Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
7.2.25
Best Practice
XML-Rechnung erstellen: Ein einfacher Einstieg für Unternehmen
8
min
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine XML-Rechnung?
- Strukturierte Datenübertragung vs. unstrukturierte Datenübertragung: Das ist der Unterschied
- Warum sollten Unternehmen auf XML-Rechnungen umsteigen?
- XRechnung im XML-Format: Ein praktisches Beispiel
- So erstellen Sie eine XML-Rechnung: Schritt für Schritt
- 5 typische Herausforderungen bei XML-Rechnungen und ihre Lösungen
- XML-Rechnungen einfach mit Ninox erstellen
XML-Rechnungen gewinnen zunehmend an Bedeutung im B2B – und das aus gutem Grund. Sie bieten eine effiziente und zukunftssichere Möglichkeit, den Rechnungsstellungsprozess zu digitalisieren und damit nicht nur Zeit und Kosten zu sparen, sondern auch neue gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff "XML-Rechnung"? Wie unterscheidet sie sich von traditionellen Rechnungsformaten wie PDF oder Papierrechnungen?
In diesem Leitfaden erfahren Sie, warum immer mehr Unternehmen auf XML-Rechnungen setzen und wie Sie von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren können.
Was ist eine XML-Rechnung?
Eine XML-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in dem maschinenlesbaren XML-Format vorliegt. "XML" steht für "Extensible Markup Language" und ermöglicht die strukturierte Darstellung von Daten. Im Vergleich zu herkömmlichen PDFs bietet das XML-Format den Vorteil, dass es sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden kann.
Das bedeutet: Eine XML-Rechnung enthält alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Empfänger und Einzelpositionen in einer strukturierten Form. Optional kann sie auch ein visuelles Layout enthalten, sodass die Rechnung leicht lesbar bleibt.
Ein großer Vorteil von XML-Rechnungen ist die Standardisierung. Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung ermöglichen es Unternehmen, ihre Rechnungen nach einheitlichen Vorgaben zu erstellen und zu versenden.
ZUGFeRD oder XRechnung? Welches Format für Ihr Unternehmen am besten passt, lesen Sie an anderer Stelle in unserem Blog.
Strukturierte Datenübertragung vs. unstrukturierte Datenübertragung: Das ist der Unterschied
Der Unterschied zwischen strukturierter und unstrukturierter Datenübertragung liegt vor allem in der Art und Weise, wie die Informationen codiert und übertragen werden. Bei der strukturierten Datenübertragung, wie sie mit XML-Rechnungen erfolgt, sind die Daten in einem vordefinierten, maschinenlesbaren Format organisiert.
Jedes Element (beispielsweise Rechnungsnummer, Lieferdatum oder Betrag) hat eine klare Definition und Position, was eine automatisierte Verarbeitung und schnelle Überprüfung der Daten ermöglichten. Diese Struktur sorgt dafür, dass Informationen leicht extrahiert, überprüft und weiterverarbeitet werden können, ohne dass eine manuelle Interpretation notwendig ist.
Im Gegensatz dazu sind unstrukturierte Daten oft in Form von Text oder Bildern (wie beispielsweise in einer PDF-Rechnung) enthalten, wobei die Informationen nicht eindeutig formatiert sind. Das macht es schwieriger, die relevanten Daten zu extrahieren und erfordert mehr manuelle Eingaben. Unstrukturierte Daten können daher fehleranfällig sein und die Automatisierung von Prozessen erschweren.
Warum sollten Unternehmen auf XML-Rechnungen umsteigen?
Seit dem 01.01.2025 sind B2B-Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. In den nächsten drei Jahren soll das Rechnungswesen deutscher Unternehmen vollständig auf elektronische Rechnungen im XML-Format umgestellt werden. Um den gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht in der EU nachzukommen, ist es für Unternehmen deshalb unerlässlich geworden, auf XML-Rechnungen umzusteigen.
Weitere Vorteile, von denen Unternehmen durch den Umstieg profitieren, sind Kosteneinsparungen und eine deutliche Effizienzsteigerung. Durch die Digitalisierung von Rechnungsformaten können diese automatisiert versendet werden. Intelligente Softwareprogramme zur Verarbeitung von E-Rechnungen überprüfen zusätzlich, ob alle wichtigen Informationen enthalten sind. Somit werden Fehler vermieden und der Rechnungsprozess deutlich schneller.
