehmen ein. Beginnen Sie mit einem Testlauf und schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Nutzung. So stellen Sie sicher, dass alle Funktionen reibungslos arbeiten und Ihre Mitarbeiter sicher im Umgang mit der neuen Software sind.
Vergessen Sie außerdem nicht, regelmäßig auf Updates hinzuweisen. Durch einen guten Begleitservice des Software-Anbieters lassen sich Fehler und mögliche Hidnernisse frühzeitig umgehen.
Fazit: Rechnung-Software: Der Schritt in eine zukunftssichere Buchhaltung
Der Einsatz einer E-Rechnung-Software ist für Unternehmen ab 2025 gesetzlich Pflicht – aber auch eine enorme Chance. Sie hilft Ihnen dabei, manuelle Prozesse zu automatisieren, Fehler zu minimieren und die Effizienz Ihrer Buchhaltungsprozesse zu steigern. Zudem bietet der Einsatz von Softwarelösungen eine transparente und schnelle Rechnungsbearbeitung, was zu einer besseren Cashflow-Planung und geringeren Kosten führt. Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung und machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft.
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