Ein weiterer wichtiger Pluspunkt von E-Rechnungen im XML-Format ist die Datensicherheit. Die strukturierten Daten werden verschlüsselt übermittelt, sodass nur autorisierte Empfänger Zugriff darauf haben. Dies schützt vor Datenmanipulation und stellt sicher, dass sensible Geschäftsinformationen sicher und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen übertragen werden.
XRechnung im XML-Format: Ein praktisches Beispiel
Eine XRechnung im XML-Format ist im Grunde genommen eine herkömmliche Rechnung, die jedoch im XML-Code abgespeichert wird. Sie trägt die Dateiendung .xml und besteht aus zwei Komponenten: dem Klartext und den Tags. Während der Klartext die Rechnungsinformationen wie Empfänger, Summe, Steuernummer und weitere wichtige Daten enthält, geben der Tags an, um welche Daten es sich dabei handelt.
Wie bei jedem Code braucht es ein geschultes Auge, um die wesentlichen Informationen zu erkennen. XML-Rechnungen können zwar von Menschen gelesen werden, einfacher wird es jedoch, wenn Sie die XRechnung durch ein Programm auslesen und als herkömmliche PDF-Rechnung ausgeben lassen.
Der nachfolgende Code zeigt Ihnen beispielhaft, wie eine XML-Rechnung aussehen kann:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice xmlns="urn:eu:taxud:invoicexml:1p0">
<InvoiceNumber>INV-2025001</InvoiceNumber>
<IssueDate>2025-01-21</IssueDate>
<DocumentCurrencyCode>EUR</DocumentCurrencyCode>
<Buyer>
<Name>Musterfirma GmbH</Name>
<VATIdentifier>DE987654321</VATIdentifier>
</Seller>
<InvoiceLines>
<InvoiceLine>
<Description>Produkt A</Description>
<Quantity>5</Quantity>
<UnitPrice>20.00</UnitPrice>
<LineExtensionAmount>100.00</LineExtensionAmount>
</InvoiceLine>
</InvoiceLines>
<TaxTotal>
<TaxAmount>19.00</TaxAmount>
<TaxRate>19.00</TaxRate>
</TaxTotal>
<LegalMonetaryTotal>
<TaxInclusiveAmount>119.00</TaxInclusiveAmount>
</LegalMonetaryTotal>
</Invoice>Der rot eingefärbte Text zeigt die Rechnungsinformationen an. Sie sind vom Tag eingeschlossen. Dieser vermittelt der Software, um welchen Datensatz es sich handelt und wie dieser verarbeitet werden muss.
Die Beispielrechnung würde in einem PDF-Format wie folgt geschrieben aussehen:
So erstellen Sie eine XML-Rechnung: Schritt für Schritt
Die Erstellung einer XML-Rechnung erfordert einige vorbereitende Schritte, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt und die E-Rechnungen korrekt übermittelt werden. Folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, um den Prozess einfach und effizient zu gestalten.
Schritt 1: Vorbereitung
Beginnen Sie mit der Sammlung aller relevanten Informationen, die in der Rechnung enthalten sein müssen. Dazu gehören die Daten des Käufers und Verkäufers, Rechnungsnummer, Datum, Rechnungspositionen, Steuersätze und der Gesamtbetrag. Überprüfen Sie außerdem, welche gesetzlichen Anforderungen (wie XRechnung oder ZUGFeRD) für Ihre Branche und Ihr Land gelten.
Schritt 2: Softwareauswahl
Um eine XML-Rechnung zu erstellen, benötigen Sie eine geeignete Software. Wählen Sie ein Programm, das speziell für die Erstellung von E-Rechnungen konzipiert ist und Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Viele Buchhaltungsprogramme oder ERP-Systeme bieten diese Funktionalitäten bereits integriert an. Alternativ gibt es auch spezialisierte Tools, mit denen Sie eine vorhandene PDF-Rechnung in das XML-Format umwandeln können.
Schritt 3: Erstellung der XML-Rechnung
Sobald die Software eingerichtet ist, geben Sie die gesammelten Rechnungsdaten in die vorgegebene Eingabemaske ein. Achten Sie darauf, die korrekten Felder auszufüllen, da diese später die Grundlage für die strukturierte Datenübertragung bilden.
Wenn Sie eine bestehende PDF-Rechnung in XML umwandeln möchten, kann dies in manchen Programmen automatisiert erfolgen. Der XML-Code wird dabei aus den Daten der PDF-Rechnung generiert.
Schritt 4: Validierung und Testen
Bevor Sie die Rechnung an den Empfänger senden, ist es wichtig, die XML-Datei auf Fehler und Konformität mit den relevanten Standards zu prüfen. Viele Softwarelösungen bieten integrierte Validierungsfunktionen an, die sicherstellen, dass die XML-Rechnung korrekt formatiert ist und alle Pflichtfelder enthält.
Zusätzlich verfügen viele Programme über eine Vorschaufunktion mit integrierten PDF-Viewer, mit dem Sie die XML-Rechnung in einem lesbaren Format anzeigen können. So können Sie überprüfen, ob alle Informationen korrekt und vollständig dargestellt sind.
Schritt 5: Versand der Rechnung
Nach der erfolgreichen Validierung kann die Rechnung verschickt werden. Hierfür gibt es mehrere Optionen: Sie können die XML-Datei per E-Mail an den Empfänger senden oder über ein E-Rechnungsportal hochladen. Achten Sie darauf, die Rechnung gemäß den Vorgaben sicher zu übertragen.
5 typische Herausforderungen bei XML-Rechnungen und ihre Lösungen
Beim Umstieg auf XML-Rechnungen können Unternehmen auf verschiedene Herausforderungen stoßen. Diese lassen sich jedoch mit den richtigen Lösungen und Tools meistern:
Problem 1: Die unterschiedlichen Anforderungen von ZUGFeRD und XRechnung können verwirrend sein.
Lösung: Nutzen Sie Software, die mehrere Formate unterstützt und schulen Sie Ihr Team in den jeweiligen Standards.
Problem 2: Die Integration von XML-Rechnungen in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme gestaltet sich oft als komplex.
Lösung: Wählen Sie Software mit vorgefertigten Schnittstellen oder holen Sie externe Experten zur Unterstützung hinzu.
Problem 3: Häufig fehlt es an technischem Know-how und IT-Ressourcen, um XML-Rechnungen effektiv zu nutzen.
Lösung: Cloud-basierte Lösungen oder externe IT-Dienstleister bieten einfache Einstiegsmöglichkeiten ohne umfassende interne IT-Infrastruktur.
Problem 4: Fehlerhafte Daten oder Probleme im XML-Format können schnell zu Problemen führen.
Lösung: Verwenden Sie Software mit einer Validierungsfunktion, die Fehler vor dem Versand prüft.
Problem 5: Es müssen Sicherheits- und Datenschutzanforderungen beachtet werden, um die Übertragung der XML-Rechnungen abzusichern.
Lösung: Setzen Sie auf verschlüsselte Übertragungen und achten Sie darauf, dass alle gesetzlichen Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
XML-Rechnungen einfach mit Ninox erstellen
Mit Ninox setzen Sie XML-Rechnungen mühelos um – egal, ob Sie XRechnung, ZUGFeRD oder andere Formate benötigen. Die cloudbasierte Plattform ermöglicht es Ihnen, Rechnungen direkt im XML-Format zu erstellen, zu validieren und sicher zu versenden. Dank der intuitiven Bedienung und flexiblen Automatisierungsfunktionen reduzieren Sie manuelle Eingaben und minimieren Fehlerquellen.
Zudem lässt sich Ninox problemlos in bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Systeme integrieren, sodass Sie Ihre Rechnungsprozesse effizient digitalisieren können. Falls Ihr Unternehmen spezifische Anpassungen benötigt, stehen Ihnen erfahrene Ninox-Partner zur Seite, die individuelle Lösungen entwickeln. So profitieren Sie von einer modernen und zukunftssicheren Rechnungsverwaltung, die sich optimal an Ihre Geschäftsprozesse anpasst.
Mehr Informationen, wie Sie mit Ninox die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen umsetzen können, lesen Sie an anderer Stelle in unserem Blog.
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